সভা করুন ও কার্যবিবরণী পান

আপনার টিমকে বসান

সভায় আপনার দুই বা তিনজন কর্মী এক টেবিলে বসে একটি প্রশ্ন নিয়ে একসঙ্গে কাজ করেন। সভা আপনি পরিচালনা করেন, আর আপনার লেখা যাঁকে ডাকে তিনি ছাড়া কেউ কথা বলেন না। যেকোনো প্ল্যানে কর্মীদের নিয়োগ দিতে পারেন, আর আপনার টিমে দুজন থাকলে সভা সারিটি দেখা দেয়।

1. নিয়োগ খুলুন।
2. ⋯ ট্যাপ করুন এবং সভা বেছে নিন।
3. আপনার টিম-এর নিচে দুই বা তিনজনকে ট্যাপ করুন। চতুর্থজনকে নিলে সভায় শুধু দুজন বা তিনজন বসতে পারে। বলে ফিরিয়ে দেওয়া হয়।
4. চাইলে একটি সভার ধরন ট্যাপ করুন: ব্রেইনস্টর্ম, কাজের পর্যালোচনা, সিদ্ধান্ত, পরিকল্পনা বা দ্রুত আপডেট। বাদ দিতে আবার ট্যাপ করুন।
5. সভাটা কী নিয়ে? লেখা বক্সে বিষয়টি লিখে পাঠান।

আপনার প্রথম লাইনটিই সভার বিষয় এবং কার্যবিবরণীর শিরোনাম হয়ে যায়। খালি টেবিলে ট্যাপ করার মতো দুটি উদাহরণ বিষয়ও দেওয়া থাকে। নিয়োগের হোমেও তৈরি করা সভা আছে: দেখুন যা ঘটছে, সেখান থেকে শুরু করুন।

টেবিলে কথা বলুন

@ ও নাম ছাড়া একটি লাইন পাঠালে সভাপতি ঠিক করেন কে উত্তর দেবেন: যাঁদের ক্ষেত্র এতে লাগে, সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক জন আগে। আলোচনায় দেখা যায় সভাপতি ঠিক করছেন কে বলবেন…, তারপর কে কথা বলার সুযোগ পেয়েছেন।

• একজনকে বলতে @নাম লিখুন। আপনার লাইনে টেবিলে বসা কোনো সহকর্মীর নাম লিখলেও একই কাজ হয়।
• পুরো টেবিলকে বলতে @সবাই লিখুন। প্রথম উত্তরের পর প্রত্যেকে তখনই বলেন যখন তাঁর ক্ষেত্র নতুন কিছু যোগ করে, তাই কেউ কেউ কিছু না বলে পাশ কাটাতে পারেন।
• তালিকা থেকে একটি নাম বা সবাই বেছে নিতে + (কাউকে উল্লেখ করুন) ট্যাপ করুন।
• সভাপতি যখন ঠিক করছেন বা কেউ কথা বলছেন, তখন থামান ট্যাপ করুন।

একটি পালার পর নতুন কিছু যোগ করার থাকলে সহকর্মীরা হাত তুলতে পারেন। তাঁরা একটি ছোট কারণসহ হাত তুলেছেন-এর নিচে দেখা দেন; কাউকে কথা বলার সুযোগ দিতে তাঁর নামে ট্যাপ করুন।

আমি কি চাকরির প্রস্তাবটা নেব?

অতিথি, রিপোর্ট ও কাজ আনুন

• অতিথি ডাকুন। + ট্যাপ করুন এবং কোনো সহকর্মীর নামসহ -কে আমন্ত্রণ বেছে নিন; তালিকা এমন সহকর্মীদের সুপারিশ করে যাঁদের ক্ষেত্র বিষয়ের সঙ্গে মেলে। তাঁর @ আপনার লাইনে বসে যায়, আর পাঠালে তিনি যোগ দেন। টেবিলে নেই এমন কোনো নিয়োগ দেওয়া সহকর্মীর @ ও নাম লিখলেও একই হয়। সভায় অতিথির জায়গা সীমিত, প্রত্যেকের ওপর অতিথি ট্যাগ থাকে, আর তাঁরাও অন্য সবার মতো @ ডাকে উত্তর দেন।
• রিপোর্ট শেয়ার করুন। টেবিলের কেউ একটি রিপোর্ট জমা দিলে + ট্যাপ করুন, রিপোর্ট শেয়ার করুন বেছে নিন এবং সবার সাথে শেয়ার করতে একটি রিপোর্ট বেছে নিন-এর নিচে একটি রিপোর্ট বাছুন। অ্যাপ বলে সবার সাথে শেয়ার হয়েছে, আর টেবিলের সবাই তাতে যা আছে তা কাজে লাগাতে পারেন।
• কাজ চান। একজনের কাছে স্পষ্টভাবে নথি, পরিকল্পনা বা বিশ্লেষণ চাইলে একটি কার্ড দেখায় তিনি এখন কী তৈরি করতে পারেন। শুরু সেটি তাঁর ডেস্কে পাঠায়; এখন না বাতিল করে। এরপর কার্ডটি কাজটির সঙ্গে সঙ্গে চলে, আর খোলো খোলে তিনি যা জমা দিয়েছেন।

