修改文件

用说的来修改文件

在办公室里修改文件，是说出哪里要不一样，而不是自己动手编辑。办公室会打开文件，改动你点到的部分，并把结果另存为一个新文件。你起初用的那份文件保持原样。

这适用于办公室替你做的文件，也适用于你已有的 Word、Excel、演示文稿或 PDF 文件。每次修改都是一次办公室请求，用积分支付。详见级别和积分。

修改办公室做的文件

文件做好后，它的卡片上有打开和发送给…。卡片上的 ⋯ 里有分享、改点什么，PDF 还有签名。

1. 点按文件卡片上的 ⋯。
2. 选择改点什么。
3. 在输入框里写下要改什么并发送，输入框会问要改哪里?

完成第 2 步后，应用会显示已固定 — 说出你想改的地方，桌面顶部会出现一行正在处理：，后面是文件的名称。修改后的文件会作为一张新卡片出现，并成为你正在处理的文件，所以你的下一次修改会在它的基础上进行。点按正在处理：那一行上的 ×，就不再处理这份文件。

你也可以跳过菜单。文件做好后，桌面会显示好了。要改什么吗？，你可以直接在输入框里输入修改内容。

一次修改还可以让这份文件成为项目：第一份文件成为版本 1，你的修改成为版本 2，并附上说明已保存为项目。详见项目和版本。

修改你自己的文件

有三种方式把文件带到办公室来修改。

• 从我的文件。打开我的文件，点按文件旁的 ⋯，选择修改。桌面会打开，显示正在处理：和文件名。
• 从查看器。打开文件，点按顶部的 ⋯，选择修改。办公室会打开，文件已经选好。
• 从 + 面板。在办公室桌面上，点按 +，选择文件，选好文件并说出你要做什么。一条消息能附带的附件有数量限制，达到上限时应用会告诉你。

你自己的文件会保持它原有的样子。桌面工具里的文档输出选项，比如纸张大小和对齐方式，影响的是办公室接下来根据你的话写出的文件，而不是对你文件的编辑。详见纸张大小、对齐、配图和来源。

办公室直接在文件本身上操作，并力求只改你点到的部分：

• Word。样式、页眉、页脚和图片保持不变。
• Excel。公式仍是公式，你没提到的内容不会被动。
• 演示文稿。幻灯片尺寸和版式保持不变，幻灯片就地添加或修改。
• PDF。你没有改动的文字保留原来的字体。

解释一下和朗读

打开一份文件时，比如点按文件卡片上的打开，点按查看器顶部的 ⋯，就能看到修改、解释一下和朗读。

• 解释一下会打开诺瓦壹。她用你的语言简要说明这份文件是什么、要点有哪些，然后问你想了解它的什么。
• 朗读让诺瓦壹把文件读给你听。她朗读时，同一行显示停止朗读；停止之后，显示继续朗读。
• 修改会把文件带到办公室，如上文所述。

如果诺瓦壹还没有打开，她启动期间查看器会显示正在打开诺瓦壹…。如果文件里没有可朗读的文字，会显示没有可朗读的文字。与诺瓦壹的对话会消耗积分，详见与诺瓦壹对话。

怎么说才能改得好

指出位置，说明改成什么，再说明哪些保持不变。只指向一个位置的请求，就只会得到一处修改。

• 用文件自己的叫法指出位置：某一页、某个标题、某张幻灯片的标题、某个工作表的名称或某个单元格。
• 需要时，说明哪些内容不能动：“其余部分保持原样”。

把第一页的标题改成“年度报告”，其余内容保持不变。

在“预算”工作表里，D 列下面加一行“合计”。

把摘要改短，最多两句话。

随修改后的文件一起送来的消息，通常会说明改了什么、改在哪里，所以先看那个位置。如果你更喜欢之前的版本，打开你起初用的那份文件即可。

修改没有成功时

• 文件过期了。你一段时间之前选中的文件可能已经不可用，办公室会提示当前文件的副本已过期 — 请重新上传。请从我的文件里重新打开这份文件并选择修改，或者从 + 面板重新附上。
• 文件无法读取。办公室会提示无法读取当前文件——请重新上传。请重新附上这份文件。
• 你的积分不足。办公室会提示你的额度不足以完成这份文件 — 请续订套餐后重新发送。请续订套餐或补充积分，然后重新发送请求。