Проведите встречу и получите протокол

Рассадите команду

На встрече двое или трое ваших сотрудников сидят за одним столом и вместе работают над вопросом. Встречу ведёте вы, и никто не говорит, пока ваша строка не обратится к нему. Нанимать сотрудников можно на любом тарифе, а строка Встреча появляется, когда в вашей команде будет два человека.

1. Откройте Наём.
2. Нажмите ⋯ и выберите Встреча.
3. В разделе Ваша команда нажмите на двух или трёх человек. Четвёртого приложение не примет: На встрече помещается двое или трое.
4. При желании выберите тип встречи: Мозговой штурм, Обзор работы, Решение, Планирование или Короткая сверка. Нажмите на него ещё раз, чтобы снять выбор.
5. Напишите тему в поле О чём эта встреча? и отправьте.

Ваша первая строка становится темой встречи и названием протокола. За пустым столом предлагаются ещё две примерные темы, на которые можно нажать. Готовые встречи есть и на главной странице раздела «Наём»: см. Начните с того, что происходит.

Говорите за столом

Отправьте строку без @ и без имени, и председатель сам выберет, кто ответит: те, кому нужна эта область, начиная с самого подходящего. В разговоре появится Председатель выбирает, кто говорит…, а затем будет видно, у кого слово.

• Напишите @Имя, чтобы обратиться к одному человеку. Сработает и имя сидящего за столом коллеги прямо в строке.
• Напишите @Все, чтобы задать вопрос всему столу. После первого ответа каждый говорит, только если его область добавляет что-то новое, так что кто-то может промолчать.
• Нажмите + (Упомянуть), чтобы выбрать имя или Все из списка.
• Нажмите Стоп, пока председатель выбирает или кто-то говорит.

После очередного ответа коллеги, которым есть что добавить, могут поднять руку. Они появляются в разделе Поднятые руки с короткой причиной; нажмите на имя, чтобы дать этому человеку слово.

Стоит ли соглашаться на предложение работы?

Приглашайте гостей, делитесь отчётами и работой

• Пригласите гостя. Нажмите + и выберите Пригласить с именем коллеги; в списке предлагаются сотрудники, чья область подходит к теме. Их @ попадает в вашу строку, и они присоединяются, когда вы её отправите. То же самое получится, если написать @ и имя любого нанятого коллеги, которого нет за столом. На встрече есть место для ограниченного числа гостей, у каждого стоит метка Гость, и отвечают они на @ как все остальные.
• Поделитесь отчётом. Когда кто-то за столом сдал отчёт, нажмите +, выберите Поделиться отчётом и укажите нужный в разделе Выберите отчёт для участников. Приложение напишет Отправлено участникам, и все за столом смогут использовать то, что в нём сказано.
• Попросите о работе. Если вы чётко просите одного человека о документе, плане или анализе, на карточке видно, что он может подготовить сейчас. Кнопка Начать отправляет задачу на его стол, а Не сейчас закрывает карточку. Дальше карточка следит за работой, и Открыть показывает то, что он сдал.

Ведите встречу по раундам

Под разговором раздел Ход встречи перечисляет раунды: сначала повестка вашего типа встречи, а следующий раунд отмечен. Нажмите на любой раунд, и все за столом ответят на него по очереди: Открытие (что каждый приносит), Обзор работы (что каждый сдал и что в работе), Обсуждение, Мозговой штурм (новые идеи от каждого и первый шаг) и Решения (по одному решению от каждого и действие, за которое он отвечает).

Когда у встречи есть тема, нажмите Провести встречу, и стол пройдёт повестку за вас. Перед решениями он остановится и спросит: Все высказались. Готовы решать? Выберите Решить сейчас, чтобы открыть раунд решений, или Пока нет, чтобы продолжить разговор. Кнопка Пауза завершает прогон после текущего раунда.

На Доске встречи в одной карточке собраны Повестка, Решения, Задачи и Открытые вопросы. Секретарь обновляет её, оставляет короткие заметки о том, что обсудили, решили и оставили открытым, а после раунда решений составляет черновик решений и таблицу задач. Нажмите на карточку, чтобы открыть её, или выберите ⋯ › Доска встречи.

Завершите встречу и используйте протокол

Кнопка Завершить встречу появляется, когда заговорит кто-то, кроме вас.

1. Нажмите ⋯ и выберите Завершить встречу или нажмите Завершить встречу под ходом встречи.
2. Когда карточка Протокол встречи будет готова, прочитайте её и воспользуйтесь кнопками.

Пока секретарь пишет, вы видите Секретарь пишет протокол…, а сам протокол заполняется по мере написания; Стоп отменяет запись. В протокол входят участники, краткое резюме, темы, принятые решения, таблица задач с ответственным, сроком и статусом, открытые вопросы и следующий шаг, а также разделы о проведённых раундах, показанных отчётах и работе, сделанной за столом. Под ним стоит пометка Сохранено в ваших файлах или Не сохранено в ваших файлах.

После Отправить на столы сообщение скажет, на сколько столов ушло поручение, например Отправлено на столы: 3, и кнопка исчезнет. Если протокол не удался, вы увидите Протокол не составлен. Ничего не потеряно — попробуйте ещё раз. Выберите Повторить или Вернуться к встрече, чтобы продолжить разговор.

Прошлые встречи и продолжения

Когда протокол написан, встреча заканчивается, а внизу предлагаются Прошлые встречи, Встреча по итогам и Новая встреча.

• Встреча по итогам открывает Обзор работы с теми же людьми. Она переносит прежние задачи, а её протокол сообщает, как обстоят дела с каждой.
• Новая встреча начинает всё с чистого листа. Если встреча открыта, приложение сначала спросит; её протокол, если он написан, останется в Прошлых встречах.
• Прошлые встречи (они есть и в ⋯) перечисляют ваши последние встречи с протоколами. Нажмите Открыть у нужной, чтобы прочитать её, а затем Копировать, Поделиться или начните из неё Встречу по итогам.