ファイルを変更する

頼んでファイルを変更する

オフィスでファイルを変更するには、手で編集するのではなく、何をどう変えたいかを伝えます。オフィスはファイルを開き、指定された部分を変更して、結果を新しいファイルとして保存します。元のファイルはそのまま残ります。

この方法は、オフィスが作った書類にも、お手持ちのWord、Excel、スライド、PDFファイルにも使えます。変更の依頼はそれぞれオフィスの依頼として扱われ、クレジットで支払います。レベルとクレジットをご覧ください。

オフィスが作った書類を変更する

書類が完成すると、カードに開くと送信先…が表示されます。カードの⋯メニューには、共有、何かを変更する、PDFの場合は署名があります。

1. 書類のカードの⋯をタップします。
2. 何かを変更するを選びます。
3. 何を変更しますか?と表示された入力欄に、変えたい内容を入力して送信します。

手順2のあと、アプリにピン留めしました — 変更内容を伝えてくださいと表示され、デスクの上部にファイル名の入った作業中:の行が現れます。変更されたファイルは新しいカードとして届き、そのファイルが作業中のファイルになるので、次の変更はそのファイルを土台にします。そのファイルでの作業をやめるには、作業中:の行の×をタップします。

メニューを使わなくてもかまいません。書類が完成すると、デスクにできました。直す点はありますか？と表示されるので、変更内容をそのまま入力欄に入力できます。

変更によって、書類をプロジェクトとして残すこともできます。最初の書類がバージョン1になり、変更したものがバージョン2になって、プロジェクトとして保存しました。というメモが付きます。プロジェクトとバージョンをご覧ください。

お手持ちのファイルを変更する

変更したいファイルをオフィスに持ち込む方法は3つあります。

• マイファイルから。 マイファイルを開き、書類の⋯をタップして変更するを選びます。デスクに作業中:とファイル名が表示されて開きます。
• ビューアから。 ファイルを開き、上部の⋯をタップして変更するを選びます。ファイルが選ばれた状態でオフィスが開きます。
• +のシートから。 オフィスのデスクで+をタップし、ファイルを選んでファイルを選び、してほしいことを伝えます。1つのメッセージに添付できる数には上限があり、上限に達するとアプリが知らせます。

お手持ちのファイルは、もとの見た目のままです。デスクのツールの出力にある用紙サイズや行揃えなどの設定は、あなたの言葉からオフィスが次に書く書類に影響するもので、お手持ちのファイルの編集には影響しません。用紙サイズ、行揃え、画像、出典をご覧ください。

オフィスはファイルそのものを操作し、指定された部分だけを変えることを目指します。

• Word。 スタイル、ヘッダー、フッター、画像はそのまま残ります。
• Excel。 数式は数式のまま残り、指定していない部分には手を加えません。
• スライド。 スライドのサイズとレイアウトは保たれ、スライドはその場で追加または変更されます。
• PDF。 変更しないテキストは、もとのフォントのまま残ります。

「説明して」と「読み上げ」

開くなどでファイルを開いたら、ビューア上部の⋯をタップすると、変更する、説明して、読み上げが表示されます。

• 説明してを選ぶと、ノルヴァ・ワンが開きます。彼女は、そのファイルが何かと要点をあなたの言語で簡潔に伝え、そのファイルについて何を知りたいかを尋ねます。
• 読み上げを選ぶと、ノルヴァ・ワンがファイルを読み上げます。読み上げ中は同じ行が読み上げを停止になり、停止したあとは読み上げを再開になります。
• 変更するを選ぶと、上で説明したとおり、ファイルがオフィスに渡されます。

ノルヴァ・ワンがまだ開いていないときは、彼女が起動する間、ビューアにノルヴァ・ワンを開いています…と表示されます。読み上げるテキストがないファイルでは、読むテキストがありませんと表示されます。ノルヴァ・ワンとの会話にはクレジットを使います。ノルヴァ・ワンと話すをご覧ください。

うまく変更するための伝え方

場所を示し、変更内容を伝え、変えない部分も伝えましょう。1か所を指す依頼は、1か所の変更になります。

• 場所は、ファイルでの呼び方で示します。ページ、見出し、スライドのタイトル、シート名、セルなどです。
• 大事なときは、動かしてはいけない部分も伝えます。たとえば「ほかはそのままにしてください」です。

1ページ目のタイトルを「年次報告書」に変更して、ほかはそのままにしてください。

「予算」シートのD列の下に、合計の行を追加してください。

概要を短くして、2文以内にしてください。

変更されたファイルに添えられるメッセージには、通常、何をどこで変えたかが書かれているので、まずその場所を確認してください。以前のバージョンのほうがよければ、元のファイルを開いてください。

変更がうまくいかないとき

• ファイルの期限が切れた。 しばらく前に選んだファイルが使えなくなることがあり、オフィスに作業中のファイルのコピーの期限が切れました。もう一度添付してくださいと表示されます。マイファイルから書類をもう一度開いて変更するを選ぶか、+のシートから添付してください。
• ファイルを読み取れなかった。 オフィスに作業中のファイルを読めませんでした。もう一度添付してくださいと表示されます。ファイルをもう一度添付してください。
• クレジットが足りない。 オフィスに残高がこの書類には足りません — プランを更新してから再送信してください。と表示されます。プランを更新するかクレジットを追加してから、依頼をもう一度送ってください。