اجلاس کریں اور روداد حاصل کریں

اپنی ٹیم کو بٹھائیں

اجلاس میں آپ کے دو یا تین ملازمین ایک میز پر کسی سوال پر مل کر کام کرتے ہیں۔ صدارت آپ کرتے ہیں، اور جب تک آپ کی سطر کسی کو نہ بلائے کوئی نہیں بولتا۔ آپ ملازمین کو کسی بھی پلان پر رکھ سکتے ہیں، اور اجلاس کی قطار اس وقت نظر آتی ہے جب آپ کی ٹیم میں دو افراد ہوں۔

1. بھرتی کھولیں۔
2. ⋯ کو ٹیپ کریں اور اجلاس چنیں۔
3. آپ کی ٹیم کے نیچے دو یا تین لوگوں کو ٹیپ کریں۔ چوتھے کو ان الفاظ سے منع کیا جاتا ہے: اجلاس میں صرف دو یا تین افراد آ سکتے ہیں۔
4. اگر چاہیں تو اجلاس کی کوئی قسم ٹیپ کریں: ذہنی مشق، کام کا جائزہ، فیصلہ، منصوبہ بندی یا فوری اپ ڈیٹ۔ اسے صاف کرنے کے لیے دوبارہ ٹیپ کریں۔
5. خانے میں موضوع لکھیں، اجلاس کس بارے میں ہے؟، اور بھیج دیں۔

آپ کی پہلی سطر اجلاس کا موضوع اور اس کی روداد کا عنوان بن جاتی ہے۔ خالی میز دو مثالی موضوع بھی دکھاتی ہے جنہیں آپ ٹیپ کر سکتے ہیں۔ بھرتی کے ہوم پر تیار اجلاس بھی ہیں: دیکھیں جو ہو رہا ہے اسی سے شروع کریں۔

میز پر بات کریں

ایسی سطر بھیجیں جس میں @ اور نام نہ ہو تو صدر طے کرتا ہے کہ کون جواب دے: وہ لوگ جن کا میدان اس کے لیے چاہیے، سب سے متعلقہ پہلے۔ گفتگو میں صدرِ اجلاس طے کر رہے ہیں کون بولے گا… نظر آتا ہے، پھر یہ کہ اب کس کی باری ہے۔

• کسی ایک سے بات کرنے کے لیے @نام لکھیں۔ اپنی سطر میں بیٹھے ہوئے ساتھی کا نام لکھنا بھی کام کرتا ہے۔
• پوری میز سے پوچھنے کے لیے @سب لکھیں۔ پہلے جواب کے بعد ہر شخص تبھی بولتا ہے جب اس کا میدان کچھ نیا شامل کرے، اس لیے کوئی معذرت کر سکتا ہے۔
• فہرست سے نام یا سب چننے کے لیے + (کسی کا ذکر کریں) کو ٹیپ کریں۔
• جب صدر طے کر رہا ہو یا کوئی بول رہا ہو تو روکیں کو ٹیپ کریں۔

ایک باری کے بعد جن ساتھیوں کے پاس کچھ نیا ہو وہ ہاتھ اٹھا سکتے ہیں۔ وہ مختصر وجہ کے ساتھ اٹھے ہاتھ کے نیچے نظر آتے ہیں؛ کسی نام کو ٹیپ کر کے اسے بولنے کا موقع دیں۔

کیا مجھے یہ نوکری کی پیشکش قبول کر لینی چاہیے؟

مہمان، رپورٹیں اور کام لائیں

• مہمان کو بلائیں۔ + کو ٹیپ کریں اور کسی ساتھی کے نام کے ساتھ مدعو کریں چنیں؛ فہرست ان ساتھیوں کو تجویز کرتی ہے جن کا میدان موضوع سے ملتا ہو۔ ان کا @ آپ کی سطر میں چلا جاتا ہے، اور بھیجنے پر وہ شامل ہو جاتے ہیں۔ جو ساتھی آپ نے رکھا ہو مگر میز پر نہ ہو، اس کا @ اور نام لکھنے سے بھی یہی ہوتا ہے۔ اجلاس میں مہمانوں کی گنجائش محدود ہوتی ہے، ہر ایک پر مہمان کا ٹیگ ہوتا ہے، اور وہ کسی بھی دوسرے کی طرح @ پر جواب دیتے ہیں۔
• رپورٹ شیئر کریں۔ جب میز پر کسی نے رپورٹ ڈیلیور کی ہو تو + کو ٹیپ کریں، رپورٹ شیئر کریں چنیں اور شرکاء کے ساتھ شیئر کرنے کے لیے رپورٹ چنیں کے نیچے کوئی رپورٹ چنیں۔ ایپ کہتی ہے شرکاء کے ساتھ شیئر ہو گیا، اور میز پر ہر کوئی اس کی بات استعمال کر سکتا ہے۔
• کام کا ایک حصہ مانگیں۔ جب آپ کسی ایک شخص سے واضح طور پر دستاویز، منصوبہ یا تجزیہ مانگیں تو ایک کارڈ دکھاتا ہے کہ وہ ابھی کیا تیار کر سکتے ہیں۔ شروع اسے ان کے ڈیسک پر بھیجتا ہے؛ بعد میں اسے ہٹا دیتا ہے۔ پھر کارڈ کام کے ساتھ چلتا ہے، اور اسے کھولیں وہ کھولتا ہے جو انہوں نے ڈیلیور کیا۔

