অফিস

নিজের কথায় বলুন

অফিস একটি সাধারণ অনুরোধকে তৈরি ফাইলে বদলে দেয়। রিপোর্ট, বাজেটের শিট, এক সেট স্লাইড বা একটি PDF দরকার হলে, আর হাতে বানানোর বদলে যা চান তা বলে দিতে চাইলে, এটি ব্যবহার করুন।

1. নিচের বারে অফিস খুলুন।
2. আমার জন্য একটা ফাইল বানান ট্যাপ করুন, অথবা নিচের বক্সে লিখুন। বক্স জিজ্ঞেস করে আপনার কী প্রয়োজন?
3. ফাইলটি কীসের জন্য, কে পড়বে আর এতে কী থাকতে হবে তা বলে পাঠান।

ফাঁকা ডেস্কে আপনি আমার মিটিং তৈরি করুন বা আমার খরচগুলো গুছিয়ে দিন-এর মতো একটি উদাহরণে ট্যাপ করে সেটিকে আপনার প্রথম বার্তা হিসেবে পাঠাতে পারেন। ডেস্ক আগে একটি ছোট প্রশ্ন করতে পারে, যেমন নথিটি কী নিয়ে আর কার জন্য; বক্সে জবাব দিন, অথবা তার একটি পরামর্শে ট্যাপ করুন।

আমার সংসারের একটি খরচের শিট, সঙ্গে ক্যাটাগরি, সূত্র ও মোট।

আমার আইডিয়া 5টি স্লাইডে ব্যাখ্যা করে এমন একটি ছোট প্রেজেন্টেশন।

ধরন ও স্তর বেছে নিন

ধরনটির নাম আপনি নিজের কথায় বলতে পারেন, অথবা নিজেই বেছে নিতে পারেন:

1. বক্সে + ট্যাপ করুন।
2. নতুন নথি-র নিচে Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF বেছে নিন।
3. ভাবনা দিয়ে স্তর ঠিক করুন: কম, মাঝারি, সর্বোচ্চ বা আল্ট্রা।

আপনার বাছাই বক্সে ছোট ট্যাগ হিসেবে দেখায়, আর প্রেজেন্টেশন সেখানে স্লাইড নামে থাকে; ধরনের ট্যাগে ট্যাপ করলে তা মুছে যায়। কোনো ধরন না বাছলে ডেস্ক আপনার কথা থেকে তা বুঝে নেয়। শুরুতে সর্বোচ্চ স্তর বাছা থাকে। উঁচু স্তর নথির প্রতি বেশি যত্ন নেয় এবং বেশি ক্রেডিট খরচ করে; পার্থক্যটি বোঝানো আছে স্তর ও ক্রেডিট গাইডে।

একটি নথি কত লম্বা হতে পারে

অনুরোধেই দৈর্ঘ্য বলুন, যেমন "12 পাতার একটি রিপোর্ট"। নূরভা তা মেনে চলে, সেই ধরনের ফাইল সর্বোচ্চ যত ধরে ততটা পর্যন্ত। তার বেশি চাইলে আপনি সর্বোচ্চটাই পান। কোনো দৈর্ঘ্য না বললে Word নথি বা PDF স্তর অনুযায়ী হয়, আর ওয়ার্কবুকে কয়েকটি শিট থাকে।

ছবি বা ফাইল যোগ করুন

যে উপকরণ থেকে নথিটি বানানো হবে তা সংযুক্ত করুন, যেমন নোট, হোয়াইটবোর্ডের ছবি বা গত মাসের হিসাব।

1. বক্সে + ট্যাপ করুন।
2. ছবি, ক্যামেরা বা ফাইল বেছে নিন।
3. যা চান তা বাছুন।
4. আপনার অনুরোধ লিখে পাঠান।

একটি বার্তায় সংযুক্তির একটি সীমা আছে, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ আপনাকে জানায়। সাইন ইন করা না থাকলে নূরভা আগে সাইন ইন করতে বলে। স্ক্যান সারিটি তার বদলে স্ক্যানার খোলে; দেখুন কাগজ স্ক্যান করুন।

বানানো দেখুন

ফাইলের ধরন ও শিরোনামসহ একটি কার্ড আসে। তাতে চারটি ধাপ পরপর দেখায়: রূপরেখা, লেখা, লেআউট ও যাচাই।

অফিস নথির জন্য ছবিও আঁকতে পারে: একটি প্রচ্ছদ আর প্রতিটি অংশের একটি করে শুরুর ছবি, যা আপনার বিষয়ের জন্যই বানানো। এ সময় কার্ডে লেখা থাকে ছবিগুলো আঁকা হচ্ছে। ছবি চালু বা বন্ধ করতে + ট্যাপ করে ডেস্ক টুল খুলুন এবং ছবি সুইচ ব্যবহার করুন। কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, তথ্যসূত্র আর ছোট Nourva চিহ্নও সেখানেই ঠিক হয়; দেখুন কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, ছবি ও তথ্যসূত্র।

অ্যাপ ছেড়ে গেলে বা ফোন লক করলেও Word নথি, Excel ওয়ার্কবুক বা PDF বানানো চলতে থাকে। শেষ হলে বা থেমে গেলে জানতে সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি-তে কাজ শেষ হয় বা থেমে যায় চালু রাখুন। বিজ্ঞপ্তিতে ট্যাপ করলে তৈরি নথিটি খোলে, অথবা কেন থেমেছে তা জানায়।

থামান ও চালিয়ে যান

1. কাজ চলার সময় কার্ডে থামান ট্যাপ করুন।
2. আপনি কি নিশ্চিত? পপআপে থামান ট্যাপ করুন।

তখন কার্ডে থামানো হয়েছে লেখা আসে, সঙ্গে সে যে ধাপে পৌঁছেছিল তা, আর চালিয়ে যান দেখায়। এগিয়ে যেতে চালিয়ে যান ট্যাপ করুন, অথবা বক্সে একটি বদল লিখুন, যা এখন জিজ্ঞেস করে কিছু বদলান, বা চালিয়ে যান…।

একটি নথি নিজে থেকেও থামতে পারে। তখন কার্ডে আপনাকে দরকার ও চালিয়ে যান দেখায়, আর কেন থেমেছে ও কী করতে হবে তা কথায় বলে:

• নথিটি এক দফায় অনুমোদিত সময়ের চেয়ে বেশি চলেছে, অথবা কাজ সাড়া দেওয়া বন্ধ করেছে: চালিয়ে যান ট্যাপ করুন, তাহলে শেষ সংরক্ষিত পাতা থেকে আবার চলবে।
• আপনার ক্রেডিট শেষ হয়ে গেছে: আবার ক্রেডিট পেলে চালিয়ে যান ট্যাপ করুন, তাহলে শেষ সংরক্ষিত পাতা থেকে আবার চলবে।
• নথিটি একটি নথির সর্বোচ্চ সীমায় পৌঁছেছে: এটি দুটি ছোট অংশে আবার চান।
• আজকের নথির সীমা পূর্ণ হয়েছে: কাল চালিয়ে যান।

আপনার ফাইল খুঁজে নিন

নথি তৈরি হলে কার্ডে আমার ফাইলে সেভ হয়েছে, একটি প্রিভিউ আর তিনটি কাজ দেখায়: খুলুন, এটি পাঠান…, এবং শেয়ার ও কিছু পরিবর্তন করুন থাকা একটি ⋯ মেনু। PDF হলে সেখানে স্বাক্ষর করুন-ও থাকে। সাইন ইন অবস্থায় বানানো নথি আমার ফাইল-এ রাখা হয়, যা আপনি অফিসের হোম থেকে বা + শিট থেকে খুলতে পারেন।

একটি স্তর বেছে নিন

অফিস প্রতিটি ফাইল চারটি স্তরের একটিতে বানায়: কম, মাঝারি, সর্বোচ্চ ও আল্ট্রা। উঁচু স্তর ফাইলের প্রতি বেশি যত্ন নেয় এবং বেশি ক্রেডিট খরচ করে। ডিফল্ট স্তর সর্বোচ্চ। আপনার বাছাই আপনার অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত থাকে, আর Word, Excel, প্রেজেন্টেশন ও PDF — সব ফাইলই তা ব্যবহার করে।

1. নিচের বারে অফিস খুলুন।
2. আমার জন্য একটা ফাইল বানান ট্যাপ করুন।
3. বক্সে + ট্যাপ করুন।
4. ভাবনা দিয়ে কম, মাঝারি, সর্বোচ্চ বা আল্ট্রা বেছে নিন। সারিটি দেখায় আপনি এখন কোন স্তরে আছেন।