সভা রাউন্ড ধরে চালান

আলোচনার নিচে সভার ধাপ রাউন্ডগুলো তালিকায় দেখায়, আগে আপনার বাছা ধরনের আলোচ্যসূচি, আর পরেরটি চিহ্নিত। যেকোনো রাউন্ড ট্যাপ করুন, টেবিলের সবাই পালা করে তার উত্তর দেন: শুরু (প্রত্যেকে কী নিয়ে এসেছেন), কাজের পর্যালোচনা (প্রত্যেকে কী জমা দিয়েছেন আর কী বাকি), আলোচনা, ব্রেইনস্টর্ম (প্রত্যেকের নতুন ধারণা, একটি প্রথম পদক্ষেপসহ) এবং সিদ্ধান্ত (প্রত্যেকের একটি সিদ্ধান্ত, আর যে করণীয় তাঁর দায়িত্বে)।

সভার একটি বিষয় থাকলে সভা চালান ট্যাপ করুন, তখন টেবিল আপনার হয়ে আলোচ্যসূচি ধরে এগোয়। সিদ্ধান্তের আগে থেমে এটি জিজ্ঞেস করে সবাই বলেছেন। সিদ্ধান্তের জন্য প্রস্তুত? সিদ্ধান্তের রাউন্ড খুলতে এখনই সিদ্ধান্ত বেছে নিন, অথবা কথা চালিয়ে যেতে এখনো না। বিরতি চলমান রাউন্ডের পর চালানো থামিয়ে দেয়।

সভার বোর্ড সভার আলোচ্যসূচি, সিদ্ধান্ত, করণীয় ও খোলা প্রশ্ন একটি কার্ডে রাখে। সচিব সেটি হালনাগাদ রাখেন, কী আলোচিত হলো, কী ঠিক হলো আর কী খোলা রইল তার ছোট নোট দেন, এবং সিদ্ধান্তের রাউন্ডের পর সিদ্ধান্ত ও করণীয় কাজের একটি ছক খসড়া করেন। কার্ডটি খুলতে ট্যাপ করুন, অথবা ⋯ › সভার বোর্ড বেছে নিন।

শেষ করুন ও কার্যবিবরণী কাজে লাগান

আপনি ছাড়া অন্য কেউ কথা বললে তবেই সভা শেষ করুন দেখা দেয়।

1. ⋯ ট্যাপ করুন এবং সভা শেষ করুন বেছে নিন, অথবা রাউন্ডগুলোর নিচের সভা শেষ করুন ট্যাপ করুন।
2. সভার কার্যবিবরণী কার্ডটি তৈরি হয়ে গেলে পড়ুন, তারপর তার বোতামগুলো ব্যবহার করুন।

সচিব যখন লেখেন, আপনি দেখেন সচিব কার্যবিবরণী লিখছেন…, আর লেখা হতে হতে কার্যবিবরণী ভরে ওঠে; থামান তা বাতিল করে। এতে থাকে উপস্থিত ব্যক্তিরা, একটি ছোট সারসংক্ষেপ, আলোচনার বিষয়গুলো, নেওয়া সিদ্ধান্ত, দায়িত্বশীল, নির্ধারিত তারিখ ও অবস্থাসহ করণীয় কাজের একটি ছক, খোলা বিষয় এবং পরবর্তী পদক্ষেপ, আর যে রাউন্ডগুলো হয়েছে, যে রিপোর্টগুলো শেয়ার করা হয়েছে এবং টেবিলে যে কাজ হয়েছে তার অংশ। নিচের একটি নোটে লেখা থাকে আপনার ফাইলে সংরক্ষিত অথবা আপনার ফাইলে সংরক্ষিত হয়নি।

ডেস্কে পাঠান-এর পর একটি বার্তা জানায় কতগুলো ডেস্ক নির্দেশ পেয়েছে, যেমন 3 ডেস্কে পাঠানো হয়েছে, আর বোতামটি মিলিয়ে যায়। কার্যবিবরণী ব্যর্থ হলে দেখবেন কার্যবিবরণী লেখা যায়নি। কিছুই হারায়নি — আবার চেষ্টা করুন। আবার চেষ্টা করুন বেছে নিন, অথবা কথা চালিয়ে যেতে সভায় ফিরুন।

আগের সভা ও ফলো-আপ

কার্যবিবরণী লেখা হয়ে গেলে সভা শেষ হয় এবং তার নিচে দেখা যায় আগের সভাগুলো, ফলো-আপ সভা ও নতুন সভা।

• ফলো-আপ সভা একই লোকজনকে নিয়ে একটি কাজের পর্যালোচনা খোলে। এটি আগের করণীয়গুলো সঙ্গে নিয়ে আসে, আর এর কার্যবিবরণী জানায় প্রতিটি এখন কোথায় আছে।
• নতুন সভা একেবারে নতুন করে শুরু করে। কোনো সভা খোলা থাকলে এটি আগে জিজ্ঞেস করে; তার কার্যবিবরণী লেখা হয়ে থাকলে তা আগের সভাগুলো-য় থেকে যায়।
• আগের সভাগুলো (⋯-তেও আছে) কার্যবিবরণীসহ আপনার সাম্প্রতিক সভাগুলো তালিকায় দেখায়। পড়তে কোনোটিতে খোলো ট্যাপ করুন, তারপর কপি, শেয়ার করুন, অথবা সেখান থেকে একটি ফলো-আপ সভা শুরু করুন।