প্রকল্প ও সংস্করণ
প্রকল্প কী
একটি প্রকল্প একটি কাজকে এক জায়গায় ধরে রাখে: তার ব্রিফ, তার প্রতিটি সংস্করণ আর আপনার দেওয়া ফাইল। এটি আপনার নূরভা অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত থাকে, তাই আপনার যেকোনো ডিভাইসে খোলে। যে কাগজ অনেক দফায় এগোয়, তার জন্য প্রকল্প ব্যবহার করুন, যেমন যে রিপোর্টটি আপনি বারবার ভালো করেন বা যে ওয়ার্কবুক প্রতি মাসে হালনাগাদ করেন।
প্রকল্পের ভেতরে অফিস যে পরিবর্তনই করে, তা নতুন একটি সংস্করণ হিসেবে সংরক্ষিত হয়। আগের সংস্করণগুলো প্রকল্পেই থাকে, আর যেকোনোটিতে আপনি ফিরে যেতে পারেন।
আপনার প্রথম প্রকল্প সংরক্ষিত হওয়ার আগে আপনার প্রকল্প আপনার কাছেই থাকে নামে একটি শিট তিনটি কথা জানায়: আপনার জন্য সেভ করা (আপনার ব্রিফ, প্রতিটি সংস্করণ আর আপনার যোগ করা ফাইল আপনার নূরভা অ্যাকাউন্টে রাখা হয়), ব্যক্তিগত (আপনার প্রকল্পের লেখা ও ফাইল এনক্রিপ্ট করা থাকে, কখনো বিক্রি হয় না, বিজ্ঞাপনেও ব্যবহার হয় না) এবং নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতে (যেকোনো সময় প্রকল্প মুছে ফেলুন; অ্যাকাউন্ট মুছলে প্রতিটি প্রকল্প মুছে যায়)। এগিয়ে যেতে চালিয়ে যান ট্যাপ করুন। ছদ্মবেশী অবস্থায় প্রকল্প সংরক্ষিত হয় না।
প্রকল্প শুরু করুন
দুটি উপায় আছে।
- অফিসের ওপরে ⋯ ট্যাপ করুন।
- প্রকল্প বেছে নিন।
- নতুন প্রকল্প ট্যাপ করুন।
- প্রকল্পের নাম দিন…-এ একটি নাম লিখুন।
- তৈরি করুন ট্যাপ করুন।
অথবা আপনার হাতে আগে থেকে থাকা কোনো কাগজ থেকে শুরু করুন। অফিসকে তার দেওয়া একটি কাগজ বদলাতে বলুন, তাহলে অফিস সেই কাগজটিকে সংস্করণ 1 আর আপনার বদলকে সংস্করণ 2 হিসেবে রাখে, সঙ্গে নোট থাকে প্রকল্প হিসেবে রাখা হয়েছে।
প্রকল্প খোলা থাকলে অফিসের ওপরে একটি বারে লেখা থাকে প্রকল্প: আর তার নাম। প্রকল্পের পাতা খুলতে নামটিতে ট্যাপ করুন। অন্য কাজ করতে চাইলে প্রকল্প বন্ধ করতে × ট্যাপ করুন। ডেস্ক ব্যস্ত থাকলে অ্যাপ আপনাকে আগে ডেস্কের কাজ শেষ করতে বা থামাতে বলে।
কোনো প্রকল্পে এখনো ব্রিফ না থাকলে তাতে আপনার প্রথম অনুরোধই তার ব্রিফ হয়ে যায়।
প্রকল্পের ভেতরে কাজ করুন
প্রকল্প খোলা থাকলে অফিস আপনার জন্য যে কাগজই বানায়, তা পরবর্তী সংস্করণ হিসেবে প্রকল্পে সংরক্ষিত হয়, আর অ্যাপ সংস্করণের নম্বর বসিয়ে বলে প্রকল্পে সংস্করণ … হিসেবে সংরক্ষিত। আগের কোনো সংস্করণ থেকে এগোতে:
- প্রকল্প খুলুন এবং প্রকল্পটি ট্যাপ করুন।
- সংস্করণ-এর নিচে যে সংস্করণ চান তার পাশের ⋯ ট্যাপ করুন।
- এখান থেকে চালিয়ে যান বেছে নিন।
সেই সংস্করণটি বর্তমান সংস্করণ হয়ে যায়, আর ডেস্ক তার ফাইল নিয়ে খোলে। কী বদলাতে চান তা বলুন:
সারসংক্ষেপ আরও ছোট করুন আর 3 নম্বর পাতায় খরচের একটি টেবিল যোগ করুন।এই বদল নতুন একটি সংস্করণ হয়। কোনো পুরোনো সংস্করণ থেকে শুরু করলে নতুনটিতে সেই নম্বর বসিয়ে সংস্করণ … থেকে চিহ্ন থাকে। বর্তমান সংস্করণ বদলাতে প্রকল্পের পাতার বক্সেও লিখতে পারেন, যেখানে লেখা কী পরিবর্তন হওয়া উচিত?
