Tieni una riunione e ricevi il verbale

Fai sedere il tuo team

Una riunione fa sedere due o tre dei tuoi dipendenti allo stesso tavolo per lavorare insieme su una domanda. La presiedi tu e nessuno parla se la tua riga non chiama in causa proprio lui. Puoi assumere dipendenti con qualsiasi piano, e la riga Riunione compare quando nel tuo team ci sono due persone.

1. Apri Assunzioni.
2. Tocca ⋯ e scegli Riunione.
3. Sotto Il tuo team, tocca due o tre persone. Una quarta viene rifiutata con In una riunione ci stanno due o tre persone.
4. Tocca un tipo di riunione, se ne vuoi uno: Brainstorming, Revisione del lavoro, Decisione, Pianificazione o Allineamento rapido. Toccalo di nuovo per toglierlo.
5. Scrivi l'argomento nel riquadro, Di cosa parla la riunione?, e invia.

La tua prima riga diventa l'argomento della riunione e il titolo del suo verbale. Un tavolo vuoto propone anche due argomenti di esempio da toccare. Anche la home di Assunzioni ha riunioni già pronte: vedi Parti da ciò che sta succedendo.

Parla al tavolo

Invia una riga senza @ e senza nome, e la presidenza sceglie chi risponde: le persone di cui serve il campo, le più pertinenti per prime. La conversazione mostra La presidenza sceglie chi parla…, poi chi ha la parola.

• Scrivi @Nome per parlare a una persona. Funziona anche scrivere nella riga il nome di un collega seduto al tavolo.
• Scrivi @Tutti per rivolgerti a tutto il tavolo. Dopo la prima risposta, ognuno parla solo se il suo campo aggiunge qualcosa di nuovo, quindi qualcuno può passare.
• Tocca + (Menziona) per scegliere un nome o Tutti da un elenco.
• Tocca Stop mentre la presidenza sceglie o qualcuno sta parlando.

Dopo un turno, i colleghi che hanno qualcosa di nuovo da aggiungere possono alzare la mano. Compaiono sotto Mani alzate con un breve motivo; tocca un nome per dare la parola a quella persona.

Devo accettare l'offerta di lavoro?

Porta ospiti, report e lavoro

• Invita un ospite. Tocca + e scegli Invita con il nome di un collega; l'elenco suggerisce i colleghi il cui campo si adatta all'argomento. La sua @ entra nella tua riga e si unisce quando invii. Scrivere @ e il nome di qualsiasi collega assunto che non è al tavolo ha lo stesso effetto. Una riunione ha posto per un numero limitato di ospiti, ciascuno con l'etichetta Ospite, e rispondono alla @ come tutti gli altri.
• Condividi un report. Quando qualcuno al tavolo ha consegnato un report, tocca +, scegli Condividi un report e scegline uno sotto Scegli un report da condividere con il tavolo. L'app dice Condiviso con il tavolo e tutti al tavolo possono usare ciò che dice.
• Chiedi un lavoro. Quando chiedi chiaramente a una persona un documento, un piano o un'analisi, una scheda mostra cosa può preparare adesso. Avvia lo invia alla sua scrivania; Non ora lo scarta. La scheda poi segue il lavoro, e Aprilo apre ciò che ha consegnato.

Conduci la riunione a round

Sotto la conversazione, Ciclo della riunione elenca i round, prima l'ordine del giorno del tuo tipo, con il successivo evidenziato. Tocca un round qualsiasi e tutti al tavolo rispondono a turno: Apertura (cosa porta ciascuno), Revisione del lavoro (cosa ha consegnato ciascuno e cosa è in sospeso), Discussione, Brainstorming (nuove idee da ciascuno, con un primo passo) e Decisioni (una decisione da ciascuno, con l'azione di cui è responsabile).

Quando la riunione ha un argomento, tocca Conduci la riunione e il tavolo percorre l'ordine del giorno per te. Si ferma prima delle decisioni e chiede Hanno parlato tutti. Pronti a decidere? Scegli Decidi ora per aprire il round delle decisioni, oppure Non ancora per continuare a parlare. Pausa interrompe l'esecuzione dopo il round in corso.

La Lavagna della riunione tiene in una sola scheda l'Ordine del giorno, le Decisioni, le Azioni e le Questioni aperte della riunione. Il Segretario la tiene aggiornata, pubblica brevi note su ciò che è stato trattato, deciso e lasciato aperto, e prepara le decisioni e una tabella delle azioni dopo il round delle decisioni. Tocca la scheda per aprirla, oppure scegli ⋯ › Lavagna della riunione.

Chiudila e usa il verbale

Termina la riunione compare quando ha parlato qualcuno oltre a te.

1. Tocca ⋯ e scegli Termina la riunione, oppure tocca Termina la riunione sotto il ciclo.
2. Leggi la scheda Verbale riunione quando è pronta, poi usa i suoi pulsanti.

Mentre il segretario scrive, vedi Il segretario sta scrivendo il verbale… e il verbale si riempie man mano che viene scritto; Stop annulla. Comprende i partecipanti, un breve riassunto, i temi, le decisioni prese, una tabella delle azioni con responsabile, scadenza e stato, le questioni aperte e il passo successivo, più le sezioni per i round che hai tenuto, i report che hai condiviso e il lavoro svolto al tavolo. Una nota sotto dice Salvato nei tuoi file oppure Non salvato nei tuoi file.

Dopo Invia alle scrivanie, un messaggio dice a quante scrivanie è arrivato un incarico, come Inviato a 3 scrivanie, e il pulsante scompare. Se il verbale non riesce, vedi Il verbale non è stato scritto. Non si è perso nulla: riprova. Scegli Riprova, oppure Torna alla riunione per continuare a parlare.

Riunioni passate e follow-up

Quando il verbale è scritto, la riunione termina e in fondo offre Riunioni passate, Riunione di follow-up e Nuova riunione.

• Riunione di follow-up apre una Revisione del lavoro con le stesse persone. Riporta le azioni precedenti e il suo verbale dice a che punto è ciascuna.
• Nuova riunione ricomincia da capo. Se una riunione è aperta, chiede prima conferma; il suo verbale, se scritto, resta in Riunioni passate.
• Riunioni passate (anche in ⋯) elenca le tue riunioni più recenti con verbale. Tocca Aprilo su una per leggerla, poi Copia, Condividi o avvia da lì una Riunione di follow-up.