নতুন স্তরটি আপনার পরের ফাইলের অনুরোধ থেকে প্রযোজ্য হয়।

প্রতিটি স্তরে কী বদলায়

প্রতিটি ধাপ ওপরে উঠলে যত্ন বাড়ে, আর ফাইলের খরচও বাড়ে। আপনি কোনো দৈর্ঘ্য না বললে স্তরই ঠিক করে Word বা PDF ফাইল কত লম্বা হতে চাইবে।

Excel ওয়ার্কবুক প্রতিটি স্তরেই কয়েকটি শিট নিয়ে তৈরি হতে চায়। আপনি দৈর্ঘ্য বললে নূরভা তা মেনে চলে, সেই ধরনের ফাইল সর্বোচ্চ যত ধরে ততটা পর্যন্ত।

আমাদের অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া নিয়ে 25 পাতার একটি রিপোর্ট লিখুন

ক্রেডিট কীভাবে কাটে

অফিসের ফাইলের দাম ক্রেডিটে দিতে হয়। স্তর, দৈর্ঘ্য ও ছবি যত বাড়ে, ফাইলের খরচও তত বাড়ে। ফাইল বেসিক চ্যাট নয়, তাই তা কখনো আপনার ফ্রি চ্যাট খরচ করে না।

• ফাইলের প্রচ্ছদ ও অংশের জন্য আঁকা ছবি দাম বাড়ায়। এগুলো বন্ধ করে দিতে পারেন; দেখুন কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, ছবি ও তথ্যসূত্র।
• স্টার্টার-এ কোনো ক্রেডিট অন্তর্ভুক্ত নেই এবং তাতে ক্রেডিট কেনাও যায় না, তাই সেখানে অফিসের ফাইলের দাম নূরভা আপনাকে যে ক্রেডিট দিয়েছে তা থেকে যায়।
• প্রফেশনাল, আলটিমেট ও ম্যাক্স আগে প্ল্যানের ক্রেডিট ব্যবহার করে, আপনার সাপ্তাহিক শক্তি পর্যন্ত, তারপর অতিরিক্ত ক্রেডিট।

কোন ক্রেডিট কোন ক্রমে ব্যবহার হয় আর কোনগুলোর মেয়াদ শেষ হয়, তা জানতে দেখুন ক্রেডিট কীভাবে কাজ করে।

ক্রেডিট ফুরিয়ে গেলে

ফাইল পাঠানোর সময় আপনার ক্রেডিট তার খরচ না মেটালে অফিস ফাইলটি বানায় না, আর বলে: আপনার ক্রেডিট এই কাগজের জন্য যথেষ্ট নয় — আপনার প্ল্যান নবায়ন করে আবার পাঠান।

ফাইল বানানোর মাঝখানে ক্রেডিট ফুরিয়ে গেলে ফাইলটি থেমে যায় আর যতটা হয়েছে তা রেখে দেয়। কার্ডে আপনাকে দরকার ও একটি চালিয়ে যান বোতাম দেখায়, সঙ্গে এই কথাগুলো: আপনার ক্রেডিট শেষ হয়ে গেছে। টপ আপ করুন, তারপর আবার চালু করুন — শেষ সংরক্ষিত পৃষ্ঠা থেকে এগোবে।

1. ক্রেডিট যোগ করুন। প্রফেশনাল, আলটিমেট ও ম্যাক্সে iPhone ও iPad-এ সেটিংস › সাবস্ক্রিপশন ও ব্যবহার › ক্রেডিট কিনুন খুলুন।
2. অফিসে থেমে থাকা ফাইলের কার্ডে ফিরে যান।
3. চালিয়ে যান ট্যাপ করুন।

একটি সীমায় পৌঁছেও ফাইল থামতে পারে, আর কার্ড বলে দেয় কোনটি। একটি ফাইল একটি নথির সর্বোচ্চ সীমায় পৌঁছালে সেটি দুটি ছোট অংশে চান। দিনের নথির সীমায় পৌঁছালে পরের দিন চালিয়ে যান।

খরচ কম রাখুন

• প্রথম খসড়ার জন্য কম ব্যবহার করুন, তারপর যে ফাইল শেয়ার করবেন তার জন্য স্তর বাড়ান।
• আপনার যত লম্বা দরকার তা বলে দিন। ছোট ফাইলের খরচ কম।
• ফাইলে ছবির দরকার না থাকলে ছবি বন্ধ করে দিন।

বলেই ফাইল বদলান

অফিসে ফাইল বদলাতে হাতে সম্পাদনা করতে হয় না; কী আলাদা হবে তা বললেই হয়। অফিস ফাইলটি খোলে, আপনার বলা অংশ বদলায় এবং ফলাফলটি একটি নতুন ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করে। যে ফাইল থেকে শুরু করেছিলেন, সেটি আগের মতোই থাকে।

এটি যেমন অফিসের বানানো নথিতে চলে, তেমনই চলে আপনার আগে থেকে থাকা Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF ফাইলে। প্রতিটি বদল একটি অফিস অনুরোধ, আর তার দাম ক্রেডিটে। দেখুন স্তর ও ক্রেডিট।

অফিসের বানানো নথি বদলান

নথি তৈরি হলে তার কার্ডে খুলুন ও এটি পাঠান… দেখায়। কার্ডের ⋯-এ আছে শেয়ার, কিছু পরিবর্তন করুন এবং PDF হলে স্বাক্ষর করুন।

1. নথির কার্ডে ⋯ ট্যাপ করুন।
2. কিছু পরিবর্তন করুন বেছে নিন।
3. বক্সে, যা জিজ্ঞেস করে কী পরিবর্তন হওয়া উচিত?, কী বদলাবে তা লিখে পাঠান।

দ্বিতীয় ধাপের পর অ্যাপ বলে পিন করা — কী পরিবর্তন করবেন বলুন, আর ডেস্কের একদম ওপরে ফাইলের নামসহ একটি কাজ চলছে: সারি থাকে। বদলানো ফাইলটি নতুন কার্ড হয়ে আসে এবং আপনার কাজের ফাইল হয়ে যায়, তাই পরের বদলটি তার ওপরেই চলে। সেই ফাইলে কাজ বন্ধ করতে কাজ চলছে: সারির × ট্যাপ করুন।

মেনু বাদ দিয়েও করা যায়। নথি তৈরি হলে ডেস্ক বলে তৈরি। কিছু বদলাতে চান?, আর আপনি সরাসরি বক্সে আপনার বদল লিখতে পারেন।

একটি বদল নথিটিকে একটি প্রকল্প হিসেবেও রাখতে পারে: প্রথম নথিটি হয় সংস্করণ 1, আপনার বদল হয় সংস্করণ 2, আর সঙ্গে নোট থাকে প্রকল্প হিসেবে রাখা হয়েছে। দেখুন প্রকল্প ও সংস্করণ।

আপনার নিজের ফাইল বদলান

বদলের জন্য একটি ফাইল অফিসে আনার তিনটি উপায় আছে।

• আমার ফাইল থেকে। আমার ফাইল খুলুন, নথির সারিতে ⋯ ট্যাপ করে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন। ডেস্ক খোলে কাজ চলছে: ও ফাইলের নামসহ।
• ভিউয়ার থেকে। ফাইলটি খুলুন, ওপরে ⋯ ট্যাপ করে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন। ফাইলটি আগে থেকে বাছা অবস্থায় অফিস খোলে।
• + শিট থেকে। অফিস ডেস্কে + ট্যাপ করুন, ফাইল বেছে নিন, ফাইলটি বাছুন এবং কী করাতে চান তা বলুন। একটি বার্তায় সংযুক্তির একটি সীমা আছে, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ আপনাকে জানায়।

আপনার নিজের ফাইল নিজের রূপ বজায় রাখে। ডেস্ক টুল-এর আউটপুট পছন্দগুলো, যেমন কাগজের আকার ও সারিবদ্ধতা, অফিস আপনার কথা থেকে যে পরের নথিটি লেখে তার রূপ ঠিক করে, আপনার ফাইলের সম্পাদনার রূপ নয়। দেখুন কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, ছবি ও তথ্যসূত্র।

অফিস ফাইলটি নিয়েই কাজ করে এবং শুধু যা বলেছেন তা-ই বদলাতে চায়:

• Word: স্টাইল, হেডার, ফুটার ও ছবি যেমন আছে তেমন থাকে।
• Excel: সূত্র সূত্রই থাকে, আর যা বলেননি তা ছোঁয়া হয় না।
• প্রেজেন্টেশন: স্লাইডের আকার ও লেআউট থাকে, আর স্লাইড যোগ বা বদল হয় নিজের জায়গাতেই।
• PDF: যে লেখা বদলাননি তা নিজের ফন্ট ধরে রাখে।

