আমার ফাইল ও শেয়ার করা

আমার ফাইল-এ কী থাকে

আমার ফাইল রাখে অফিস আপনার জন্য যে নথি বানায়, আপনি নিজে যে ফাইল আনেন, আর নূরভার অন্য অংশ আপনার জন্য যে ফাইল সেভ করে। এটি আপনার অ্যাকাউন্টের, তাই ব্যবহার করতে সাইন ইন করুন। অফিসের প্রথম পাতায় সাম্প্রতিক-এর পাশে আমার ফাইল ট্যাপ করুন। নিচের বক্সে + ট্যাপ করে আমার ফাইল বেছে নিতেও পারেন।

পাতায় আছে একটি সার্চ বক্স, ধরনগুলো সব, Word, Excel, স্লাইড ও PDF, নতুনগুলো আগে রেখে আপনার ফাইল, আর তার নিচে আপনার ফোল্ডার। দুটি ফোল্ডার সবসময় থাকে:

• আউটপুট রাখে অফিসের বানানো নথিগুলো।
• স্ক্যান রাখে একটা কাগজ স্ক্যান করুন থেকে আপনার রেখে দেওয়া জিনিস।

খুলতে একটি ফাইলে ট্যাপ করুন। কোনো ফাইল না থাকলে পাতায় লেখা থাকে এখনো কোনো ফাইল নেই।

ফাইল খুঁজুন ও গুছিয়ে রাখুন

ফাইল খুঁজতে সার্চ বক্সে লিখুন, যেখানে লেখা কোন ফাইল খুঁজছেন? সার্চ ফাইলের নাম বা তার ফোল্ডারের নামের সঙ্গে মেলায়। শুধু Word, Excel, স্লাইড বা PDF ফাইল দেখতে একটি ধরনে ট্যাপ করুন। কিছু না মিললে পাতায় লেখা আসে সেই নামে কিছু নেই। এর ভেতরের একটি শব্দ চেষ্টা করুন।

একটি ফোল্ডার বানাতে:

1. নতুন ফোল্ডার ট্যাপ করুন।
2. ফোল্ডারের একটি নাম-এর নিচে একটি নাম লিখে পাঠান।
3. পাতায় লেখা আসে ফোল্ডার তৈরি হয়েছে।

একটি ফাইল নিয়ে কাজ করতে তার সারিতে ⋯ ট্যাপ করুন:

• সরান আপনার ফোল্ডারগুলো দেখায়, ফাইলের নিজের ফোল্ডারে টিক দেওয়া থাকে। অন্য একটি ফোল্ডারে ট্যাপ করুন, তাহলে পাতায় লেখা আসে সরানো হয়েছে।
• নাম পরিবর্তন নতুন নাম চায়। ফাইলের শেষের অংশ, যেমন .pdf, থেকে যায়, আর পাতায় লেখা আসে নাম পরিবর্তিত হয়েছে।
• মুছুন আগে জিজ্ঞেস করে। আপনি কি নিশ্চিত? নামের একটি বক্সে লেখা থাকে ফাইলটি আপনার ফাইল থেকে চলে যাবে আর তা ফেরানো যাবে না। নিশ্চিত করতে মুছুন ট্যাপ করুন, রেখে দিতে বাতিল।

একই মেনুতে Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF ফাইলের জন্য এটি পরিবর্তন করুন আর PDF-এর জন্য স্বাক্ষর করুন আছে। সারি পাশে সোয়াইপ করেও নাম পরিবর্তন ও মুছুন-এ পৌঁছানো যায়।

নিজের কোনো ফোল্ডার খুলে ওপরে ⋯ ট্যাপ করলে তার নাম পরিবর্তন বা মুছুন করা যায়। ফোল্ডার মুছতে গেলে জিজ্ঞেস করে এই ফোল্ডার মুছবেন? এর ফাইলগুলোও মুছে যাবে, তার পরে ভেতরের ফাইলের সংখ্যা। আউটপুট ও স্ক্যান-এ কোনো ⋯ মেনু নেই, তাই সে দুটি থেকে যায়।

