Thay đổi một tệp
Thay đổi một tệp bằng cách nhờ
Bạn thay đổi một tệp trong The Office bằng cách nói điều gì cần khác đi, chứ không tự sửa bằng tay. The Office mở tệp, đổi đúng phần bạn nêu và lưu kết quả thành một tệp mới. Tệp bạn bắt đầu vẫn giữ nguyên.
Cách này dùng được cho một tài liệu The Office đã làm cho bạn và cho một tệp Word, Excel, bài trình bày hoặc PDF bạn đã có. Mỗi lần thay đổi là một yêu cầu gửi The Office và được trả bằng tín dụng. Xem Mức và tín dụng.
Thay đổi một tài liệu The Office đã làm
Khi một tài liệu xong, thẻ của nó hiện Mở và Gửi đến…. Menu ⋯ trên thẻ có Chia sẻ, Thay đổi điều gì đó và, với tệp PDF, Ký.
- Chạm ⋯ trên thẻ của tài liệu.
- Chọn Thay đổi điều gì đó.
- Nhập điều cần đổi vào ô, ô này hỏi Điều gì nên thay đổi?, rồi gửi.
Sau bước 2, ứng dụng ghi Đã ghim — nói điều cần thay đổi, và một dòng Đang làm: kèm tên tệp hiện ở đầu bàn làm việc. Tệp đã đổi đến dưới dạng một thẻ mới và trở thành tệp bạn đang làm, nên lần thay đổi tiếp theo dựa trên nó. Chạm × trên dòng Đang làm: để thôi làm việc với tệp đó.
Bạn cũng có thể bỏ qua menu. Khi một tài liệu xong, bàn làm việc ghi Xong rồi. Cần đổi gì không?, và bạn có thể nhập thay đổi thẳng vào ô.
Một thay đổi cũng có thể giữ tài liệu thành một dự án: tài liệu đầu tiên thành phiên bản 1 và thay đổi của bạn thành phiên bản 2, kèm ghi chú Đã giữ thành một dự án. Xem Dự án và phiên bản.
Thay đổi một tệp của riêng bạn
Có ba cách đưa một tệp đến The Office để thay đổi.
- Từ Tệp của tôi. Mở Tệp của tôi, chạm ⋯ trên tài liệu và chọn Thay đổi nó. Bàn làm việc mở ra với Đang làm: và tên tệp.
- Từ trình xem. Mở tệp, chạm ⋯ ở đầu và chọn Thay đổi nó. The Office mở ra với tệp đã được chọn sẵn.
- Từ bảng +. Trên bàn làm việc của The Office, chạm +, chọn Tệp, chọn tệp rồi nói điều bạn muốn làm. Mỗi tin nhắn có giới hạn số tệp đính kèm, và ứng dụng sẽ báo khi bạn chạm đến giới hạn đó.
Một tệp của riêng bạn giữ diện mạo riêng của nó. Các lựa chọn Đầu ra trong Công cụ bàn làm việc, như khổ giấy và căn lề, định hình tài liệu tiếp theo mà The Office viết từ lời bạn, chứ không sửa tệp của bạn. Xem Khổ giấy, căn lề, hình ảnh và nguồn tham khảo.
The Office làm việc trên chính tệp đó và chỉ nhắm đến việc đổi những gì bạn nêu:
- Word. Kiểu, đầu trang, chân trang và hình ảnh được giữ nguyên.
- Excel. Công thức vẫn là công thức, và những gì bạn không nhắc đến được để yên.
- Bài trình bày. Kích thước trang chiếu và bố cục được giữ, còn các trang chiếu được thêm hoặc sửa ngay tại chỗ.
- PDF. Chữ bạn không đổi giữ nguyên phông chữ.
Giải thích và Đọc thành tiếng
Khi bạn mở một tệp, chẳng hạn bằng Mở trên thẻ của một tài liệu, hãy chạm ⋯ ở đầu trình xem để thấy Thay đổi nó, Giải thích và Đọc thành tiếng.
- Giải thích mở Nourva One. Cô ấy cho bạn biết ngắn gọn, bằng ngôn ngữ của bạn, tệp là gì và các ý chính của nó, rồi hỏi bạn muốn biết gì về nó.
- Đọc thành tiếng để Nourva One đọc tệp cho bạn nghe. Trong lúc cô ấy đọc, cùng dòng đó ghi Dừng đọc; sau khi bạn dừng, nó ghi Đọc tiếp.
- Thay đổi nó đưa tệp đến The Office, như đã mô tả ở trên.
Nếu Nourva One chưa mở sẵn, trình xem hiện Đang mở Nourva One… trong lúc cô ấy khởi động. Nếu tệp không có chữ để đọc, nó ghi Không có gì để đọc. Một cuộc trò chuyện với Nourva One dùng tín dụng. Xem Nói chuyện với Nourva One.
Nói gì để có một thay đổi tốt
Hãy nêu vị trí, nói thay đổi và nói điều gì giữ nguyên. Một yêu cầu chỉ vào một chỗ sẽ cho một thay đổi.
- Gọi tên vị trí theo cách tệp gọi: một trang, một tiêu đề, tiêu đề của một trang chiếu, tên một trang tính hoặc một ô.
- Khi cần, hãy nói điều không được dịch chuyển: «giữ nguyên phần còn lại».
Ở trang đầu, đổi tiêu đề thành Báo cáo thường niên và giữ nguyên mọi thứ còn lại.Trong trang tính Ngân sách, thêm một dòng Tổng dưới cột D.Rút ngắn phần tóm tắt, tối đa hai câu.Tin nhắn kèm theo tệp đã đổi thường cho biết đã đổi gì và ở đâu, nên hãy xem chỗ đó trước. Nếu bạn thích bản trước hơn, hãy mở tệp bạn đã bắt đầu.
Khi một thay đổi không thực hiện được
- Tệp đã hết hạn. Một tệp bạn chọn từ lâu có thể không còn nữa, và The Office ghi Bản sao của tệp đang dùng đã hết hạn — hãy đính kèm lại. Hãy mở lại tài liệu từ Tệp của tôi và chọn Thay đổi nó, hoặc đính kèm nó từ bảng +.
- Không đọc được tệp. The Office ghi Không đọc được tệp đang dùng — hãy đính kèm lại. Hãy đính kèm lại tệp.
- Tín dụng của bạn không đủ. The Office ghi Số dư của bạn không đủ cho giấy tờ này — hãy gia hạn gói và gửi lại. Hãy gia hạn gói hoặc thêm tín dụng, rồi gửi lại yêu cầu.