اعقد اجتماعًا واحصل على المحضر

اجمع فريقك حول الطاولة

يجمع الاجتماع اثنين أو ثلاثة من موظفيك حول طاولة واحدة ليعملوا معًا على سؤال. أنت من يرأسه، ولا يتكلم أحد ما لم تستدعِه رسالتك. تستطيع توظيف الموظفين في أي باقة، ويظهر خيار الاجتماع حين يصبح في فريقك شخصان.

1. افتح التوظيف.
2. اضغط ⋯ واختر الاجتماع.
3. تحت فريقك، اضغط شخصين أو ثلاثة. وإن اخترت رابعًا رُفض، وظهرت رسالة الاجتماع يتّسع لاثنين أو ثلاثة فقط.
4. اضغط نوعًا للاجتماع إن أردت: عصف ذهني أو مراجعة العمل أو قرار أو تخطيط أو تحديث سريع. واضغطه مرة أخرى لإلغائه.
5. اكتب الموضوع في المربع عمّ يدور الاجتماع؟ ثم أرسله.

تصبح رسالتك الأولى موضوع الاجتماع وعنوان محضره. وقبل أن يبدأ الحديث، تعرض عليك الطاولة أيضًا موضوعين مقترحين تضغط أيّهما شئت. وفي صفحة التوظيف الرئيسية اجتماعات جاهزة كذلك: راجع ابدأ مما يحدث معك.

الحديث على الطاولة

أرسل رسالة بلا @ وبلا اسم، فيختار رئيس الجلسة من يجيب: أصحاب التخصص الذي يحتاجه الموضوع، الأقرب صلةً أولًا. ويظهر في الحديث رئيس الجلسة يختار من يتحدث…، ثم من أُعطي الكلمة.

• اكتب @الاسم لتخاطب شخصًا واحدًا. ويكفي أيضًا أن تذكر في رسالتك اسم زميل جالس إلى الطاولة.
• اكتب @الجميع لتطرح الأمر على الطاولة كلها. وبعد الإجابة الأولى لا يتكلم أحد إلا إن كان في تخصصه ما يضيف جديدًا، فقد يمتنع بعضهم عن الكلام.
• اضغط + (اذكر أحدهم) لتختار اسمًا أو الجميع من قائمة.
• اضغط أوقف بينما يختار رئيس الجلسة أو يتحدث أحدهم.

وبعد كل دور، يمكن للزملاء ممن عندهم جديد يضيفونه أن يرفعوا أيديهم، فيظهرون تحت أيادٍ مرفوعة مع سبب قصير. اضغط اسمًا لتعطي صاحبه الكلمة.

هل أقبل عرض العمل؟

ادعُ ضيوفًا وشارك التقارير واطلب عملًا

• ادعُ ضيفًا. اضغط + واختر ادعُ متبوعًا باسم زميل؛ وتقترح القائمة من فريقك من يناسب تخصصه الموضوع. فيُضاف @ باسمه إلى رسالتك، وينضم حين ترسلها. وكتابة @ واسم أي زميل وظّفته وليس على الطاولة تفعل الشيء نفسه. ويتسع الاجتماع لعدد محدود من الضيوف، يحمل كلٌّ منهم وسم ضيف، ويجيبون عن @ كغيرهم.
• شارك تقريرًا. بعد أن يسلّم أحد الجالسين إلى الطاولة تقريرًا، اضغط + واختر شارك تقريرًا، ثم اختر واحدًا تحت اختر تقريرًا لمشاركته مع الحاضرين. فيقول التطبيق تمت المشاركة مع الحاضرين، ويستطيع كل من على الطاولة أن يستفيد مما فيه.
• اطلب عملًا. حين تطلب بوضوح من شخص واحد مستندًا أو خطة أو تحليلًا، تظهر بطاقة بما يستطيع إعداده الآن. ابدأ يرسل الطلب إلى مكتبه، وليس الآن يغلق البطاقة. ثم تتابع البطاقة العمل، وافتحها يفتح ما سلّمه.

