Celebra una reunión y obtén el acta

Sienta a tu equipo

Una reunión sienta a dos o tres de tus empleados en una misma mesa para trabajar juntos en una pregunta. Tú la presides, y nadie habla si tu frase no lo pide. Puedes contratar empleados con cualquier plan, y la fila Reunión aparece cuando hay dos personas en tu equipo.

1. Abre Contratación.
2. Toca ⋯ y elige Reunión.
3. En Tu equipo, toca a dos o tres personas. Una cuarta se rechaza con En una reunión caben dos o tres personas.
4. Toca un tipo de reunión si quieres uno: Lluvia de ideas, Revisión del trabajo, Decisión, Planificación o Sincronización rápida. Tócalo otra vez para quitarlo.
5. Escribe el tema en el cuadro, ¿De qué trata la reunión?, y envíalo.

Tu primera frase se convierte en el tema de la reunión y en el título de su acta. Una mesa vacía también ofrece dos temas de ejemplo que puedes tocar. La página de inicio de Contratación tiene además reuniones ya preparadas: consulta Empieza por lo que está pasando.

Habla en la mesa

Envía una frase sin @ y sin nombre, y la presidencia elige quién responde: las personas cuyo campo lo necesita, primero la más relevante. La conversación muestra La presidencia elige quién habla… y después quién tiene la palabra.

• Escribe @Nombre para hablar con una persona. Escribir en tu frase el nombre de un compañero sentado a la mesa también funciona.
• Escribe @Todos para plantearlo a toda la mesa. Después de la primera respuesta, cada persona habla solo si su campo aporta algo nuevo, así que alguien puede pasar.
• Toca + (Mencionar) para elegir un nombre o Todos en una lista.
• Toca Detener mientras la presidencia elige o alguien habla.

Después de un turno, los compañeros que tienen algo nuevo que añadir pueden levantar la mano. Aparecen en Manos levantadas con un motivo breve; toca un nombre para dar la palabra a esa persona.

¿Acepto la oferta de trabajo?

Trae invitados, informes y trabajo

• Invita a alguien. Toca + y elige Invitar a con el nombre de un compañero; la lista sugiere compañeros cuyo campo encaja con el tema. Su @ pasa a tu frase, y se une cuando envías. Escribir @ y el nombre de cualquier compañero contratado que no esté en la mesa hace lo mismo. Una reunión admite un número limitado de invitados, cada uno marcado como Invitado, y responden a @ como cualquier otro.
• Comparte un informe. Cuando alguien de la mesa ha entregado un informe, toca +, elige Compartir un informe y escoge uno en Elige un informe para compartir con la mesa. La app dice Compartido con la mesa, y todos los de la mesa pueden usar lo que dice.
• Pide una pieza de trabajo. Cuando pides con claridad a una persona un documento, un plan o un análisis, una tarjeta muestra lo que puede preparar ahora. Empezar lo envía a su escritorio; Ahora no lo descarta. Después la tarjeta sigue el trabajo, y Ábrelo abre lo que entregó.

Dirige la reunión por rondas

Bajo la conversación, Ciclo de la reunión lista las rondas, primero el orden del día de tu tipo, con la siguiente marcada. Toca cualquier ronda y todos los de la mesa la responden por turnos: Apertura (qué aporta cada uno), Revisión del trabajo (qué entregó cada uno y qué queda pendiente), Discusión, Lluvia de ideas (ideas nuevas de cada uno, con un primer paso) y Decisiones (una decisión de cada uno, con la acción de la que se encarga).

Cuando la reunión ya tiene tema, toca Dirigir la reunión y la mesa recorre el orden del día por ti. Se detiene antes de las decisiones y pregunta Todos han hablado. ¿Listos para decidir? Elige Decidir ahora para abrir la ronda de decisiones, o Todavía no para seguir hablando. Pausar detiene la ejecución al terminar la ronda en curso.

La Pizarra de la reunión guarda en una sola tarjeta el Orden del día, las Decisiones, las Acciones y las Preguntas abiertas de la reunión. El Secretario la mantiene al día, publica notas breves sobre lo tratado, lo decidido y lo que queda abierto, y redacta las decisiones y una tabla de acciones después de la ronda de decisiones. Toca la tarjeta para abrirla, o elige ⋯ › Pizarra de la reunión.

Termínala y usa el acta

Finalizar reunión aparece cuando ha hablado alguien que no eres tú.

1. Toca ⋯ y elige Finalizar reunión, o toca Finalizar reunión bajo el ciclo.
2. Lee la tarjeta Acta de reunión cuando termine y usa sus botones.

Mientras el secretario escribe, ves El secretario está redactando el acta… y el acta se va rellenando a medida que se escribe; Detener la cancela. Incluye los asistentes, un resumen breve, los temas, las decisiones tomadas, una tabla de acciones con responsable, fecha límite y estado, los asuntos abiertos y el siguiente paso, además de apartados para las rondas que celebraste, los informes que compartiste y el trabajo hecho en la mesa. Una nota debajo dice Guardado en tus archivos o No se guardó en tus archivos.

Después de Enviar a los escritorios, un mensaje dice a cuántos escritorios llegó una orden, por ejemplo Enviado a 3 escritorios, y el botón desaparece. Si el acta falla, ves El acta no se redactó. No se perdió nada: inténtalo de nuevo. Elige Reintentar, o Volver a la reunión para seguir hablando.

Reuniones anteriores y seguimientos

Cuando el acta está escrita, la reunión termina y su pie ofrece Reuniones anteriores, Reunión de seguimiento y Nueva reunión.

• Reunión de seguimiento abre una Revisión del trabajo con las mismas personas. Traslada las acciones anteriores, y su acta informa de cómo está cada una.
• Nueva reunión empieza de cero. Si hay una reunión abierta, pregunta antes; su acta, si se escribió, queda en Reuniones anteriores.
• Reuniones anteriores (también en ⋯) lista tus reuniones más recientes con acta. Toca Ábrelo en una para leerla, y luego Copiar, Compartir o inicia una Reunión de seguimiento a partir de ella.