Tổ chức cuộc họp và nhận biên bản
Mời đội của bạn ngồi vào bàn
Một cuộc họp mời hai hoặc ba nhân viên của bạn ngồi quanh một bàn để cùng giải một câu hỏi. Bạn là chủ tọa, và không ai lên tiếng nếu dòng của bạn không gọi đến họ. Bạn có thể thuê nhân viên ở bất kỳ gói nào, và hàng Cuộc họp xuất hiện khi đội của bạn có hai người.
- Mở Tuyển dụng.
- Chạm ⋯ và chọn Cuộc họp.
- Trong Nhóm của bạn, chạm hai hoặc ba người. Người thứ tư bị từ chối với thông báo Cuộc họp chỉ vừa cho hai đến ba người.
- Chạm một loại cuộc họp nếu bạn muốn: Động não, Rà soát công việc, Quyết định, Lập kế hoạch hoặc Cập nhật nhanh. Chạm lần nữa để bỏ chọn.
- Viết chủ đề vào ô Cuộc họp này bàn về gì? rồi gửi.
Dòng đầu tiên của bạn trở thành chủ đề cuộc họp và tiêu đề của biên bản. Một bàn còn trống cũng gợi ý hai chủ đề mẫu để bạn chạm. Trang chủ Tuyển dụng cũng có sẵn các cuộc họp dựng sẵn: xem Bắt đầu từ chuyện bạn đang gặp.
Nói chuyện tại bàn họp
Gửi một dòng không có @ và không có tên, chủ tọa sẽ chọn ai trả lời: những người có lĩnh vực cần đến, người liên quan nhất trước. Cuộc trò chuyện hiện Chủ tọa đang chọn người phát biểu…, rồi đến người đang có lượt.
- Viết @Tên để nói với một người. Viết tên một đồng nghiệp đang ngồi họp vào dòng của bạn cũng được.
- Viết @Mọingười để hỏi cả bàn. Sau câu trả lời đầu, mỗi người chỉ nói khi lĩnh vực của họ bổ sung được điều mới, nên có người sẽ bỏ lượt.
- Chạm + (Nhắc đến ai đó) để chọn một cái tên hoặc Mọi người từ danh sách.
- Chạm Dừng khi chủ tọa đang chọn hoặc khi có người đang nói.
Sau một lượt, các đồng nghiệp có điều mới để bổ sung có thể giơ tay. Họ hiện dưới Giơ tay kèm một lý do ngắn; chạm một cái tên để trao lượt nói cho người đó.
Tôi có nên nhận lời mời làm việc này không?Mời khách, chia sẻ báo cáo và giao việc
- Mời khách. Chạm + và chọn Mời kèm tên một đồng nghiệp; danh sách gợi ý những người trong đội có lĩnh vực hợp với chủ đề. @ của họ được ghi vào dòng của bạn, và họ tham gia khi bạn gửi. Viết @ cùng tên của bất kỳ đồng nghiệp nào bạn đã thuê mà chưa ngồi vào bàn cũng có tác dụng như vậy. Một cuộc họp chỉ có chỗ cho số khách giới hạn, mỗi người gắn nhãn Khách mời, và họ trả lời khi được gọi bằng @ như mọi người khác.
- Chia sẻ báo cáo. Khi ai đó trong cuộc họp đã giao một báo cáo, chạm +, chọn Chia sẻ báo cáo và chọn một báo cáo dưới Chọn báo cáo để chia sẻ với mọi người. Ứng dụng báo Đã chia sẻ với mọi người, và mọi người trong cuộc họp có thể dùng nội dung của báo cáo.
- Nhờ làm một phần việc. Khi bạn nhờ rõ ràng một người làm tài liệu, kế hoạch hay bản phân tích, một thẻ cho biết họ có thể chuẩn bị gì ngay. Bắt đầu gửi việc tới bàn làm việc của họ; Để sau bỏ qua thẻ. Sau đó thẻ theo dõi công việc, và Mở ra mở sản phẩm họ đã giao.