ব্যাখ্যা করো ও পড়ে শোনান

কোনো ফাইল খুললে, যেমন নথির কার্ডের খুলুন দিয়ে, ভিউয়ারের ওপরে ⋯ ট্যাপ করলে এটি পরিবর্তন করুন, ব্যাখ্যা করো ও পড়ে শোনান দেখা যায়।

• ব্যাখ্যা করো নূরভা ওয়ান খোলে। সে আপনার ভাষায় সংক্ষেপে বলে ফাইলটি কী আর তার প্রধান বিষয়গুলো কী, তারপর জিজ্ঞেস করে ফাইলটি নিয়ে আপনি কী জানতে চান।
• পড়ে শোনান নূরভা ওয়ানকে দিয়ে ফাইলটি আপনাকে পড়ে শোনায়। সে পড়ার সময় একই সারিতে লেখা থাকে পড়া থামান; আপনি থামালে লেখা থাকে পড়া চালিয়ে যান।
• এটি পরিবর্তন করুন ফাইলটিকে ওপরে বলা মতো অফিসে নিয়ে যায়।

নূরভা ওয়ান আগে থেকে খোলা না থাকলে সে শুরু হওয়ার সময় ভিউয়ার দেখায় নূরভা ওয়ান খুলছে…। কোনো ফাইলে পড়ার মতো লেখা না থাকলে তা বলে পড়ার মতো কোনো লেখা নেই। নূরভা ওয়ানের সঙ্গে কথোপকথনে ক্রেডিট লাগে। দেখুন নূরভা ওয়ানের সঙ্গে কথা বলুন।

ভালো বদলের জন্য কী বলবেন

জায়গাটির নাম বলুন, বদলটি বলুন, আর কী থাকবে তা বলুন। একটি জায়গা ধরে করা অনুরোধে একটিই বদল হয়।

• ফাইল যেভাবে বলে সেভাবে জায়গাটির নাম বলুন: একটি পাতা, একটি শিরোনাম, একটি স্লাইডের শিরোনাম, একটি শিটের নাম বা একটি সেল।
• দরকার হলে বলুন কী নড়বে না: «বাকি সব যেমন আছে তেমন রাখুন»।

প্রথম পাতায় শিরোনাম বদলে বার্ষিক রিপোর্ট করুন, আর বাকি সবকিছু যেমন আছে তেমন রাখুন।

বাজেট শিটে D কলামের নিচে একটি মোট সারি যোগ করুন।

সারসংক্ষেপ ছোট করুন, সর্বোচ্চ দুটি বাক্যে।

বদলানো ফাইলের সঙ্গে যে বার্তা আসে তাতে সাধারণত লেখা থাকে কী আর কোথায় বদলেছে, তাই আগে সেই জায়গাটি দেখুন। আগের সংস্করণ পছন্দ হলে যে ফাইল থেকে শুরু করেছিলেন সেটি খুলুন।

বদল না হলে

• ফাইলের মেয়াদ শেষ। কিছুক্ষণ আগে বাছা কোনো ফাইল আর পাওয়া নাও যেতে পারে, আর অফিস বলে সক্রিয় ফাইলের অনুলিপির মেয়াদ শেষ — আবার সংযুক্ত করুন। আমার ফাইল থেকে নথিটি আবার খুলে এটি পরিবর্তন করুন বেছে নিন, অথবা + শিট থেকে সংযুক্ত করুন।
• ফাইলটি পড়া যায়নি। অফিস বলে সক্রিয় ফাইলটি পড়া যায়নি — আবার সংযুক্ত করুন। ফাইলটি আবার সংযুক্ত করুন।
• ক্রেডিট কম পড়েছে। অফিস বলে আপনার ক্রেডিট এই কাগজের জন্য যথেষ্ট নয় — আপনার প্ল্যান নবায়ন করে আবার পাঠান। প্ল্যান নবায়ন করুন বা ক্রেডিট যোগ করুন, তারপর অনুরোধটি আবার পাঠান।

প্রকল্প কী

একটি প্রকল্প একটি কাজকে এক জায়গায় ধরে রাখে: তার ব্রিফ, তার প্রতিটি সংস্করণ আর আপনার দেওয়া ফাইল। এটি আপনার নূরভা অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত থাকে, তাই আপনার যেকোনো ডিভাইসে খোলে। যে কাগজ অনেক দফায় এগোয়, তার জন্য প্রকল্প ব্যবহার করুন, যেমন যে রিপোর্টটি আপনি বারবার ভালো করেন বা যে ওয়ার্কবুক প্রতি মাসে হালনাগাদ করেন।

প্রকল্পের ভেতরে অফিস যে পরিবর্তনই করে, তা নতুন একটি সংস্করণ হিসেবে সংরক্ষিত হয়। আগের সংস্করণগুলো প্রকল্পেই থাকে, আর যেকোনোটিতে আপনি ফিরে যেতে পারেন।

আপনার প্রথম প্রকল্প সংরক্ষিত হওয়ার আগে আপনার প্রকল্প আপনার কাছেই থাকে নামে একটি শিট তিনটি কথা জানায়: আপনার জন্য সেভ করা (আপনার ব্রিফ, প্রতিটি সংস্করণ আর আপনার যোগ করা ফাইল আপনার নূরভা অ্যাকাউন্টে রাখা হয়), ব্যক্তিগত (আপনার প্রকল্পের লেখা ও ফাইল এনক্রিপ্ট করা থাকে, কখনো বিক্রি হয় না, বিজ্ঞাপনেও ব্যবহার হয় না) এবং নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতে (যেকোনো সময় প্রকল্প মুছে ফেলুন; অ্যাকাউন্ট মুছলে প্রতিটি প্রকল্প মুছে যায়)। এগিয়ে যেতে চালিয়ে যান ট্যাপ করুন। ছদ্মবেশী অবস্থায় প্রকল্প সংরক্ষিত হয় না।

প্রকল্প শুরু করুন

দুটি উপায় আছে।

1. অফিসের ওপরে ⋯ ট্যাপ করুন।
2. প্রকল্প বেছে নিন।
3. নতুন প্রকল্প ট্যাপ করুন।
4. প্রকল্পের নাম দিন…-এ একটি নাম লিখুন।
5. তৈরি করুন ট্যাপ করুন।

অথবা আপনার হাতে আগে থেকে থাকা কোনো কাগজ থেকে শুরু করুন। অফিসকে তার দেওয়া একটি কাগজ বদলাতে বলুন, তাহলে অফিস সেই কাগজটিকে সংস্করণ 1 আর আপনার বদলকে সংস্করণ 2 হিসেবে রাখে, সঙ্গে নোট থাকে প্রকল্প হিসেবে রাখা হয়েছে।

প্রকল্প খোলা থাকলে অফিসের ওপরে একটি বারে লেখা থাকে প্রকল্প: আর তার নাম। প্রকল্পের পাতা খুলতে নামটিতে ট্যাপ করুন। অন্য কাজ করতে চাইলে প্রকল্প বন্ধ করতে × ট্যাপ করুন। ডেস্ক ব্যস্ত থাকলে অ্যাপ আপনাকে আগে ডেস্কের কাজ শেষ করতে বা থামাতে বলে।

কোনো প্রকল্পে এখনো ব্রিফ না থাকলে তাতে আপনার প্রথম অনুরোধই তার ব্রিফ হয়ে যায়।

প্রকল্পের ভেতরে কাজ করুন

প্রকল্প খোলা থাকলে অফিস আপনার জন্য যে কাগজই বানায়, তা পরবর্তী সংস্করণ হিসেবে প্রকল্পে সংরক্ষিত হয়, আর অ্যাপ সংস্করণের নম্বর বসিয়ে বলে প্রকল্পে সংস্করণ … হিসেবে সংরক্ষিত। আগের কোনো সংস্করণ থেকে এগোতে:

1. প্রকল্প খুলুন এবং প্রকল্পটি ট্যাপ করুন।
2. সংস্করণ-এর নিচে যে সংস্করণ চান তার পাশের ⋯ ট্যাপ করুন।
3. এখান থেকে চালিয়ে যান বেছে নিন।

সেই সংস্করণটি বর্তমান সংস্করণ হয়ে যায়, আর ডেস্ক তার ফাইল নিয়ে খোলে। কী বদলাতে চান তা বলুন:

সারসংক্ষেপ আরও ছোট করুন আর 3 নম্বর পাতায় খরচের একটি টেবিল যোগ করুন।

এই বদল নতুন একটি সংস্করণ হয়। কোনো পুরোনো সংস্করণ থেকে শুরু করলে নতুনটিতে সেই নম্বর বসিয়ে সংস্করণ … থেকে চিহ্ন থাকে। বর্তমান সংস্করণ বদলাতে প্রকল্পের পাতার বক্সেও লিখতে পারেন, যেখানে লেখা কী পরিবর্তন হওয়া উচিত?

