बैठक करें और कार्यवृत्त पाएँ

अपनी टीम को बिठाएँ

बैठक में आपके दो या तीन कर्मचारी किसी सवाल पर साथ काम करने के लिए एक मेज़ पर बैठते हैं। अध्यक्षता आप करते हैं, और जब तक आपकी पंक्ति किसी को न बुलाए, कोई नहीं बोलता। आप किसी भी प्लान पर कर्मचारी नियुक्त कर सकते हैं, और जब आपकी टीम में दो लोग हो जाते हैं तब बैठक वाली पंक्ति दिखने लगती है।

1. भर्ती खोलें।
2. ⋯ पर टैप करें और बैठक चुनें।
3. आपकी टीम के नीचे दो या तीन लोगों पर टैप करें। चौथे को बैठक में सिर्फ़ दो या तीन लोग बैठ सकते हैं। कहकर मना कर दिया जाता है।
4. अगर चाहें तो बैठक का प्रकार चुनने के लिए टैप करें: विचार-मंथन, काम की समीक्षा, निर्णय, योजना या त्वरित अपडेट। हटाने के लिए उस पर फिर टैप करें।
5. बॉक्स में विषय लिखें, बैठक किस बारे में है?, और भेज दें।

आपकी पहली पंक्ति बैठक का विषय और उसके कार्यवृत्त का शीर्षक बन जाती है। खाली मेज़ पर टैप करने लायक दो उदाहरण विषय भी मिलते हैं। भर्ती होम में तैयार बैठकें भी हैं: देखें जो चल रहा है, वहीं से शुरू करें।

मेज़ पर बात करें

बिना @ और बिना नाम की पंक्ति भेजें, तो अध्यक्ष चुनता है कि कौन जवाब दे: वे लोग जिनके क्षेत्र की ज़रूरत है, सबसे ज़्यादा काम का पहले। बातचीत में अध्यक्ष तय कर रहे हैं कि कौन बोलेगा… दिखता है, फिर यह कि किसके पास बोलने का मौका है।

• किसी एक से बात करने के लिए @नाम लिखें। अपनी पंक्ति में बैठे किसी सहकर्मी का नाम लिखना भी चलता है।
• पूरी मेज़ के सामने रखने के लिए @Everyone लिखें। पहले जवाब के बाद हर व्यक्ति तभी बोलता है जब उसका क्षेत्र कुछ नया जोड़ता हो, इसलिए कोई पास भी कर सकता है।
• सूची से कोई नाम या सभी चुनने के लिए + (किसी का ज़िक्र करें) पर टैप करें।
• जब अध्यक्ष चुन रहा हो या कोई बोल रहा हो, तब रोकें पर टैप करें।

एक बारी के बाद, जिन सहकर्मियों के पास कुछ नया जोड़ने को हो, वे हाथ उठा सकते हैं। वे एक छोटी वजह के साथ उठे हुए हाथ के नीचे दिखते हैं; उस व्यक्ति को बोलने का मौका देने के लिए नाम पर टैप करें।

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मेहमान, रिपोर्ट और काम लाएँ

• मेहमान को बुलाएँ। + पर टैप करें और किसी सहकर्मी के नाम के साथ बुलाएँ चुनें; सूची उन साथियों को सुझाती है जिनका क्षेत्र विषय से मेल खाता हो। उनका @ आपकी पंक्ति में चला जाता है, और भेजने पर वे जुड़ जाते हैं। किसी भी नियुक्त सहकर्मी का @ और नाम लिखना, जो मेज़ पर नहीं है, यही काम करता है। बैठक में सीमित संख्या में मेहमानों की जगह होती है, हर एक पर अतिथि का निशान होता है, और वे बाकी सबकी तरह @ पर जवाब देते हैं।
• रिपोर्ट साझा करें। जब मेज़ पर किसी ने रिपोर्ट सौंप दी हो, तो + पर टैप करें, रिपोर्ट साझा करें चुनें और सबके साथ साझा करने के लिए रिपोर्ट चुनें के नीचे एक चुनें। ऐप कहता है सबके साथ साझा किया, और मेज़ पर सब उसमें लिखी बात का इस्तेमाल कर सकते हैं।
• किसी काम के लिए कहें। जब आप साफ़ तौर पर किसी एक से दस्तावेज़, योजना या विश्लेषण माँगते हैं, तो एक कार्ड दिखाता है कि वे अभी क्या तैयार कर सकते हैं। शुरू करें उसे उनके डेस्क पर भेजता है; बाद में उसे हटा देता है। फिर कार्ड काम के साथ चलता है, और इसे खोलें उनका सौंपा हुआ खोलता है।

