Adakan rapat dan dapatkan notulen

Dudukkan tim Anda

Rapat menempatkan dua atau tiga karyawan Anda di satu meja untuk menggarap sebuah pertanyaan bersama. Anda yang memimpin, dan tidak ada yang bicara kecuali baris Anda memanggil mereka. Anda bisa merekrut karyawan di paket apa pun, dan baris Rapat muncul setelah dua orang ada di tim Anda.

1. Buka Perekrutan.
2. Ketuk ⋯ dan pilih Rapat.
3. Di bawah Tim Anda, ketuk dua atau tiga orang. Orang keempat ditolak dengan Rapat hanya muat untuk dua sampai tiga orang.
4. Ketuk jenis rapat bila Anda mau: Curah gagasan, Tinjauan kerja, Keputusan, Perencanaan, atau Sinkron cepat. Ketuk lagi untuk membatalkannya.
5. Tulis topiknya di kotak, Rapat ini membahas apa?, lalu kirim.

Baris pertama Anda menjadi topik rapat dan judul notulennya. Meja yang masih kosong juga menawarkan dua contoh topik yang bisa Anda ketuk. Beranda Perekrutan juga punya rapat siap pakai: lihat Mulai dari apa yang sedang terjadi.

Bicara di meja

Kirim baris tanpa @ dan tanpa nama, dan pemimpin rapat memilih siapa yang menjawab: orang-orang yang bidangnya dibutuhkan, yang paling relevan lebih dulu. Percakapan menampilkan Pimpinan rapat memilih siapa yang bicara…, lalu siapa yang mendapat giliran.

• Tulis @Nama untuk bicara kepada satu orang. Menulis nama rekan yang duduk di meja dalam baris Anda juga bisa.
• Tulis @Semuaorang untuk menyampaikannya ke seluruh meja. Setelah jawaban pertama, setiap orang bicara hanya bila bidangnya menambah sesuatu yang baru, jadi ada yang mungkin melewati giliran.
• Ketuk + (Sebut seseorang) untuk memilih nama atau Semua orang dari daftar.
• Ketuk Hentikan saat pemimpin rapat sedang memilih atau seseorang sedang bicara.

Setelah satu giliran, rekan yang punya hal baru untuk ditambahkan bisa mengangkat tangan. Mereka muncul di bawah Angkat tangan dengan alasan singkat; ketuk sebuah nama untuk memberi orang itu giliran bicara.

Sebaiknya saya terima tawaran kerja ini?

Undang tamu, bagikan laporan, dan minta pekerjaan

• Undang tamu. Ketuk + dan pilih Undang dengan nama seorang rekan; daftar menyarankan rekan satu tim yang bidangnya cocok dengan topik. @-nya masuk ke baris Anda, dan mereka bergabung saat Anda mengirim. Menulis @ dan nama rekan yang sudah direkrut tetapi belum ada di meja memberi hasil yang sama. Rapat punya tempat untuk sejumlah tamu terbatas, masing-masing diberi label Tamu, dan mereka menjawab @ seperti orang lain.
• Bagikan laporan. Setelah seseorang di meja menyerahkan laporan, ketuk +, pilih Bagikan laporan, dan pilih satu di bawah Pilih laporan untuk dibagikan ke peserta. Aplikasi menampilkan Dibagikan ke peserta, dan semua orang di meja bisa memakai isinya.
• Minta sebuah pekerjaan. Saat Anda jelas meminta satu orang untuk membuat dokumen, rencana, atau analisis, sebuah kartu menampilkan apa yang bisa mereka siapkan sekarang. Mulai mengirimnya ke meja kerja mereka; Nanti saja menutupnya. Kartu lalu mengikuti pekerjaannya, dan Buka membuka hasil yang mereka serahkan.

Jalankan rapat per putaran

Di bawah percakapan, Alur rapat mencantumkan putaran, agenda jenis rapat Anda lebih dulu, dengan putaran berikutnya diberi tanda. Ketuk putaran mana pun dan semua orang di meja menjawabnya bergiliran: Pembukaan (apa yang dibawa masing-masing), Tinjauan kerja (apa yang diserahkan masing-masing dan apa yang masih tertunda), Diskusi, Curah gagasan (ide baru dari masing-masing, dengan langkah pertama), dan Keputusan (satu keputusan dari masing-masing, dengan tindakan yang menjadi tanggung jawabnya).

Setelah rapat punya topik, ketuk Pimpin rapat dan meja menjalani agenda untuk Anda. Rapat berhenti sebelum putaran keputusan dan bertanya Semua sudah bicara. Siap memutuskan? Pilih Putuskan sekarang untuk membuka putaran keputusan, atau Belum untuk terus berbicara. Jeda mengakhiri jalannya rapat setelah putaran yang sedang berlangsung.

Papan rapat menyimpan Agenda, Keputusan, Tindakan, dan Pertanyaan terbuka rapat dalam satu kartu. Sekretaris menjaganya tetap terbaru, memasang catatan singkat tentang apa yang dibahas, diputuskan, dan dibiarkan terbuka, serta menyusun draf keputusan dan tabel tindakan setelah putaran Keputusan. Ketuk kartu untuk membukanya, atau pilih ⋯ › Papan rapat.

Akhiri dan pakai notulennya

Akhiri rapat muncul setelah ada orang selain Anda yang bicara.

1. Ketuk ⋯ dan pilih Akhiri rapat, atau ketuk Akhiri rapat di bawah alur rapat.
2. Baca kartu Notulen rapat setelah selesai, lalu pakai tombol-tombolnya.

Selagi sekretaris menulis, Anda melihat Sekretaris sedang menulis notulen… dan notulen terisi saat ditulis; Hentikan membatalkannya. Notulen mencakup peserta, ringkasan singkat, tema, keputusan yang diambil, tabel tindakan dengan penanggung jawab, tenggat, dan status, masalah terbuka, serta langkah berikutnya, ditambah bagian untuk putaran yang Anda jalankan, laporan yang Anda bagikan, dan pekerjaan yang dikerjakan di meja. Catatan di bawahnya bertuliskan Tersimpan di file Anda atau Tidak tersimpan di file Anda.

Setelah Kirim ke meja kerja, sebuah pesan menyebut berapa meja kerja yang menerima tugas, seperti Terkirim ke 3 meja kerja, dan tombolnya hilang. Jika notulen gagal dibuat, Anda melihat Notulen belum tertulis. Tidak ada yang hilang — coba lagi. Pilih Coba lagi, atau Kembali ke rapat untuk terus berbicara.

Rapat sebelumnya dan tindak lanjut

Setelah notulen ditulis, rapat berakhir dan bagian bawahnya menawarkan Rapat sebelumnya, Rapat tindak lanjut, dan Rapat baru.

• Rapat tindak lanjut membuka Tinjauan kerja dengan orang-orang yang sama. Rapat ini membawa tindakan sebelumnya, dan notulennya melaporkan posisi masing-masing.
• Rapat baru memulai dari awal. Jika ada rapat yang terbuka, aplikasi bertanya dulu; notulennya, bila sudah ditulis, tetap ada di Rapat sebelumnya.
• Rapat sebelumnya (juga ada di ⋯) mencantumkan rapat terbaru Anda yang punya notulen. Ketuk Buka pada salah satunya untuk membacanya, lalu Salin, Bagikan, atau mulai Rapat tindak lanjut darinya.