কোনো কাগজ প্রকল্পে যোগ করা না গেলে অ্যাপ বলে এই সংস্করণ প্রকল্পে সংরক্ষিত হয়নি। এটি আমার ফাইলে আছে।

প্রকল্পের পাতা

প্রকল্পের নামের নিচে পাতাটির তিনটি অংশ থাকে।

প্রকল্পের একটি কাগজ Word নথি, Excel ওয়ার্কবুক, প্রেজেন্টেশন বা PDF হতে পারে। যেকোনো সংস্করণে ট্যাপ করলে তার ফাইল খোলে।

একটি সংস্করণের ⋯ মেনুতে আছে খুলুন, শেয়ার, এখান থেকে চালিয়ে যান ও মুছুন। মুছতে গেলে আগে একটি পপআপ জিজ্ঞেস করে, তাতে সংস্করণটির নাম থাকে: এর ফাইল এই প্রজেক্ট থেকে সরানো হবে। মুছুন দিয়ে নিশ্চিত করুন।

ফাইল যোগ করুন

1. আপনার ফাইল-এর নিচে যোগ করুন ট্যাপ করুন।
2. ফাইলটি বেছে নিন।
3. এটি কী?-এর নিচে টেমপ্লেট, লোগো, ফন্ট, ছবি বা রেফারেন্স বেছে নিন।

অ্যাপ নিশ্চিত করে প্রকল্পে রাখা হয়েছে। আবার যোগ করতে হবে না। কোনো ফাইল বাদ দিতে তার ⋯ ট্যাপ করুন, সরিয়ে ফেলুন বেছে নিন ও নিশ্চিত করুন। আগে বানানো সংস্করণগুলোতে ফাইলটি থেকে যায়।

নাম বদলান, শেয়ার করুন ও মুছুন

প্রকল্পের নামের পাশের ⋯ মেনুতে তিনটি কাজ আছে:

• নাম পরিবর্তন: একটি নতুন নাম লিখুন।
• শেয়ার: সবচেয়ে নতুন সংস্করণের ফাইলটিই পাঠায়, তার নিজের ফরম্যাটে আর নিজের নামে। এখনো কোনো সংস্করণ না থাকলে অ্যাপ বলে শেয়ার করার মতো কোনো সংস্করণ এখনো নেই।
• মুছুন: আগে জিজ্ঞেস করে, তারপর প্রকল্প আর তার প্রতিটি সংস্করণ আপনার সব ডিভাইস থেকে মুছে দেয়। আমার ফাইল-এ থাকা কপি থেকে যায়। এটি ফেরানো যায় না।

প্রকল্পের স্টোরেজ

প্রতিটি অ্যাকাউন্টের সব প্রকল্প মিলিয়ে একটিই জায়গা থাকে। এটি মাপা হয় আকার দিয়ে, কতগুলো সংস্করণ বা ফাইল রাখলেন তা দিয়ে নয়। সংস্করণ আর যোগ করা ফাইল, দুটোই হিসাবে ধরা হয়।

আপনার ফাইল-এর নিচে একটি লাইনে দেখায় আপনার প্রকল্পগুলো জায়গার কতটা ব্যবহার করছে। জায়গা ভরে গেলে অ্যাপ তা জানায় এবং আরও যোগ করতে একটি পুরোনো সংস্করণ বা ফাইল মুছতে বলে। যে প্রকল্প আর লাগবে না তা-ও মুছতে পারেন।

আপনার প্ল্যান ঠিক করে দেয় আপনি কয়টি প্রকল্প রাখতে পারবেন, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ জানায়। নতুন একটি শুরু করতে একটি প্রকল্প মুছুন। প্রকল্পের জন্য সংযোগ লাগে; অফলাইনে থাকলে অ্যাপ তা জানায়।

আমার হয়ে লিখে দিন কী করে

আমার হয়ে লিখে দিন অফিসের হোমের দ্বিতীয় টুল, উত্তর, চিঠি, বা এমন কথা যাকে গুছিয়ে নেওয়া দরকার লাইনটির নিচে। নিচের বারে অফিস খুলুন, তারপর আমার হয়ে লিখে দিন ট্যাপ করুন। এতে ছয়টি ডেস্ক আছে:

• নতুন লিখুন: টেমপ্লেট থেকে চিঠি, কার্যবিবরণী, চুক্তি ও পরিকল্পনা।
• জবাব: আপনি যা পেয়েছেন তা পেস্ট করুন আর কীভাবে উত্তর দেবেন তা বলুন।
• মসৃণ করুন: প্রুফ দেখা, সুর, দৈর্ঘ্য ও অনুবাদ।
• ফাইল: এক দফায় অনেক ফাইলের তথ্য বের করা, সারাংশ করা আর নাম বদলানো।
• স্বাক্ষর ও PDF টুলস: দেখুন PDF বা ছবিতে স্বাক্ষর করুন এবং PDF একত্র, কমপ্রেস, বিভক্ত ও রূপান্তর করুন।

সাইন ইন থাকতে হবে। একটি খসড়া বেসিক চ্যাট নয়, তাই তা আপনার ক্রেডিটে চলে।

ডেস্কগুলো বাদ দিয়েও চলতে পারেন: আমার হয়ে লিখে দিন পাতার বক্সে, যেখানে লেখা আপনার জন্য কী লিখব?, একটি অনুরোধ টাইপ করে পাঠান। আপনার কথা থেকে নূরভা নথির ধরন বুঝে নেয়।

নতুন কিছু লিখুন

1. নতুন লিখুন ট্যাপ করুন।
2. একটি টেমপ্লেট বেছে নিন। প্রতিটিতে এক লাইনের বর্ণনা আছে।
3. লেখা-র নিচে চাইলে সুর, দৈর্ঘ্য, আউটপুট ভাষা বা দ্বিতীয় ভাষা বদলান।
4. আপনার হাতে এমন তথ্য থাকলে সংযুক্তি-র নিচে নথি সংযুক্ত করুন ট্যাপ করুন। তথ্য আর সংখ্যার রেফারেন্স হিসেবে সেগুলোর লেখা পড়া হয়।
5. বক্সে খুঁটিনাটি টাইপ করে পাঠান।

লিনা হাদ্দাদের জন্য চাকরির প্রস্তাবপত্র, সেলস ম্যানেজার, 1 মার্চ থেকে শুরু, 30 দিনের নোটিশ, 3 মাসের প্রবেশনকাল

টেমপ্লেটগুলো ছয়টি গ্রুপে সাজানো:

সুর হতে পারে আনুষ্ঠানিক, বন্ধুত্বপূর্ণ বা দৃঢ়, আর শুরু হয় আনুষ্ঠানিক দিয়ে। দৈর্ঘ্য হতে পারে সংক্ষিপ্ত, সাধারণ বা বিস্তারিত, আর শুরু হয় সাধারণ দিয়ে। আউটপুট ভাষা শুরু হয় স্বয়ংক্রিয় দিয়ে, যা আপনার খুঁটিনাটির ভাষায় লেখে। দ্বিতীয় ভাষা শুরু হয় কোনোটি নয় দিয়ে; একটি ভাষা বাছলে খসড়ায় থাকে আউটপুট ভাষায় সম্পূর্ণ নথি, তারপর দ্বিতীয় ভাষায় তার বিশ্বস্ত একটি আয়না। জবাব ও মসৃণ করুন-এও একই লেখা ও সংযুক্তি অংশ আছে।

জবাব ও মসৃণ করা

জবাব

1. জবাব ট্যাপ করুন।
2. আমরা কীভাবে জবাব দেব? ট্যাপ করে একটি অভিপ্রায় বেছে নিন, অথবা খালি রেখে নিজের নির্দেশ দিন।
3. আপনি যে বার্তা পেয়েছেন তা বক্সে পেস্ট করুন। নির্দেশ যোগ করতে তার নিচে একটি ফাঁকা লাইন রেখে লিখুন।
4. পাঠান।

তাঁদের ধন্যবাদ জানান, বলুন আমরা বৃহস্পতিবার দেখা করতে পারি, আর আগে আলোচ্যসূচি পাঠাতে বলুন

মসৃণ করুন

1. মসৃণ করুন ট্যাপ করুন।
2. আমরা লেখার সাথে কী করব? ট্যাপ করে একটি কাজ বেছে নিন, অথবা খালি রেখে নিজের নির্দেশ দিন।
3. লেখাটি বক্সে পেস্ট করুন। নির্দেশ যোগ করতে তার নিচে একটি ফাঁকা লাইন রেখে লিখুন।
4. পাঠান।