أدِر الاجتماع على جولات

تحت الحديث، تسرد دورة الاجتماع الجولات مبتدئةً بجدول أعمال النوع الذي اخترته، وتضع علامة على الجولة التالية. اضغط أي جولة فيجيب عنها كل من على الطاولة بدوره: الافتتاح (ما يقدّمه كلٌّ منهم)، ومراجعة العمل (ما سلّمه كلٌّ منهم وما بقي معلّقًا)، ونقاش، وعصف ذهني (أفكار جديدة من كلٍّ منهم مع خطوة أولى)، والقرارات (قرار من كلٍّ منهم مع الإجراء الذي يتولّاه).

وحين يصبح للاجتماع موضوع، اضغط أدِر الاجتماع فتمضي الطاولة في جدول الأعمال نيابةً عنك. وتتوقف قبل القرارات لتسأل تحدّث الجميع. هل نحن مستعدون للقرار؟ فاختر قرّروا الآن لتفتح جولة القرارات، أو ليس بعد لمواصلة الحديث. أما إيقاف مؤقت فيوقف المضيّ في جدول الأعمال بعد انتهاء الجولة الجارية.

وتجمع لوحة الاجتماع في بطاقة واحدة جدول الأعمال والقرارات والمهام وأسئلة مفتوحة. ويحدّثها أمين السر أولًا بأول، وينشر ملاحظات قصيرة بما نوقش وما تقرّر وما بقي مفتوحًا، ويصوغ القرارات وجدولًا بالمهام بعد جولة القرارات. اضغط البطاقة لتفتحها، أو اختر ⋯ › لوحة الاجتماع.

أنهِ الاجتماع واستخدم المحضر

يظهر إنهاء الاجتماع بعد أن يتحدث أحد غيرك.

1. اضغط ⋯ واختر إنهاء الاجتماع، أو اضغط إنهاء الاجتماع تحت الدورة.
2. اقرأ بطاقة محضر الاجتماع حين تكتمل، ثم استخدم أزرارها.

وبينما يكتب أمين السر، ترى أمين السر يكتب المحضر… ويمتلئ المحضر أمامك وهو يُكتب؛ وأوقف يلغي كتابته. ويضم المحضر أسماء الحاضرين، وملخصًا قصيرًا، والمحاور، والقرارات المتخذة، وجدول مهام فيه المسؤول وموعد التسليم والحالة، والمسائل المفتوحة والخطوة التالية، إلى جانب أقسام للجولات التي عقدتها والتقارير التي شاركتها والعمل الذي أُنجز على الطاولة. وتحته ملاحظة تقول حُفظ في ملفاتك أو لم يُحفظ في ملفاتك.

وبعد أرسل إلى المكاتب، تخبرك رسالة بعدد المكاتب التي وصلها أمر، مثل أُرسل إلى 3 مكاتب، ويختفي الزر. وإن تعذّرت كتابة المحضر، ترى لم يُكتب المحضر. لم يضِع شيء — حاول مرة أخرى. فاختر حاول مجدّدًا، أو العودة إلى الاجتماع لمواصلة الحديث.

الاجتماعات السابقة واجتماعات المتابعة

حين يُكتب المحضر ينتهي الاجتماع، وتظهر في أسفله الاجتماعات السابقة واجتماع متابعة واجتماع جديد.

• اجتماع متابعة يفتح اجتماع مراجعة العمل مع الأشخاص أنفسهم. وينقل إليه المهام السابقة، فيذكر محضره أين وصلت كل واحدة منها.
• اجتماع جديد يبدأ من الصفر. وإن كان هناك اجتماع مفتوح سألك أولًا، ويبقى محضره، إن كُتب، في الاجتماعات السابقة.
• الاجتماعات السابقة (وتجدها أيضًا في ⋯) تسرد أحدث اجتماعاتك التي كُتبت محاضرها. اضغط افتحها على أحدها لتقرأه، ثم نسخ أو مشاركة، أو ابدأ منه اجتماع متابعة.