একটি ফাইল আনুন

আপনি ফোন থেকে যেকোনো ফোল্ডারে ছবি ও নথি যোগ করতে পারেন।

1. আমার ফাইল-এ একটি ফাইল ইম্পোর্ট করুন ট্যাপ করুন।
2. ফাইলগুলো যে ফোল্ডারে যাবে তা বেছে নিন।
3. আপনার ছবি বা নথি বাছুন।

কোনো ফোল্ডারের ভেতরে একটি ফাইল ইম্পোর্ট করুন ফোল্ডার বাছাই বাদ দিয়ে ফাইলগুলো সরাসরি সেই ফোল্ডারে রাখে।

একসঙ্গে কয়েকটি বাছুন। সীমার বেশি বাছলে অ্যাপ প্রথমগুলো রাখে আর সে কথা জানায়। শেষ হলে সংখ্যাসহ ইমপোর্ট সম্পন্ন দেখায়। কোনো ফাইল খুব বড় হলে বা পড়া না গেলে দেখায় ইমপোর্ট হয়েছে, সঙ্গে মোটের মধ্যে কতটি ঢুকেছে তার সংখ্যা। আমার ফাইল-এর নিজস্ব সীমা আছে: ফাইল ও ফোল্ডারের সংখ্যায় এবং তারা যে জায়গা নেয় তাতে।

ফাইল শেয়ার করুন বা পাঠিয়ে দিন

দুটি কাজ দেখতে একই রকম, কিন্তু আলাদা কাজ করে।

• শেয়ার আপনার ফোনের শেয়ার শিট খোলে ফাইলটিকেই নিয়ে, তার নিজের নামে ও নিজের ফরম্যাটে। এটি কখনো লিংক পাঠায় না। এটি পাবেন ফাইলের ⋯ মেনুতে, তৈরি নথির কার্ডের ⋯ মেনুতে এবং একটি প্রকল্পে।
• এটি পাঠান… ফাইলটি নূরভার অন্য একটি অংশে পৌঁছে দেয়, যাতে সেখানে আপনি কাজ চালিয়ে যেতে পারেন। এটি পাবেন একই ⋯ মেনুতে, আর তৈরি নথির কার্ডে একটি বোতাম হিসেবে।

এটি পাঠান… ফাইলের নামে শিরোনাম দেওয়া একটি শিট খোলে। এটি দিয়ে তিনি কী করবেন? (ঐচ্ছিক) লেখা বক্সে যা করাতে চান তা লিখুন, তারপর একটি জায়গায় ট্যাপ করুন।

এটিকে এক পাতার সারসংক্ষেপে বদলে দিন আর কী কী বাকি আছে তার তালিকা করুন।

শিটে আপনি যেখান থেকে পাঠাচ্ছেন সেই জায়গাটি থাকে না, তাই অফিস থেকে পাঠালে আপনি অফিস দেখেন না। আপনি এখনো কাউকে নিয়োগ না করে থাকলে বিশেষজ্ঞের তালিকা বলে আগে একজনকে নিয়োগ করতে। ফাইল পাঠানোর সময় কোনো জায়গা তা নিতে না পারলে শিট সে কথা বলে: ফাইলটি সংরক্ষিত থাকে, আর আপনি সেই জায়গা খুললে তা সেখানে পৌঁছায়।

কাজ তৈরি হলে জানুন

আপনি দূরে থাকার সময় অফিস একটি নথি শেষ করলে নূরভা একটি বিজ্ঞপ্তি পাঠায়। আপনার নথি প্রস্তুত নথির নাম বলে আর অফিস খুলতে বলে। আপনার নথি থেমে আছে চালিয়ে যেতে অফিস খুলতে বলে, আর নথিটি শেষ হয়নি আবার চেষ্টা করতে তা খুলতে বলে। বিজ্ঞপ্তিতে ট্যাপ করলে অফিস খোলে। নথিটি খোলা রেখে আপনি তা দেখতে থাকলে কোনো বিজ্ঞপ্তি আসে না।

এই বিজ্ঞপ্তিগুলো একটি সুইচ মানে: সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি › কাজ শেষ হয় বা থেমে যায়, জানান যখন-এর নিচে। এটি শুরুতে চালু থাকে, আর এটি ডিজাইনার, আরাকনি, স্ক্যানার, খুঁজুন ও ড্রপের ক্ষেত্রেও কাজ করে।