খসড়া নিয়ে কাজ করুন

খসড়া লেখার সময় একটি পাতা হিসেবে দেখা যায়। নিশ্চিত করার পর থামান তা থামিয়ে দেয়। শেষ হলে:

• খসড়া দুটি রূপে এলে সম্পূর্ণ সংস্করণ বা সংক্ষিপ্ত সংস্করণ ট্যাপ করুন।
• উন্নত করুন-এর নিচে দীর্ঘতর, সংক্ষিপ্ততর, আরও আনুষ্ঠানিক বা আরও সহজ ট্যাপ করুন, অথবা বক্সে, যেখানে লেখা এটি উন্নত করুন…, একটি বদল লিখুন। নূরভা সেই বদল নিয়ে পুরো খসড়াটি নতুন করে লেখে।
• Word ফাইলের জন্য Word-এ ট্যাপ করুন। PDF-এর জন্য ⋯ ট্যাপ করে PDF-এ বেছে নিন। একই মেনুতে কপি ও শেয়ার আছে।

ফাইল তৈরি হলে খোলে, আর তা আমার ফাইল-এ রাখা হয়। খসড়া থেকে ফাইল বানাতেও ক্রেডিট লাগে।

আপনার সাম্প্রতিক খসড়াগুলো এই ডিভাইসে আমার হয়ে লিখে দিন পাতার সাম্প্রতিক খসড়া-য় থাকে। কোনোটি আবার খুলতে ট্যাপ করুন, অথবা নাম বদলাতে বা মুছতে তার সারি সোয়াইপ করুন।

ফাইল ডেস্ক

ফাইল একসঙ্গে অনেক ফাইল নিয়ে কাজ করে। এটি লেখাসহ PDF, Word, Excel ও স্লাইডের ফাইল, আর সাধারণ টেক্সট পড়ে।

1. ফাইল ট্যাপ করুন।
2. কী করতে হবে-এর নিচে ফিল্ড বের করুন, সারাংশ করুন বা নাম প্রস্তাব করুন বেছে নিন।
3. ফাইল বেছে নিন ট্যাপ করে আপনার ফাইল বাছুন।
4. ফিল্ড বের করুন-এর জন্য ফিল্ডগুলো কমা দিয়ে আলাদা করে বক্সে টাইপ করে পাঠান।
5. প্রক্রিয়া শুরু করুন ট্যাপ করুন।

তারিখ, পরিমাণ, অপর পক্ষ

একাধিক ফিল্ড যোগ করা যায়, আর সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ জানায়; কোনো ফিল্ড বাদ দিতে তাতে ট্যাপ করুন। সারাংশ করুন-এর জন্য বক্সে এর বদলে একটি ফোকাস টাইপ করে পাঠাতে পারেন, তাতে কাজ সেই ফোকাস নিয়ে শুরু হয়। প্রতিটি ফাইল নিজের অবস্থা দেখায়: অপেক্ষমাণ, পড়া হচ্ছে…, কাজ চলছে…, সম্পন্ন, ব্যর্থ বা এটি পড়া যায়নি।

• ফিল্ড বের করুন প্রতি ফাইলে একটি সারিসহ একটি টেবিল বানায়। কোনো ফাইলে নূরভা যে মান খুঁজে পায় না তা ফাঁকা থাকে, আন্দাজ করা হয় না। Excel-এ ট্যাপ করলে আমার জন্য একটা ফাইল বানান-এ ওয়ার্কবুকটি বানানো হয়, অথবা CSV কপি করুন ট্যাপ করুন।
• সারাংশ করুন আপনার অ্যাপের ভাষায় প্রতি ফাইলের সংক্ষিপ্ত পয়েন্ট দেয়, তারপর সমন্বিত প্রতিবেদন। Word-এ বা কপি ট্যাপ করুন।
• নাম প্রস্তাব করুন তারিখ, ধরন আর পক্ষ দিয়ে গড়া একটি নাম প্রস্তাব করে। নামের পাশে কপি ট্যাপ করে নিজে তা ব্যবহার করুন: আপনার ফোন মূল ফাইলের নাম বদলাতে পারে না।

কিছু ভুল হলে

ফাইলে স্বাক্ষর করুন

কোনো PDF বা ছবিতে আপনার স্বাক্ষর দরকার হলে স্বাক্ষর টুল ব্যবহার করুন। আপনার স্বাক্ষরগুলো আপনার ফোনে রাখা থাকে; পাতার যে জায়গায় স্বাক্ষর বসবে সেখানে ট্যাপ করেন, আর অফিস স্বাক্ষর করা একটি কপি ফিরিয়ে দেয়। যে ফাইল থেকে শুরু করেছিলেন তা বদলায় না।

ঢোকার দুটি পথ আছে:

• আমার হয়ে লিখে দিন › স্বাক্ষর, তারপর কাগজটি বেছে নিন। ফোনের কোনো ফাইলের জন্য, অথবা আগে একটি স্বাক্ষর বানাতে চাইলে এটি ব্যবহার করুন।
• কোনো PDF-এর ⋯ মেনু › স্বাক্ষর করুন। অফিসের বানানো কোনো PDF বা আমার ফাইল-এর একটি PDF-এর জন্য এটি ব্যবহার করুন। পাতাটি ফাইল তৈরি রেখেই খোলে।

স্বাক্ষর করতে সাইন ইন থাকতে হবে। এটি পেইড প্ল্যানের অংশ; স্টার্টারে অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট থাকলে এটি খোলে, ক্রেডিট না থাকলে অ্যাপ বলে এই টুল একটি পেইড ফিচার — প্যাকেজ বাড়িয়ে এখনই দেখুন। দেখুন এক নজরে প্ল্যান।

স্বাক্ষর বানান

1. আমার হয়ে লিখে দিন › স্বাক্ষর খুলুন।
2. আপনার সংরক্ষিত স্বাক্ষরগুলোর পরে যোগ চিহ্ন দেওয়া ড্যাশ-দাগের ফলকটি ট্যাপ করুন। নতুন স্বাক্ষর পাতা খোলে।
3. আঁকুন বা একটি ছবি আমদানি বেছে নিন।
4. স্বাক্ষর সংরক্ষণ ট্যাপ করুন। অ্যাপ নিশ্চিত করে স্বাক্ষর সংরক্ষিত।

আঁকুন। প্যাডে আঙুল দিয়ে আপনার স্বাক্ষর আঁকুন। কালো, নীল, লাল বা বেগুনি রঙে সই করতে 4টি কালির বিন্দুর একটিতে ট্যাপ করুন। পূর্বাবস্থা আপনার শেষ টানটি সরায়, আর প্যাড মুছুন নতুন করে শুরু করে।

একটি ছবি আমদানি। আপনার স্বাক্ষরের ছবি বাছুন ট্যাপ করুন আর সাদা কাগজে লেখা আপনার নামের একটি ছবি বেছে নিন। অ্যাপ কাগজ থেকে কালি তুলে নেয় এবং ফলাফল দেখায়। স্বাক্ষরটি ঠিকঠাক না দেখা পর্যন্ত গ্রহণের সংবেদনশীলতা স্লাইডার সরান: ক্ষীণ দাগ ধরতে বাড়ান, কালি নয় এমন দাগ বাদ দিতে কমান। অ্যাপ বললে স্পষ্ট কালি নেই — সংবেদনশীলতা বাড়ান বা স্পষ্ট ছবি দিন, স্লাইডার বাড়ান বা আরও স্পষ্ট ছবি বেছে নিন।

আপনার সবচেয়ে নতুন স্বাক্ষরটি আপনার জন্য আগে থেকেই বাছা থাকে। এই ফোনে একাধিক স্বাক্ষর রাখতে পারেন, যে অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেন তার প্রতিটির জন্য একটি করে সেট।