اجلاس کو دوروں میں چلائیں

گفتگو کے نیچے اجلاس کا سلسلہ دور دکھاتا ہے، آپ کی قسم کا ایجنڈا پہلے، اور اگلا دور نشان زد۔ کسی بھی دور کو ٹیپ کریں اور میز پر سب باری باری اس کا جواب دیتے ہیں: آغاز (ہر ایک کیا لاتا ہے)، کام کا جائزہ (ہر ایک نے کیا ڈیلیور کیا اور کیا باقی ہے)، بحث، ذہنی مشق (ہر ایک سے نئے خیالات، پہلے قدم کے ساتھ) اور فیصلے (ہر ایک سے ایک فیصلہ، اور وہ کام جو اس کے ذمے ہو)۔

جب اجلاس کا موضوع ہو تو اجلاس چلائیں کو ٹیپ کریں اور میز آپ کے لیے ایجنڈا طے کرتی جاتی ہے۔ یہ فیصلوں سے پہلے رک جاتی ہے اور پوچھتی ہے سب بات کر چکے۔ فیصلے کے لیے تیار؟ فیصلوں کا دور کھولنے کے لیے ابھی فیصلہ چنیں، یا بات جاری رکھنے کے لیے ابھی نہیں۔ روکیں جاری دور کے بعد چلنے والے سلسلے کو ختم کرتا ہے۔

اجلاس کا بورڈ اجلاس کا ایجنڈا، فیصلے، کام اور کھلے سوالات ایک کارڈ میں رکھتا ہے۔ سیکریٹری اسے تازہ رکھتا ہے، جو کچھ زیرِ بحث آیا، طے ہوا اور کھلا رہ گیا اس پر مختصر نوٹس لگاتا ہے، اور فیصلوں کے دور کے بعد فیصلے اور کاموں کا جدول تیار کرتا ہے۔ اسے کھولنے کے لیے کارڈ کو ٹیپ کریں، یا ⋯ › اجلاس کا بورڈ چنیں۔

اسے ختم کریں اور روداد استعمال کریں

اجلاس ختم کریں اس وقت نظر آتا ہے جب آپ کے علاوہ کوئی بول چکا ہو۔

1. ⋯ کو ٹیپ کریں اور اجلاس ختم کریں چنیں، یا سلسلے کے نیچے اجلاس ختم کریں کو ٹیپ کریں۔
2. جب اجلاس کی روداد کا کارڈ مکمل ہو جائے تو اسے پڑھیں، پھر اس کے بٹن استعمال کریں۔

جب سیکریٹری لکھ رہا ہو تو آپ دیکھتے ہیں سیکریٹری روداد لکھ رہے ہیں… اور روداد لکھے جانے کے ساتھ ساتھ بنتی جاتی ہے؛ روکیں اسے منسوخ کر دیتا ہے۔ اس میں حاضرین، ایک مختصر خلاصہ، موضوعات، کیے گئے فیصلے، ذمے دار، آخری تاریخ اور حیثیت والا کاموں کا جدول، کھلے مسائل اور اگلا قدم شامل ہوتے ہیں، ساتھ ان دوروں کے حصے جو آپ نے کیے، آپ کی شیئر کی ہوئی رپورٹیں اور میز پر ہوا کام۔ ان کے نیچے ایک نوٹ لکھا ہوتا ہے آپ کی فائلوں میں محفوظ یا آپ کی فائلوں میں محفوظ نہیں ہوا۔

ڈیسک پر بھیجیں کے بعد ایک پیغام بتاتا ہے کہ کتنے ڈیسکوں کو ہدایت ملی، جیسے 3 ڈیسک پر بھیج دیا گیا، اور بٹن غائب ہو جاتا ہے۔ اگر روداد ناکام ہو جائے تو آپ کو روداد نہیں لکھی جا سکی۔ کچھ ضائع نہیں ہوا — دوبارہ کوشش کریں۔ نظر آتا ہے۔ دوبارہ کوشش کریں چنیں، یا بات جاری رکھنے کے لیے اجلاس پر واپس۔

پچھلے اجلاس اور فالو اپ

روداد لکھی جانے کے بعد اجلاس ختم ہو جاتا ہے اور اس کے آخر میں پچھلے اجلاس، فالو اپ اجلاس اور نیا اجلاس ملتے ہیں۔

• فالو اپ اجلاس انہی لوگوں کے ساتھ کام کا جائزہ کھولتا ہے۔ یہ پچھلے کام آگے لاتا ہے، اور اس کی روداد بتاتی ہے کہ ہر ایک کہاں تک پہنچا۔
• نیا اجلاس نئے سرے سے شروع کرتا ہے۔ اگر کوئی اجلاس کھلا ہو تو یہ پہلے پوچھتا ہے؛ اس کی روداد، اگر لکھی گئی ہو، پچھلے اجلاس میں رہتی ہے۔
• پچھلے اجلاس (یہ ⋯ میں بھی ہے) آپ کے حالیہ اجلاس روداد کے ساتھ دکھاتا ہے۔ کسی کی اسے کھولیں ٹیپ کر کے اسے پڑھیں، پھر اس سے کاپی، شیئر کریں یا فالو اپ اجلاس شروع کریں۔