Tenir une réunion et obtenir le compte rendu
Installer votre équipe
Une réunion place deux ou trois de vos employés autour d'une même table pour travailler ensemble sur une question. Vous la présidez, et personne ne parle sans que votre phrase l'appelle. Vous pouvez engager des employés avec n'importe quel forfait, et la ligne Réunion apparaît dès que deux personnes sont dans votre équipe.
- Ouvrez Recrutement.
- Touchez ⋯ et choisissez Réunion.
- Sous Votre équipe, touchez deux ou trois personnes. Une quatrième est refusée avec Une réunion accueille deux ou trois personnes.
- Touchez un type de réunion si vous en voulez un : Remue-méninges, Revue du travail, Décision, Planification ou Point rapide. Touchez-le de nouveau pour l'effacer.
- Écrivez le sujet dans la zone, De quoi parle la réunion ?, et envoyez.
Votre première phrase devient le sujet de la réunion et le titre de son compte rendu. Une table vide propose aussi deux sujets d'exemple que vous pouvez toucher. L'accueil Recrutement offre aussi des réunions toutes prêtes : voir Partir de ce qui se passe.
Parler à la table
Envoyez une phrase sans @ ni prénom, et la présidence choisit qui répond : les personnes dont le domaine est concerné, la plus pertinente en premier. La discussion affiche La présidence choisit qui parle…, puis qui a la parole.
- Écrivez @Prénom pour vous adresser à une seule personne. Écrire dans votre phrase le prénom d'un collègue assis à la table fonctionne aussi.
- Écrivez @Tout le monde pour poser la question à toute la table. Après la première réponse, chacun ne parle que si son domaine apporte quelque chose de neuf : quelqu'un peut donc passer son tour.
- Touchez + (Mentionner) pour choisir un prénom ou Tout le monde dans une liste.
- Touchez Arrêter pendant que la présidence choisit ou que quelqu'un parle.
Après un tour, les collègues qui ont quelque chose de neuf à ajouter peuvent lever la main. Ils apparaissent sous Mains levées avec une courte raison ; touchez un prénom pour donner la parole à cette personne.
Dois-je accepter cette offre d'emploi ?Faire venir des invités, des rapports et du travail
- Inviter un invité. Touchez + et choisissez Inviter suivi du prénom d'un collègue ; la liste suggère les coéquipiers dont le domaine correspond au sujet. Son @ s'ajoute à votre phrase, et il rejoint la table quand vous envoyez. Écrire @ et le prénom de n'importe quel collègue engagé qui n'est pas à la table produit le même effet. Une réunion accepte un nombre limité d'invités, chacun marqué Invité, et ils répondent à @ comme les autres.
- Partager un rapport. Dès que quelqu'un à la table a livré un rapport, touchez +, choisissez Partager un rapport et prenez-en un sous Choisissez un rapport à partager avec la table. L'application affiche Partagé avec la table, et chacun à la table peut utiliser ce qu'il dit.
- Demander un travail. Quand vous demandez clairement à une personne un document, un plan ou une analyse, une carte montre ce qu'elle peut préparer maintenant. Lancer l'envoie sur son bureau ; Pas maintenant l'écarte. La carte suit ensuite le travail, et Ouvrir ouvre ce qui a été livré.
Mener la réunion par tours
Sous la discussion, Déroulé de la réunion liste les tours, l'ordre du jour de votre type en premier, le suivant étant marqué. Touchez un tour et chacun à la table y répond à tour de rôle : Ouverture (ce que chacun apporte), Revue du travail (ce que chacun a livré et ce qui reste), Discussion, Remue-méninges (de nouvelles idées de chacun, avec une première étape) et Décisions (une décision de chacun, avec l'action dont il est responsable).
| Type de réunion | Tours de son ordre du jour |
|---|---|
| Remue-méninges | Ouverture · Remue-méninges · Discussion · Décisions |
| Revue du travail | Ouverture · Revue du travail · Discussion · Décisions |
| Décision | Ouverture · Discussion · Décisions |
| Planification | Ouverture · Revue du travail · Remue-méninges · Décisions |
| Point rapide | Revue du travail · Décisions |
| Aucun type choisi | Ouverture · Discussion · Décisions |
Dès que la réunion a un sujet, touchez Mener la réunion et la table parcourt l'ordre du jour pour vous. Elle s'arrête avant les décisions et demande Tout le monde s'est exprimé. Prêts à décider ? Choisissez Décider pour ouvrir le tour des décisions, ou Pas encore pour continuer à parler. Pause arrête le déroulement après le tour en cours.
Le Tableau de la réunion garde l'Ordre du jour, les Décisions, les Actions et les Questions ouvertes de la réunion dans une même carte. La Secrétaire le tient à jour, publie de courtes notes sur ce qui a été traité, décidé et laissé ouvert, et rédige les décisions et un tableau d'actions après le tour des Décisions. Touchez la carte pour l'ouvrir, ou choisissez ⋯ › Tableau de la réunion.
La terminer et utiliser le compte rendu
Terminer la réunion apparaît dès que quelqu'un d'autre que vous a parlé.
- Touchez ⋯ et choisissez Terminer la réunion, ou touchez Terminer la réunion sous le déroulé.
- Lisez la carte Compte rendu de réunion quand elle est terminée, puis utilisez ses boutons.
Pendant que la secrétaire écrit, vous voyez Le secrétaire rédige le compte rendu… et le compte rendu se remplit au fil de l'écriture ; Arrêter l'annule. Il couvre les participants, un court résumé, les thèmes, les décisions prises, un tableau d'actions avec responsable, échéance et statut, les questions ouvertes et la prochaine étape, plus des parties pour les tours tenus, les rapports partagés et le travail accompli à la table. Une note dessous indique Enregistré dans vos fichiers ou Non enregistré dans vos fichiers.
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Copier | Copie le compte rendu. |
| Partager | Ouvre la feuille de partage de votre téléphone. |
| Envoyer aux bureaux | Envoie chaque action au bureau de son responsable avec le sujet, l'action et l'échéance, en lui demandant de commencer et de rendre compte. |
Après Envoyer aux bureaux, un message indique combien de bureaux ont reçu un ordre, comme Envoyé à 3 bureaux, et le bouton disparaît. Si le compte rendu échoue, vous voyez Le compte rendu n'a pas été rédigé. Rien n'est perdu — réessayez. Choisissez Réessayer, ou Retour à la réunion pour continuer à parler.
Les réunions passées et les suivis
Une fois le compte rendu écrit, la réunion se termine et son pied de page propose Réunions passées, Réunion de suivi et Nouvelle réunion.
- Réunion de suivi ouvre une Revue du travail avec les mêmes personnes. Elle reprend les actions précédentes, et son compte rendu dit où en est chacune.
- Nouvelle réunion repart de zéro. Si une réunion est ouverte, elle demande d'abord confirmation ; son compte rendu, s'il est écrit, reste dans Réunions passées.
- Réunions passées (aussi dans ⋯) liste vos réunions récentes qui ont un compte rendu. Touchez Ouvrir sur l'une d'elles pour la lire, puis Copier, Partager ou lancer une Réunion de suivi à partir d'elle.