কাগজে স্বাক্ষর করুন

1. আমার হয়ে লিখে দিন › স্বাক্ষর খুলুন। স্বাক্ষরের জন্য কাগজ বেছে নিন-এর নিচে ফোনের কোনো ফাইলের জন্য একটি PDF বা ছবি বেছে নিন ট্যাপ করুন, অথবা আমার ফাইল-এ আগে থেকে থাকা কোনো PDF বা ছবির জন্য আমার ফাইল ট্যাপ করুন। কোনো PDF-এর ⋯ মেনু থেকে এলে স্বাক্ষর করুন ট্যাপ করুন আর এই ধাপ বাদ দিন।
2. যে স্বাক্ষরটি চান তাতে ট্যাপ করুন। বাছা স্বাক্ষরটির চারপাশে একটি বলয় থাকে।
3. পাতার যেখানে স্বাক্ষর বসবে সেখানে ট্যাপ করুন, অথবা এখানে স্বাক্ষর বসান ট্যাপ করে পাতার নিচের ডান দিকের কাছে বসিয়ে দিন।
4. স্বাক্ষর সরাতে টেনে নিন, বড়-ছোট করতে তার কোণার হাতল টানুন, অথবা চিপের পাশের − বা + ট্যাপ করে ছোট বা বড় করুন।
5. একাধিক পাতার PDF-এ পাতার নিচের তীর দিয়ে অন্য পাতায় গিয়ে সেখানেও স্বাক্ষর বসান। লেবেলে যেমন লেখা থাকে 1 নম্বর পৃষ্ঠা (মোট 3)।
6. স্বাক্ষর প্রয়োগ করুন ট্যাপ করুন। কাজ চলার সময় বোতামে লেখা থাকে চলছে — একটু অপেক্ষা করুন…।

শেষ হলে অ্যাপ দেখায় স্বাক্ষরিত — ফাইল প্রস্তুত আর স্বাক্ষর করা ফাইলসহ একটি কার্ড। ফাইল দেখতে খুলুন, ফাইলটিই পাঠাতে শেয়ার, কিংবা নূরভার অন্য কোনো অংশে দিতে এটি পাঠান… ট্যাপ করুন। একটি কপি আমার ফাইল-এর আউটপুট ফোল্ডারেও রাখা হয়।

আপনি যে পাতায় আছেন সেখান থেকে স্বাক্ষর সরাতে এই পৃষ্ঠা থেকে এটি সরান ট্যাপ করুন। কীবোর্ড থাকলে তীর চাবি স্বাক্ষর সরায়, আর Shift-সহ তীর চাবি তার আকার বদলায়।

প্রতিটি পৃষ্ঠায় পুনরাবৃত্তি করুন

একাধিক পাতার PDF-এ প্রতিটি পৃষ্ঠায় পুনরাবৃত্তি করুন নামে একটি সুইচ আসে। এটি চালু করলে স্বাক্ষর প্রতিটি পাতায় বসে, আপনি যে প্রথম পাতায় বসিয়েছেন সেখানকার জায়গা আর আকারে। আগে অন্তত একটি পাতায় স্বাক্ষর বসান; না হলে অ্যাপ বলে প্রথমে স্বাক্ষর পাতায় বসান।

স্বাক্ষর সরান

প্রতিটি সংরক্ষিত স্বাক্ষরের কোণে একটি × আছে। তাতে ট্যাপ করলে অ্যাপ জিজ্ঞেস করে আপনি কি নিশ্চিত? আর সঙ্গে থাকে এই স্বাক্ষর আপনার ফোন থেকে চলে যাবে। মুছতে সরিয়ে ফেলুন ট্যাপ করুন, রাখতে বাতিল। সীমায় পৌঁছালে ড্যাশ-দাগের ফলকটি লুকিয়ে যায়; নতুনটির জায়গা করতে একটি সরিয়ে ফেলুন।

সীমা ও যা জানা দরকার

• ফাইলের আকারের একটি সীমা আছে। বেশি বড় ফাইল গ্রহণ করা হয় না, আর অ্যাপ তা জানায়।
• আপনার স্বাক্ষরগুলো এই ফোনে জমা থাকে। একটি প্রয়োগ করলে কাগজ আর সেই স্বাক্ষর নূরভায় পাঠানো হয়।
• স্বাক্ষর করা PDF থাকে PDF, আর স্বাক্ষর করা JPG, PNG বা WebP ছবি একই ধরনের ছবিই থাকে। স্বাক্ষর করা কপি ফাইলের নাম রাখে, শেষে -signed যোগ হয়।
• স্ক্রিনে আগে একটি স্বাক্ষর বাছুন লেখা থাকলে আপনার স্বাক্ষরগুলোর একটিতে ট্যাপ করুন, অথবা ড্যাশ-দাগের ফলক দিয়ে একটি বানান।
• সংযোগ করা যায়নি — নেটওয়ার্ক দেখে আবার চেষ্টা করুন, টুলটি চালানো যায়নি — আবার চেষ্টা করুন বা চালানো যায়নি — আবার চেষ্টা করুন দেখলে সংযোগ দেখুন আর আবার স্বাক্ষর প্রয়োগ করুন ট্যাপ করুন।

অফিস কী

অফিস হলো সেই জায়গা, যেখানে নূরভা আপনার জন্য নথি বানায়। আপনার যা দরকার নিজের কথায় বলুন, আর সে একটি তৈরি ফাইল ফিরিয়ে দেয়: Word নথি, Excel ওয়ার্কবুক, প্রেজেন্টেশন বা PDF। সে চিঠি ও জবাবও লেখে, PDF-এ স্বাক্ষর বসায়, PDF মার্জ, কমপ্রেস, স্প্লিট ও কনভার্ট করে, আপনার ছবি তোলা কাগজ পড়ে, আর একটি সিদ্ধান্ত ভেবে দেখতে সাহায্য করে।

iPhone ও iPad অ্যাপে এবং Android ফোন ও ট্যাবলেটে অ্যাপের নিচের বারে অফিসের নিজস্ব জায়গা আছে। সেখানে অফিস ট্যাপ করে এটি খুলুন। প্রতিটি প্ল্যানে অফিস ব্যবহার করা যায়, আর নথি বানাতে ক্রেডিট লাগে। প্রতিটি প্ল্যানে কী আছে তা দেখতে মূল্য পেজ খুলুন।

চারটি টুল

অফিসের হোমে চারটি টুল দেখা যায়। তার নিচে সাম্প্রতিক আপনার সবচেয়ে নতুন নথিগুলো দেখায়, আর তার পাশে থাকে আমার ফাইল লিংক।

হেডারের ⋯ মেনুতে আছে ট্যুর দেখুন, ডেস্কের একটি ছোট ঘুরে দেখা, আর প্রকল্প, যেখানে একটি কাজ তার সংস্করণ ও ফাইল নিয়ে একসঙ্গে থাকে।

প্রথম ফাইল বানান

1. নিচের বার থেকে অফিস খুলুন এবং আমার জন্য একটা ফাইল বানান ট্যাপ করুন।
2. বক্সে + ট্যাপ করুন।
3. নতুন নথি-র নিচে Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF ট্যাপ করুন।
4. যা দরকার বক্সে লিখে পাঠান।

ক্যাফেতে সরবরাহ করতে চায় এমন একটি বেকারির জন্য দুই পাতার একটি প্রস্তাব, সঙ্গে দামের একটি টেবিল।

কাজ চলার সময় নথির কার্ডে চারটি ধাপ দেখায়: রূপরেখা, লেখা, লেআউট ও যাচাই। শেষ হলে পড়তে খুলুন ট্যাপ করুন। ফাইলটি আমার ফাইল-এ সেভ হয়।

একই + শিটে আছে স্তর ঠিক করার ভাবনা ডায়াল, আর নূরভা যে উপকরণ থেকে কাজ করবে তা সংযুক্ত করার জন্য ছবি, ক্যামেরা ও ফাইল।

ডেস্ক টুল

+ ট্যাপ করে ডেস্ক টুল ট্যাপ করুন, তাহলে আমি কী তৈরি করতে পারি শিরোনামের স্ক্রিন খোলে। এর দ্রুত শুরুর বোতামগুলো, যেমন চার্ট বানান, গণনা করুন, পূরণ করুন, দেখান, সংক্ষেপ করুন ও অনুবাদ করুন, প্রতিটি বক্সে একটি তৈরি অনুরোধ বসিয়ে দেয়, যা আপনি যেমন আছে তেমন পাঠাতে পারেন বা বদলে নিতে পারেন। তার নিচে আছে ছবি সুইচ এবং কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা ও তথ্যসূত্রের জন্য আউটপুট সেটিং। দেখুন কাগজের আকার, সারিবদ্ধতা, ছবি ও তথ্যসূত্র।

স্তর ও ক্রেডিট

স্তর ঠিক করে একটি নথি কতটা যত্ন পাবে আর তার খরচ কত। স্তর চারটি: কম, মাঝারি, সর্বোচ্চ ও আল্ট্রা, আর ডিফল্ট স্তর সর্বোচ্চ। উঁচু স্তর বেশি যত্ন নেয় এবং বেশি ক্রেডিট খরচ করে। আপনার বাছাই আপনার অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত থাকে, আর Word, Excel, প্রেজেন্টেশন ও PDF — সবখানে একইভাবে চলে।