কোনো কাগজ প্রকল্পে যোগ করা না গেলে অ্যাপ বলে এই সংস্করণ প্রকল্পে সংরক্ষিত হয়নি। এটি আমার ফাইলে আছে।
প্রকল্পের পাতা
প্রকল্পের নামের নিচে পাতাটির তিনটি অংশ থাকে।
| অংশ | এতে কী থাকে |
|---|---|
| ব্রিফ | প্রকল্পের ব্রিফ: তাতে আপনার প্রথম অনুরোধ, বা যে অনুরোধ থেকে প্রথম সংস্করণ হয়েছে সেটি। লম্বা হলে পুরোটা পড়তে আরও ট্যাপ করুন। |
| সংস্করণ | প্রতিটি সংস্করণ, নতুনটি আগে: তার নম্বর, যেটি থেকে আপনি কাজ করছেন তার গায়ে বর্তমান ট্যাগ, তাতে কত পাতা, আর সেটি কোথা থেকে এসেছে। |
| আপনার ফাইল | প্রকল্প যে ফাইল আবার ব্যবহার করবে, আপনার যোগ করা সেই ফাইলগুলো। |
প্রকল্পের একটি কাগজ Word নথি, Excel ওয়ার্কবুক, প্রেজেন্টেশন বা PDF হতে পারে। যেকোনো সংস্করণে ট্যাপ করলে তার ফাইল খোলে।
একটি সংস্করণের ⋯ মেনুতে আছে খুলুন, শেয়ার, এখান থেকে চালিয়ে যান ও মুছুন। মুছতে গেলে আগে একটি পপআপ জিজ্ঞেস করে, তাতে সংস্করণটির নাম থাকে: এর ফাইল এই প্রজেক্ট থেকে সরানো হবে। মুছুন দিয়ে নিশ্চিত করুন।
ফাইল যোগ করুন
- আপনার ফাইল-এর নিচে যোগ করুন ট্যাপ করুন।
- ফাইলটি বেছে নিন।
- এটি কী?-এর নিচে টেমপ্লেট, লোগো, ফন্ট, ছবি বা রেফারেন্স বেছে নিন।
অ্যাপ নিশ্চিত করে প্রকল্পে রাখা হয়েছে। আবার যোগ করতে হবে না। কোনো ফাইল বাদ দিতে তার ⋯ ট্যাপ করুন, সরিয়ে ফেলুন বেছে নিন ও নিশ্চিত করুন। আগে বানানো সংস্করণগুলোতে ফাইলটি থেকে যায়।
নাম বদলান, শেয়ার করুন ও মুছুন
প্রকল্পের নামের পাশের ⋯ মেনুতে তিনটি কাজ আছে:
- নাম পরিবর্তন: একটি নতুন নাম লিখুন।
- শেয়ার: সবচেয়ে নতুন সংস্করণের ফাইলটিই পাঠায়, তার নিজের ফরম্যাটে আর নিজের নামে। এখনো কোনো সংস্করণ না থাকলে অ্যাপ বলে শেয়ার করার মতো কোনো সংস্করণ এখনো নেই।
- মুছুন: আগে জিজ্ঞেস করে, তারপর প্রকল্প আর তার প্রতিটি সংস্করণ আপনার সব ডিভাইস থেকে মুছে দেয়। আমার ফাইল-এ থাকা কপি থেকে যায়। এটি ফেরানো যায় না।
প্রকল্পের স্টোরেজ
প্রতিটি অ্যাকাউন্টের সব প্রকল্প মিলিয়ে একটিই জায়গা থাকে। এটি মাপা হয় আকার দিয়ে, কতগুলো সংস্করণ বা ফাইল রাখলেন তা দিয়ে নয়। সংস্করণ আর যোগ করা ফাইল, দুটোই হিসাবে ধরা হয়।
আপনার ফাইল-এর নিচে একটি লাইনে দেখায় আপনার প্রকল্পগুলো জায়গার কতটা ব্যবহার করছে। জায়গা ভরে গেলে অ্যাপ তা জানায় এবং আরও যোগ করতে একটি পুরোনো সংস্করণ বা ফাইল মুছতে বলে। যে প্রকল্প আর লাগবে না তা-ও মুছতে পারেন।
আপনার প্ল্যান ঠিক করে দেয় আপনি কয়টি প্রকল্প রাখতে পারবেন, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ জানায়। নতুন একটি শুরু করতে একটি প্রকল্প মুছুন। প্রকল্পের জন্য সংযোগ লাগে; অফলাইনে থাকলে অ্যাপ তা জানায়।