Faça uma reunião e receba a ata

Acomode a sua equipe

Uma reunião coloca dois ou três dos seus funcionários na mesma mesa para trabalhar juntos em uma questão. Você a preside, e ninguém fala a menos que a sua frase chame por ele. Você pode contratar funcionários em qualquer plano, e a linha Reunião aparece quando há duas pessoas na sua equipe.

1. Abra Contratação.
2. Toque em ⋯ e escolha Reunião.
3. Em Sua equipe, toque em duas ou três pessoas. Uma quarta é recusada com Uma reunião cabe duas ou três pessoas.
4. Toque em um tipo de reunião, se quiser: Brainstorm, Revisão do trabalho, Decisão, Planejamento ou Alinhamento rápido. Toque de novo para tirá-lo.
5. Escreva o assunto na caixa, Sobre o que é a reunião?, e envie.

A sua primeira frase vira o assunto da reunião e o título da ata. Uma mesa vazia também oferece dois assuntos de exemplo que você pode tocar. A tela inicial da Contratação também tem reuniões prontas: veja Comece pelo que está acontecendo.

Converse à mesa

Envie uma frase sem @ e sem nome, e a presidência escolhe quem responde: as pessoas cuja área é necessária, a mais relevante primeiro. A conversa mostra A presidência escolhe quem fala… e depois quem está com a palavra.

• Escreva @Nome para falar com uma pessoa. Escrever na sua frase o nome de um colega que está à mesa também funciona.
• Escreva @Todos para levar a questão à mesa inteira. Depois da primeira resposta, cada pessoa só fala se a área dela acrescentar algo novo, então alguém pode passar a vez.
• Toque em + (Mencionar) para escolher um nome ou Todos em uma lista.
• Toque em Parar enquanto a presidência escolhe ou alguém fala.

Depois de uma vez, colegas com algo novo a acrescentar podem levantar a mão. Eles aparecem em Mãos levantadas com um motivo curto; toque em um nome para dar a palavra a essa pessoa.

Devo aceitar a proposta de emprego?

Traga convidados, relatórios e trabalho

• Convide alguém. Toque em + e escolha Convidar com o nome de um colega; a lista sugere colegas cuja área combina com o assunto. O @ dele vai para a sua frase, e ele entra quando você envia. Escrever @ e o nome de qualquer colega contratado que não está à mesa faz o mesmo. Uma reunião tem lugar para um número limitado de convidados, cada um com a etiqueta Convidado, e eles respondem ao @ como qualquer outro.
• Compartilhe um relatório. Depois que alguém à mesa entregou um relatório, toque em +, escolha Compartilhar um relatório e escolha um em Escolha um relatório para compartilhar com a mesa. O app diz Compartilhado com a mesa, e todos à mesa podem usar o que ele diz.
• Peça um trabalho. Quando você pede claramente a uma pessoa um documento, um plano ou uma análise, um cartão mostra o que ela pode preparar agora. Começar envia para a mesa dela; Agora não dispensa. O cartão então acompanha o trabalho, e Abrir abre o que ela entregou.

Conduza a reunião em rodadas

Abaixo da conversa, Ciclo da reunião lista as rodadas, com a pauta do seu tipo primeiro e a próxima marcada. Toque em qualquer rodada, e todos à mesa respondem a ela, cada um na sua vez: Abertura (o que cada um traz), Revisão do trabalho (o que cada um entregou e o que está pendente), Discussão, Brainstorm (ideias novas de cada um, com um primeiro passo) e Decisões (uma decisão de cada um, com a ação pela qual responde).

Quando a reunião tem um assunto, toque em Conduzir a reunião, e a mesa percorre a pauta por você. Ela para antes das decisões e pergunta Todos já falaram. Prontos para decidir? Escolha Decidir agora para abrir a rodada de decisões, ou Ainda não para continuar conversando. Pausar encerra a condução depois da rodada em andamento.

O Quadro da reunião guarda a Pauta, as Decisões, as Ações e as Questões em aberto da reunião em um só cartão. O Secretário o mantém atualizado, publica notas curtas sobre o que foi tratado, decidido e deixado em aberto, e redige as decisões e uma tabela de ações depois da rodada de Decisões. Toque no cartão para abri-lo, ou escolha ⋯ › Quadro da reunião.

Encerre e use a ata

Encerrar reunião aparece depois que alguém além de você falou.

1. Toque em ⋯ e escolha Encerrar reunião, ou toque em Encerrar reunião abaixo do ciclo.
2. Leia o cartão Ata da reunião quando ficar pronto e use os botões dele.

Enquanto o secretário escreve, você vê O secretário está redigindo a ata…, e a ata vai se preenchendo; Parar cancela. Ela traz os participantes, um resumo curto, os temas, as decisões tomadas, uma tabela de ações com responsável, prazo e situação, as questões em aberto e o próximo passo, além de seções para as rodadas que você fez, os relatórios que compartilhou e o trabalho feito à mesa. Uma nota abaixo dela diz Salvo nos seus arquivos ou Não foi salvo nos seus arquivos.

Depois de Enviar às mesas, uma mensagem diz quantas mesas receberam uma ordem, como Enviado a 3 mesas, e o botão some. Se a ata falhar, você vê A ata não foi redigida. Nada se perdeu — tente de novo. Escolha Tentar de novo, ou Voltar à reunião para continuar conversando.

Reuniões anteriores e acompanhamentos

Depois que a ata é escrita, a reunião termina, e o pé dela oferece Reuniões anteriores, Reunião de acompanhamento e Nova reunião.

• Reunião de acompanhamento abre uma Revisão do trabalho com as mesmas pessoas. Ela traz as ações anteriores, e a ata dela informa em que ponto cada uma está.
• Nova reunião começa do zero. Se houver uma reunião aberta, ela pergunta antes; a ata dessa reunião, se escrita, fica em Reuniões anteriores.
• Reuniões anteriores (também no ⋯) lista as suas reuniões mais recentes com ata. Toque em Abrir em uma para lê-la, depois use Copiar, Compartilhar ou comece uma Reunião de acompanhamento a partir dela.