আপনার ব্যালান্স একটি নথির খরচ না মেটালে কার্ডে লেখা আসে আপনার ক্রেডিট এই কাগজের জন্য যথেষ্ট নয় — আপনার প্ল্যান নবায়ন করে আবার পাঠান। ক্রেডিট কীভাবে কাটে, আর মাঝপথে ফুরিয়ে গেলে কী হয়, তা আছে স্তর ও ক্রেডিট গাইডে।

নথি বানানোর পরে

• রেখে দিন। নথি ও স্ক্যান আমার ফাইল-এ সেভ হয়, আউটপুট ও স্ক্যান-এর মতো ফোল্ডারে। সেখানে আপনি নতুন ফোল্ডার বানাতে বা একটি ফাইল ইম্পোর্ট করুন দিয়ে ফাইল আনতে পারেন।
• বদলান। নথির কার্ডে ⋯ খুলুন, কিছু পরিবর্তন করুন বেছে নিন, তারপর কী বদলাবে তা বলুন।
• শেয়ার করুন। ⋯ খুলুন এবং শেয়ার বেছে নিন। নূরভা ফাইলটিই পাঠায়, লিংক নয়। PDF হলে একই মেনুতে স্বাক্ষর করুন-ও থাকে।
• পাঠিয়ে দিন। খুলুন-এর পাশের এটি পাঠান… নথিটি কোনো কর্মী, চ্যাট, আরাকনি, নূরভা ওয়ান বা নূরভা ড্রপের হাতে দেয়।
• প্রকল্পে রাখুন। একটি তৈরি নথি বদলালে তা একটি প্রকল্পের প্রথম সংস্করণ হয়ে যায়, ফলে প্রতিটি বদল একটি নতুন সংস্করণ হয়, যেখানে আপনি ফিরে যেতে পারেন।
• চাইলে সরে যান। স্ক্রিন ছেড়ে গেলে বা ফোন লক করলেও Word নথি, Excel ওয়ার্কবুক বা PDF বানানো চলতে থাকে। মাঝপথে থেমে গেলে চালিয়ে যান ট্যাপ করুন, তাহলে শেষ সংরক্ষিত পাতা থেকে এগোবে। কাজ শেষ হয় বা থেমে যায় নূরভা বিজ্ঞপ্তি পাঠায়; কোনো ডিভাইসে তা বন্ধ করতে যান সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি › কাজ শেষ হয় বা থেমে যায়।

সঠিক গাইডটি খুঁজুন

একবার ঠিক করুন, প্রতিবার পান

অফিস আপনার জন্য যে নথিই বানায়, Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF, তা আপনার পছন্দমতো হতে পারে। আপনি ঠিক করেন কাগজের আকার, পাতার দিক, লাইন কীভাবে শেষ হবে, প্রতিটি পাতার নিচে ছোট একটি Nourva চিহ্ন থাকবে কি না, তথ্যসূত্রের তালিকা থাকবে কি না, আর নথিতে ছবি থাকবে কি না। এই পছন্দগুলো থাকে ডেস্ক টুল-এ। একবার ঠিক করলে তা আপনার অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত হয়, তাই যেসব ডিভাইসে নূরভা ব্যবহার করেন সবখানে আপনার সঙ্গে যায়।

ডেস্ক টুল খুলুন

1. নিচের বারে অফিস খুলুন।
2. বক্সে + ট্যাপ করুন।
3. অফিস-এর নিচে ডেস্ক টুল বেছে নিন।

পাতাটির নাম আমি কী তৈরি করতে পারি। এর দ্রুত শুরুর বোতামগুলোর নিচে ছবি সুইচ পাবেন, আর তার নিচে আউটপুট গ্রুপে বাকি পাঁচটি সেটিং।

ছবি চালু বা বন্ধ করুন

ছবি একটি সুইচ, আর তা শুরুতে চালু থাকে। উল্টে দিতে এর সারিতে ট্যাপ করুন। সারিটি কথায় বলে সুইচ এখন কোন দিকে:

• চালু · প্রতিটি বিষয়ের জন্য আঁকা হয়: প্রচ্ছদ ও অংশগুলো
• বন্ধ · ছবি ছাড়া নথি

ছবি চালু থাকলে অফিস আপনার বিষয়ের জন্য ছবি আঁকে: প্রচ্ছদের জন্য একটি আর অংশগুলোর জন্য আরও কয়েকটি। ছোট নথিতে কয়েকটি, লম্বা নথিতে বেশি ছবি থাকে, আর উঁচু স্তর বেশি ছবি আঁকে। অনুরোধেও কম বা বেশি ছবি চাইতে পারেন, নথিতে যত জায়গা আছে তত পর্যন্ত। ছবিতে ক্রেডিট লাগে, তাই ছবি ছাড়া নথির খরচ কম। দেখুন স্তর ও ক্রেডিট।

শুধু একটি নথি থেকে ছবি বাদ দিতে অনুরোধেই তা বলুন:

আমাদের অফিসের নতুন নিয়মের এক পাতার সারসংক্ষেপ, ছবি ছাড়া

আউটপুট সেটিং বেছে নিন

আউটপুট-এর নিচে দুটি সুইচ ট্যাপ করলেই উল্টে যায়। সারিবদ্ধতা, কাগজের আকার ও পাতার দিক-এর জন্য সারিতে ট্যাপ করুন, খোলা তালিকা থেকে একটি বেছে নিন, তাহলে আপনার বাছাই দেখিয়ে পাতায় ফিরে আসবেন। প্রতিটি বাছাই সঙ্গে সঙ্গে সংরক্ষিত হয়।

• Nourva চিহ্ন প্রতিটি পাতার নিচে ছোট একটি Nourva চিহ্ন বসায়। বন্ধ থাকলে পাতাগুলো তা ছাড়া আসে।
• তথ্যসূত্র তথ্যনির্ভর নথির শেষে উৎসগুলোর তালিকা দেয়। বন্ধ থাকলে নথি তথ্যসূত্রের তালিকা ছাড়া আসে।
• সারিবদ্ধতা: স্বয়ংক্রিয় প্রতিটি নকশা যেভাবে লাইন সাজায় সেভাবেই রাখে, দুই পাশে সমান প্রতিটি লাইনকে দুই প্রান্ত ছুঁতে দেয়, আর শুরুর দিকে সারিবদ্ধ প্রতিটি লাইন শেষ করে যেখানে তার শব্দ শেষ হয়।
• কাগজের আকার প্রতিটি বিকল্পের নিচে তার মাপ দেখায়: A4 হলো 210 × 297 মিমি, Letter 8.5 × 11 ইঞ্চি, Legal 8.5 × 14 ইঞ্চি, A3 297 × 420 মিমি এবং A5 148 × 210 মিমি।

তথ্যসূত্র কীভাবে কাজ করে

তথ্যসূত্র চালু থাকলে অফিস প্রথমে ঠিক করে আপনার বিষয়ে তা দরকার কি না। বাজার, স্বাস্থ্যের কোনো বিষয়, আইন বা কোনো কোম্পানি নিয়ে নথি হলে অফিস ওয়েবের পাতা খুঁজে দেখে, আর যেগুলো ব্যবহার করে তার তালিকা দেয়। একটি সিভি, চিঠি, নিমন্ত্রণপত্র বা গল্প ব্যক্তিগত বা সৃজনশীল, তাই তা তথ্যসূত্র ছাড়াই লেখা হয়। কোনো উৎস থেকে নেওয়া প্রতিটি তথ্য তালিকার নম্বর দিয়ে সেই উৎসকে দেখায়।

ছোট নথিতে তথ্যসূত্র শেষ পাতার নিচে থাকে। লম্বা নথিতে সেগুলোর জন্য আলাদা একটি পাতা থাকে। তথ্যসূত্র খোঁজার খরচ নথির সঙ্গেই ধরা হয়।

কোন নথিতে কোন সেটিং পৌঁছায়

জেনে রাখুন

• অফিস একটি নথি শুরু করার সময় আপনার সেটিং পড়ে। নথি বানানোর সময় কিছু বদলালে তা পরের নথিতে প্রযোজ্য হয়।
• আপনার পছন্দ ঠিক করে অফিস আপনার কথা থেকে যে নথি লেখে তার রূপ। আপনার নিজের ফাইলের সম্পাদনা এবং হিন্দি, বাংলা বা উর্দুতে লেখা নথি নিজেদের রূপ বজায় রাখে।
• কোনো বাছাই সংরক্ষণ করা না গেলে অ্যাপ বলে আপনার পছন্দ সংরক্ষণ করা যায়নি — আবার চেষ্টা করুন, আর সারিটি আগের অবস্থায় ফিরে যায়। আবার বেছে নিন।

