Eine Besprechung halten und das Protokoll erhalten

Setze dein Team an den Tisch

In einer Besprechung sitzen zwei oder drei deiner Mitarbeiter an einem Tisch und arbeiten gemeinsam an einer Frage. Du leitest sie, und niemand spricht, wenn deine Zeile ihn nicht aufruft. Du kannst Mitarbeiter in jedem Tarif einstellen, und die Zeile Besprechung erscheint, sobald zwei Personen in deinem Team sind.

1. Öffne Personal.
2. Tippe auf ⋯ und wähle Besprechung.
3. Tippe unter Dein Team auf zwei oder drei Personen. Eine vierte wird abgelehnt mit In einer Besprechung haben nur zwei oder drei Platz.
4. Tippe auf einen Besprechungstyp, wenn du einen willst: Brainstorming, Arbeitsrückblick, Entscheidung, Planung oder Kurzes Update. Tippe erneut darauf, um die Auswahl aufzuheben.
5. Schreib das Thema in das Feld Worum geht es in der Besprechung? und sende es ab.

Deine erste Zeile wird zum Thema der Besprechung und zum Titel ihres Protokolls. Ein leerer Tisch bietet außerdem zwei Beispielthemen an, die du antippen kannst. Auf der Startseite von Personal gibt es auch fertige Besprechungen: siehe Starte bei dem, was gerade los ist.

Sprich am Tisch

Sende eine Zeile ohne @ und ohne Namen, und die Leitung wählt, wer antwortet: die Personen, deren Fachgebiet gefragt ist, die passendsten zuerst. Im Gespräch erscheint Die Leitung wählt, wer spricht…, danach, wer das Wort hat.

• Schreibe @Name, um eine Person anzusprechen. Der Name eines Kollegen am Tisch in deiner Zeile funktioniert auch.
• Schreibe @Alle, um die Frage an den ganzen Tisch zu richten. Nach der ersten Antwort spricht jeder nur, wenn sein Fachgebiet etwas Neues beiträgt, sodass auch jemand passen kann.
• Tippe auf + (Erwähnen), um einen Namen oder Alle aus einer Liste zu wählen.
• Tippe auf Stopp, während die Leitung wählt oder jemand spricht.

Nach einer Runde können Kollegen, die etwas Neues beitragen wollen, die Hand heben. Sie erscheinen unter Meldungen mit einer kurzen Begründung; tippe auf einen Namen, um dieser Person das Wort zu geben.

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Hol Gäste, Berichte und Arbeit dazu

• Lade einen Gast ein. Tippe auf + und wähle Einladen mit dem Namen eines Kollegen; die Liste schlägt Teammitglieder vor, deren Fachgebiet zum Thema passt. Sein @ kommt in deine Zeile, und er stößt dazu, wenn du sendest. Schreibst du @ und den Namen eines eingestellten Kollegen, der nicht am Tisch sitzt, passiert dasselbe. Eine Besprechung hat Platz für eine begrenzte Zahl von Gästen, jeder mit dem Vermerk Gast, und sie antworten auf @ wie alle anderen.
• Teile einen Bericht. Sobald jemand am Tisch einen Bericht geliefert hat, tippe auf +, wähle Bericht teilen und such unter Wähle einen Bericht für die Runde einen aus. Die App sagt Mit der Runde geteilt, und alle am Tisch können nutzen, was darin steht.
• Bitte um ein Stück Arbeit. Bittest du eine Person eindeutig um ein Dokument, einen Plan oder eine Analyse, zeigt eine Karte, was sie jetzt vorbereiten kann. Starten schickt es an ihren Schreibtisch; Nicht jetzt blendet die Karte aus. Danach begleitet die Karte die Arbeit, und Öffnen öffnet, was sie geliefert hat.

Führe die Besprechung in Runden

Unter dem Gespräch listet Ablauf der Besprechung die Runden auf, die Tagesordnung deines Typs zuerst, die nächste markiert. Tippe auf eine beliebige Runde, und alle am Tisch beantworten sie der Reihe nach: Eröffnung (was jeder mitbringt), Arbeitsrückblick (was jeder geliefert hat und was aussteht), Diskussion, Brainstorming (neue Ideen von jedem, mit einem ersten Schritt) und Entscheidungen (eine Entscheidung von jedem, mit der Aufgabe, die er übernimmt).

Hat die Besprechung ein Thema, tippe auf Besprechung leiten, und der Tisch geht die Tagesordnung für dich durch. Vor den Entscheidungen hält er an und fragt Alle haben gesprochen. Bereit zu entscheiden? Wähle Jetzt entscheiden, um die Runde der Entscheidungen zu öffnen, oder Noch nicht, um weiterzusprechen. Pausieren beendet den Ablauf nach der Runde, die gerade läuft.

Die Besprechungstafel hält die Tagesordnung, die Entscheidungen, die Aufgaben und die Offenen Fragen der Besprechung auf einer Karte zusammen. Der Schriftführer hält sie aktuell, schreibt kurze Notizen dazu, was besprochen, entschieden und offen gelassen wurde, und entwirft nach der Runde der Entscheidungen die Beschlüsse und eine Aufgabentabelle. Tippe auf die Karte, um sie zu öffnen, oder wähle ⋯ › Besprechungstafel.

Beende sie und nutze das Protokoll

Besprechung beenden erscheint, sobald jemand außer dir gesprochen hat.

1. Tippe auf ⋯ und wähle Besprechung beenden oder tippe unter dem Ablauf auf Besprechung beenden.
2. Lies die Karte Besprechungsprotokoll, wenn sie fertig ist, und nutze dann ihre Schaltflächen.

Während der Schriftführer schreibt, siehst du Der Schriftführer schreibt das Protokoll…, und das Protokoll füllt sich, während es entsteht; Stopp bricht ab. Es enthält die Teilnehmer, eine kurze Zusammenfassung, die Themen, die getroffenen Entscheidungen, eine Aufgabentabelle mit Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum und Status, offene Punkte und den nächsten Schritt, dazu Abschnitte für die gehaltenen Runden, die geteilten Berichte und die am Tisch erledigte Arbeit. Ein Hinweis darunter sagt In deinen Dateien gespeichert oder Nicht in deinen Dateien gespeichert.

Nach An die Schreibtische senden sagt eine Meldung, wie viele Schreibtische einen Auftrag bekommen haben, etwa An 3 Schreibtische gesendet, und die Schaltfläche verschwindet. Schlägt das Protokoll fehl, siehst du Das Protokoll wurde nicht geschrieben. Nichts ist verloren – versuch es noch einmal. Wähle Erneut versuchen oder Zurück zur Besprechung, um weiterzusprechen.

Frühere Besprechungen und Folgebesprechungen

Ist das Protokoll geschrieben, endet die Besprechung, und an ihrem Fuß erscheinen Frühere Besprechungen, Folgebesprechung und Neue Besprechung.

• Folgebesprechung öffnet einen Arbeitsrückblick mit denselben Personen. Sie übernimmt die früheren Aufgaben, und ihr Protokoll berichtet, wo jede steht.
• Neue Besprechung beginnt von vorn. Ist eine Besprechung offen, fragt sie vorher nach; ihr Protokoll bleibt, falls es geschrieben wurde, unter Frühere Besprechungen.
• Frühere Besprechungen (auch unter ⋯) listet deine letzten Besprechungen mit Protokoll auf. Tippe bei einer auf Öffnen, um sie zu lesen, und dann auf Kopieren, Teilen oder starte daraus eine Folgebesprechung.