बैठक को दौरों में चलाएँ

बातचीत के नीचे बैठक का क्रम दौरों की सूची देता है, पहले आपके प्रकार का एजेंडा, और अगला दौर निशान के साथ। किसी भी दौर पर टैप करें और मेज़ पर सब बारी-बारी से उसका जवाब देते हैं: शुरुआत (हर कोई क्या लाता है), काम की समीक्षा (हर किसी ने क्या सौंपा और क्या बाकी है), चर्चा, विचार-मंथन (हर किसी से नए विचार, पहले कदम के साथ) और निर्णय (हर किसी से एक निर्णय, उस कार्य के साथ जो उसके ज़िम्मे है)।

बैठक का विषय तय होते ही बैठक चलाएँ पर टैप करें और मेज़ आपके लिए एजेंडा पूरा करती है। यह निर्णयों से पहले रुककर पूछती है सबने अपनी बात रख दी। फ़ैसले के लिए तैयार? निर्णय का दौर खोलने के लिए अभी तय करें चुनें, या बात जारी रखने के लिए अभी नहीं। रोकें चल रहे दौर के बाद दौड़ को रोक देता है।

बैठक बोर्ड बैठक का एजेंडा, निर्णय, कार्य और खुले प्रश्न एक कार्ड में रखता है। सचिव उसे अद्यतन रखता है, जो कहा गया, तय हुआ और खुला रहा, उस पर छोटे नोट डालता है, और निर्णय के दौर के बाद निर्णयों और कार्यों की तालिका का मसौदा बनाता है। कार्ड खोलने के लिए उस पर टैप करें, या ⋯ › बैठक बोर्ड चुनें।

खत्म करें और कार्यवृत्त इस्तेमाल करें

जब आपके अलावा किसी और ने बात कर ली हो, तब बैठक समाप्त करें दिखता है।

1. ⋯ पर टैप करें और बैठक समाप्त करें चुनें, या क्रम के नीचे बैठक समाप्त करें पर टैप करें।
2. बैठक का कार्यवृत्त कार्ड पूरा होने पर उसे पढ़ें, फिर उसके बटन इस्तेमाल करें।

जब सचिव लिख रहा होता है, तब आपको सचिव कार्यवृत्त लिख रहे हैं… दिखता है और कार्यवृत्त लिखे जाते-जाते भरता जाता है; रोकें उसे रद्द कर देता है। उसमें उपस्थित लोग, एक छोटा सारांश, विषय, लिए गए निर्णय, मालिक, तारीख और स्थिति वाली कार्य-तालिका, खुले मुद्दे और अगला कदम आते हैं, साथ में आपके किए दौरों, साझा की गई रिपोर्टों और मेज़ पर हुए काम के हिस्से। उसके नीचे एक नोट कहता है आपकी फ़ाइलों में सहेजा गया या आपकी फ़ाइलों में सहेजा नहीं गया।

डेस्क पर भेजें के बाद एक संदेश बताता है कि कितने डेस्क पर आदेश पहुँचा, जैसे 3 डेस्क पर भेजा गया, और बटन हट जाता है। अगर कार्यवृत्त विफल हो, तो आपको कार्यवृत्त नहीं लिखा गया। कुछ भी खोया नहीं — फिर से कोशिश करें। दिखता है। फिर से कोशिश करें चुनें, या बात जारी रखने के लिए बैठक पर लौटें।

पिछली बैठकें और फ़ॉलो-अप

कार्यवृत्त लिखे जाने के बाद बैठक खत्म हो जाती है और उसके नीचे पिछली बैठकें, फ़ॉलो-अप बैठक और नई बैठक मिलते हैं।

• फ़ॉलो-अप बैठक उन्हीं लोगों के साथ काम की समीक्षा खोलती है। यह पिछले कार्यों को आगे ले आती है, और उसका कार्यवृत्त बताता है कि हर एक कहाँ पहुँचा।
• नई बैठक नए सिरे से शुरू करती है। अगर कोई बैठक खुली हो, तो वह पहले पूछती है; उसका कार्यवृत्त, अगर लिखा गया हो, पिछली बैठकें में रहता है।
• पिछली बैठकें (⋯ में भी) कार्यवृत्त वाली आपकी हाल की बैठकों की सूची देती है। किसी एक पर इसे खोलें टैप करके उसे पढ़ें, फिर उससे कॉपी, साझा करें या फ़ॉलो-अप बैठक शुरू करें।