Điều hành cuộc họp theo từng vòng
Dưới phần trò chuyện, Tiến trình cuộc họp liệt kê các vòng, chương trình của loại cuộc họp bạn chọn đứng đầu, vòng kế tiếp được đánh dấu. Chạm vào bất kỳ vòng nào và mọi người trong cuộc họp lần lượt trả lời vòng đó: Mở đầu (mỗi người mang gì đến), Rà soát công việc (mỗi người đã giao gì và còn gì), Thảo luận, Động não (mỗi người đưa ý mới, kèm bước đầu tiên) và Quyết định (mỗi người một quyết định, kèm hành động họ đảm nhận).
| Loại cuộc họp | Các vòng trong chương trình |
|---|---|
| Động não | Mở đầu · Động não · Thảo luận · Quyết định |
| Rà soát công việc | Mở đầu · Rà soát công việc · Thảo luận · Quyết định |
| Quyết định | Mở đầu · Thảo luận · Quyết định |
| Lập kế hoạch | Mở đầu · Rà soát công việc · Động não · Quyết định |
| Cập nhật nhanh | Rà soát công việc · Quyết định |
| Chưa chọn loại | Mở đầu · Thảo luận · Quyết định |
Khi cuộc họp đã có chủ đề, chạm Điều phối cuộc họp và bàn họp tự đi qua chương trình cho bạn. Cuộc họp dừng trước vòng quyết định và hỏi Mọi người đã phát biểu. Sẵn sàng quyết định? Chọn Quyết định ngay để mở vòng quyết định, hoặc Chưa để tiếp tục bàn. Tạm dừng kết thúc lượt chạy sau vòng đang diễn ra.
Bảng cuộc họp giữ Chương trình, Quyết định, Hành động và Câu hỏi còn mở của cuộc họp trong một thẻ. Thư ký cập nhật thẻ, đăng những ghi chú ngắn về điều đã bàn, đã quyết và còn bỏ ngỏ, rồi soạn các quyết định và một bảng hành động sau vòng Quyết định. Chạm thẻ để mở, hoặc chọn ⋯ › Bảng cuộc họp.
Kết thúc và dùng biên bản
Kết thúc cuộc họp xuất hiện khi có người khác ngoài bạn đã phát biểu.
- Chạm ⋯ và chọn Kết thúc cuộc họp, hoặc chạm Kết thúc cuộc họp dưới tiến trình.
- Đọc thẻ Biên bản cuộc họp khi nó xong, rồi dùng các nút trên thẻ.
Trong lúc thư ký viết, bạn thấy Thư ký đang viết biên bản… và biên bản hiện dần khi được viết; Dừng sẽ hủy việc đó. Biên bản gồm người dự họp, một bản tóm tắt ngắn, các chủ đề, những quyết định đã đưa ra, một bảng hành động có người phụ trách, hạn và trạng thái, các vấn đề còn mở và bước tiếp theo, cùng các phần cho những vòng bạn đã họp, các báo cáo bạn đã chia sẻ và công việc đã làm tại bàn. Một ghi chú bên dưới ghi Đã lưu vào tệp của bạn hoặc Chưa lưu vào tệp của bạn.
| Nút | Tác dụng |
|---|---|
| Sao chép | Sao chép biên bản. |
| Chia sẻ | Mở bảng chia sẻ của điện thoại. |
| Gửi tới các bàn làm việc | Gửi từng hành động tới bàn làm việc của người phụ trách, kèm chủ đề, hành động và hạn, nhờ họ bắt đầu và báo cáo lại. |
Sau khi chọn Gửi tới các bàn làm việc, một thông báo cho biết bao nhiêu bàn đã nhận lệnh, như Đã gửi tới 3 bàn làm việc, và nút biến mất. Nếu biên bản không viết được, bạn thấy Chưa viết được biên bản. Không mất gì cả — hãy thử lại. Chọn Thử lại, hoặc Quay lại cuộc họp để tiếp tục trò chuyện.
Các cuộc họp trước và cuộc họp theo dõi
Khi biên bản đã được viết, cuộc họp kết thúc và cuối trang đưa ra Các cuộc họp trước, Cuộc họp theo dõi và Cuộc họp mới.
- Cuộc họp theo dõi mở một cuộc Rà soát công việc với cùng những người đó. Cuộc họp mang theo các hành động trước, và biên bản của nó báo cáo từng hành động đang ở đâu.
- Cuộc họp mới bắt đầu lại từ đầu. Nếu đang có một cuộc họp mở, ứng dụng hỏi trước; biên bản của cuộc họp đó, nếu đã viết, vẫn nằm trong Các cuộc họp trước.
- Các cuộc họp trước (cũng nằm trong ⋯) liệt kê những cuộc họp gần đây nhất có biên bản. Chạm Mở ra ở một cuộc họp để đọc, rồi Sao chép, Chia sẻ hoặc bắt đầu một Cuộc họp theo dõi từ đó.