একটি ফাইল বদলান
বলেই ফাইল বদলান
অফিসে ফাইল বদলাতে হাতে সম্পাদনা করতে হয় না; কী আলাদা হবে তা বললেই হয়। অফিস ফাইলটি খোলে, আপনার বলা অংশ বদলায় এবং ফলাফলটি একটি নতুন ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করে। যে ফাইল থেকে শুরু করেছিলেন, সেটি আগের মতোই থাকে।
এটি যেমন অফিসের বানানো নথিতে চলে, তেমনই চলে আপনার আগে থেকে থাকা Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF ফাইলে। প্রতিটি বদল একটি অফিস অনুরোধ, আর তার দাম ক্রেডিটে। দেখুন স্তর ও ক্রেডিট।
অফিসের বানানো নথি বদলান
নথি তৈরি হলে তার কার্ডে খুলুন ও এটি পাঠান… দেখায়। কার্ডের ⋯-এ আছে শেয়ার, কিছু পরিবর্তন করুন এবং PDF হলে স্বাক্ষর করুন।
- নথির কার্ডে ⋯ ট্যাপ করুন।
- কিছু পরিবর্তন করুন বেছে নিন।
- বক্সে, যা জিজ্ঞেস করে কী পরিবর্তন হওয়া উচিত?, কী বদলাবে তা লিখে পাঠান।
দ্বিতীয় ধাপের পর অ্যাপ বলে পিন করা — কী পরিবর্তন করবেন বলুন, আর ডেস্কের একদম ওপরে ফাইলের নামসহ একটি কাজ চলছে: সারি থাকে। বদলানো ফাইলটি নতুন কার্ড হয়ে আসে এবং আপনার কাজের ফাইল হয়ে যায়, তাই পরের বদলটি তার ওপরেই চলে। সেই ফাইলে কাজ বন্ধ করতে কাজ চলছে: সারির × ট্যাপ করুন।
মেনু বাদ দিয়েও করা যায়। নথি তৈরি হলে ডেস্ক বলে তৈরি। কিছু বদলাতে চান?, আর আপনি সরাসরি বক্সে আপনার বদল লিখতে পারেন।
একটি বদল নথিটিকে একটি প্রকল্প হিসেবেও রাখতে পারে: প্রথম নথিটি হয় সংস্করণ 1, আপনার বদল হয় সংস্করণ 2, আর সঙ্গে নোট থাকে প্রকল্প হিসেবে রাখা হয়েছে। দেখুন প্রকল্প ও সংস্করণ।
আপনার নিজের ফাইল বদলান
বদলের জন্য একটি ফাইল অফিসে আনার তিনটি উপায় আছে।
- আমার ফাইল থেকে। আমার ফাইল খুলুন, নথির সারিতে ⋯ ট্যাপ করে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন। ডেস্ক খোলে কাজ চলছে: ও ফাইলের নামসহ।
- ভিউয়ার থেকে। ফাইলটি খুলুন, ওপরে ⋯ ট্যাপ করে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন। ফাইলটি আগে থেকে বাছা অবস্থায় অফিস খোলে।
- + শিট থেকে। অফিস ডেস্কে + ট্যাপ করুন, ফাইল বেছে নিন, ফাইলটি বাছুন এবং কী করাতে চান তা বলুন। একটি বার্তায় সংযুক্তির একটি সীমা আছে, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ আপনাকে জানায়।
আপনার নিজের ফাইল নিজের রূপ বজায় রাখে। ডেস্ক টুল-এর আউটপুট পছন্দগুলো, যেমন কাগজের আকার ও সারিবদ্ধতা, অফিস আপনার কথা থেকে যে পরের নথিটি লেখে তার রূপ ঠিক করে, আপনার ফাইলের সম্পাদনার রূপ নয়। দেখুন কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, ছবি ও তথ্যসূত্র।
অফিস ফাইলটি নিয়েই কাজ করে এবং শুধু যা বলেছেন তা-ই বদলাতে চায়:
- Word: স্টাইল, হেডার, ফুটার ও ছবি যেমন আছে তেমন থাকে।
- Excel: সূত্র সূত্রই থাকে, আর যা বলেননি তা ছোঁয়া হয় না।
- প্রেজেন্টেশন: স্লাইডের আকার ও লেআউট থাকে, আর স্লাইড যোগ বা বদল হয় নিজের জায়গাতেই।
- PDF: যে লেখা বদলাননি তা নিজের ফন্ট ধরে রাখে।
ব্যাখ্যা করো ও পড়ে শোনান
কোনো ফাইল খুললে, যেমন নথির কার্ডের খুলুন দিয়ে, ভিউয়ারের ওপরে ⋯ ট্যাপ করলে এটি পরিবর্তন করুন, ব্যাখ্যা করো ও পড়ে শোনান দেখা যায়।
- ব্যাখ্যা করো নূরভা ওয়ান খোলে। সে আপনার ভাষায় সংক্ষেপে বলে ফাইলটি কী আর তার প্রধান বিষয়গুলো কী, তারপর জিজ্ঞেস করে ফাইলটি নিয়ে আপনি কী জানতে চান।
- পড়ে শোনান নূরভা ওয়ানকে দিয়ে ফাইলটি আপনাকে পড়ে শোনায়। সে পড়ার সময় একই সারিতে লেখা থাকে পড়া থামান; আপনি থামালে লেখা থাকে পড়া চালিয়ে যান।
- এটি পরিবর্তন করুন ফাইলটিকে ওপরে বলা মতো অফিসে নিয়ে যায়।
নূরভা ওয়ান আগে থেকে খোলা না থাকলে সে শুরু হওয়ার সময় ভিউয়ার দেখায় নূরভা ওয়ান খুলছে…। কোনো ফাইলে পড়ার মতো লেখা না থাকলে তা বলে পড়ার মতো কোনো লেখা নেই। নূরভা ওয়ানের সঙ্গে কথোপকথনে ক্রেডিট লাগে। দেখুন নূরভা ওয়ানের সঙ্গে কথা বলুন।
ভালো বদলের জন্য কী বলবেন
জায়গাটির নাম বলুন, বদলটি বলুন, আর কী থাকবে তা বলুন। একটি জায়গা ধরে করা অনুরোধে একটিই বদল হয়।
- ফাইল যেভাবে বলে সেভাবে জায়গাটির নাম বলুন: একটি পাতা, একটি শিরোনাম, একটি স্লাইডের শিরোনাম, একটি শিটের নাম বা একটি সেল।
- দরকার হলে বলুন কী নড়বে না: «বাকি সব যেমন আছে তেমন রাখুন»।
প্রথম পাতায় শিরোনাম বদলে বার্ষিক রিপোর্ট করুন, আর বাকি সবকিছু যেমন আছে তেমন রাখুন।বাজেট শিটে D কলামের নিচে একটি মোট সারি যোগ করুন।সারসংক্ষেপ ছোট করুন, সর্বোচ্চ দুটি বাক্যে।বদলানো ফাইলের সঙ্গে যে বার্তা আসে তাতে সাধারণত লেখা থাকে কী আর কোথায় বদলেছে, তাই আগে সেই জায়গাটি দেখুন। আগের সংস্করণ পছন্দ হলে যে ফাইল থেকে শুরু করেছিলেন সেটি খুলুন।
বদল না হলে
- ফাইলের মেয়াদ শেষ। কিছুক্ষণ আগে বাছা কোনো ফাইল আর পাওয়া নাও যেতে পারে, আর অফিস বলে সক্রিয় ফাইলের অনুলিপির মেয়াদ শেষ — আবার সংযুক্ত করুন। আমার ফাইল থেকে নথিটি আবার খুলে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন, অথবা + শিট থেকে সংযুক্ত করুন।
- ফাইলটি পড়া যায়নি। অফিস বলে সক্রিয় ফাইলটি পড়া যায়নি — আবার সংযুক্ত করুন। ফাইলটি আবার সংযুক্ত করুন।
- ক্রেডিট কম পড়েছে। অফিস বলে আপনার ক্রেডিট এই কাগজের জন্য যথেষ্ট নয় — আপনার প্ল্যান নবায়ন করে আবার পাঠান। প্ল্যান নবায়ন করুন বা ক্রেডিট যোগ করুন, তারপর অনুরোধটি আবার পাঠান।