আমার ফাইল-এ কী থাকে

আমার ফাইল রাখে অফিস আপনার জন্য যে নথি বানায়, আপনি নিজে যে ফাইল আনেন, আর নূরভার অন্য অংশ আপনার জন্য যে ফাইল সেভ করে। এটি আপনার অ্যাকাউন্টের, তাই ব্যবহার করতে সাইন ইন করুন। অফিসের প্রথম পাতায় সাম্প্রতিক-এর পাশে আমার ফাইল ট্যাপ করুন। নিচের বক্সে + ট্যাপ করে আমার ফাইল বেছে নিতেও পারেন।

পাতায় আছে একটি সার্চ বক্স, ধরনগুলো সব, Word, Excel, স্লাইড ও PDF, নতুনগুলো আগে রেখে আপনার ফাইল, আর তার নিচে আপনার ফোল্ডার। দুটি ফোল্ডার সবসময় থাকে:

• আউটপুট রাখে অফিসের বানানো নথিগুলো।
• স্ক্যান রাখে একটা কাগজ স্ক্যান করুন থেকে আপনার রেখে দেওয়া জিনিস।

খুলতে একটি ফাইলে ট্যাপ করুন। কোনো ফাইল না থাকলে পাতায় লেখা থাকে এখনো কোনো ফাইল নেই।

ফাইল খুঁজুন ও গুছিয়ে রাখুন

ফাইল খুঁজতে সার্চ বক্সে লিখুন, যেখানে লেখা কোন ফাইল খুঁজছেন? সার্চ ফাইলের নাম বা তার ফোল্ডারের নামের সঙ্গে মেলায়। শুধু Word, Excel, স্লাইড বা PDF ফাইল দেখতে একটি ধরনে ট্যাপ করুন। কিছু না মিললে পাতায় লেখা আসে সেই নামে কিছু নেই। এর ভেতরের একটি শব্দ চেষ্টা করুন।

একটি ফোল্ডার বানাতে:

1. নতুন ফোল্ডার ট্যাপ করুন।
2. ফোল্ডারের একটি নাম-এর নিচে একটি নাম লিখে পাঠান।
3. পাতায় লেখা আসে ফোল্ডার তৈরি হয়েছে।

একটি ফাইল নিয়ে কাজ করতে তার সারিতে ⋯ ট্যাপ করুন:

• সরান আপনার ফোল্ডারগুলো দেখায়, ফাইলের নিজের ফোল্ডারে টিক দেওয়া থাকে। অন্য একটি ফোল্ডারে ট্যাপ করুন, তাহলে পাতায় লেখা আসে সরানো হয়েছে।
• নাম পরিবর্তন নতুন নাম চায়। ফাইলের শেষের অংশ, যেমন .pdf, থেকে যায়, আর পাতায় লেখা আসে নাম পরিবর্তিত হয়েছে।
• মুছুন আগে জিজ্ঞেস করে। আপনি কি নিশ্চিত? নামের একটি বক্সে লেখা থাকে ফাইলটি আপনার ফাইল থেকে চলে যাবে আর তা ফেরানো যাবে না। নিশ্চিত করতে মুছুন ট্যাপ করুন, রেখে দিতে বাতিল।

একই মেনুতে Word, Excel, প্রেজেন্টেশন বা PDF ফাইলের জন্য এটি পরিবর্তন করুন আর PDF-এর জন্য স্বাক্ষর করুন আছে। সারি পাশে সোয়াইপ করেও নাম পরিবর্তন ও মুছুন-এ পৌঁছানো যায়।

নিজের কোনো ফোল্ডার খুলে ওপরে ⋯ ট্যাপ করলে তার নাম পরিবর্তন বা মুছুন করা যায়। ফোল্ডার মুছতে গেলে জিজ্ঞেস করে এই ফোল্ডার মুছবেন? এর ফাইলগুলোও মুছে যাবে, তার পরে ভেতরের ফাইলের সংখ্যা। আউটপুট ও স্ক্যান-এ কোনো ⋯ মেনু নেই, তাই সে দুটি থেকে যায়।

একটি ফাইল আনুন

আপনি ফোন থেকে যেকোনো ফোল্ডারে ছবি ও নথি যোগ করতে পারেন।

1. আমার ফাইল-এ একটি ফাইল ইম্পোর্ট করুন ট্যাপ করুন।
2. ফাইলগুলো যে ফোল্ডারে যাবে তা বেছে নিন।
3. আপনার ছবি বা নথি বাছুন।

কোনো ফোল্ডারের ভেতরে একটি ফাইল ইম্পোর্ট করুন ফোল্ডার বাছাই বাদ দিয়ে ফাইলগুলো সরাসরি সেই ফোল্ডারে রাখে।

একসঙ্গে কয়েকটি বাছুন। সীমার বেশি বাছলে অ্যাপ প্রথমগুলো রাখে আর সে কথা জানায়। শেষ হলে সংখ্যাসহ ইমপোর্ট সম্পন্ন দেখায়। কোনো ফাইল খুব বড় হলে বা পড়া না গেলে দেখায় ইমপোর্ট হয়েছে, সঙ্গে মোটের মধ্যে কতটি ঢুকেছে তার সংখ্যা। আমার ফাইল-এর নিজস্ব সীমা আছে: ফাইল ও ফোল্ডারের সংখ্যায় এবং তারা যে জায়গা নেয় তাতে।

ফাইল শেয়ার করুন বা পাঠিয়ে দিন

দুটি কাজ দেখতে একই রকম, কিন্তু আলাদা কাজ করে।

• শেয়ার আপনার ফোনের শেয়ার শিট খোলে ফাইলটিকেই নিয়ে, তার নিজের নামে ও নিজের ফরম্যাটে। এটি কখনো লিংক পাঠায় না। এটি পাবেন ফাইলের ⋯ মেনুতে, তৈরি নথির কার্ডের ⋯ মেনুতে এবং একটি প্রকল্পে।
• এটি পাঠান… ফাইলটি নূরভার অন্য একটি অংশে পৌঁছে দেয়, যাতে সেখানে আপনি কাজ চালিয়ে যেতে পারেন। এটি পাবেন একই ⋯ মেনুতে, আর তৈরি নথির কার্ডে একটি বোতাম হিসেবে।

এটি পাঠান… ফাইলের নামে শিরোনাম দেওয়া একটি শিট খোলে। এটি দিয়ে তিনি কী করবেন? (ঐচ্ছিক) লেখা বক্সে যা করাতে চান তা লিখুন, তারপর একটি জায়গায় ট্যাপ করুন।

এটিকে এক পাতার সারসংক্ষেপে বদলে দিন আর কী কী বাকি আছে তার তালিকা করুন।

শিটে আপনি যেখান থেকে পাঠাচ্ছেন সেই জায়গাটি থাকে না, তাই অফিস থেকে পাঠালে আপনি অফিস দেখেন না। আপনি এখনো কাউকে নিয়োগ না করে থাকলে বিশেষজ্ঞের তালিকা বলে আগে একজনকে নিয়োগ করতে। ফাইল পাঠানোর সময় কোনো জায়গা তা নিতে না পারলে শিট সে কথা বলে: ফাইলটি সংরক্ষিত থাকে, আর আপনি সেই জায়গা খুললে তা সেখানে পৌঁছায়।

কাজ তৈরি হলে জানুন

আপনি দূরে থাকার সময় অফিস একটি নথি শেষ করলে নূরভা একটি বিজ্ঞপ্তি পাঠায়। আপনার নথি প্রস্তুত নথির নাম বলে আর অফিস খুলতে বলে। আপনার নথি থেমে আছে চালিয়ে যেতে অফিস খুলতে বলে, আর নথিটি শেষ হয়নি আবার চেষ্টা করতে তা খুলতে বলে। বিজ্ঞপ্তিতে ট্যাপ করলে অফিস খোলে। নথিটি খোলা রেখে আপনি তা দেখতে থাকলে কোনো বিজ্ঞপ্তি আসে না।

এই বিজ্ঞপ্তিগুলো একটি সুইচ মানে: সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি › কাজ শেষ হয় বা থেমে যায়, জানান যখন-এর নিচে। এটি শুরুতে চালু থাকে, আর এটি ডিজাইনার, আরাকনি, স্ক্যানার, খুঁজুন ও ড্রপের ক্ষেত্রেও কাজ করে।

পাঁচটি টুল

PDF টুল থাকে অফিসে, আমার হয়ে লিখে দিন-এর নিচে। ফাইল আপনার হাতে আছে, শুধু তার আকার-আকৃতি বদলাতে চান, তখন এগুলো কাজে লাগে: অনেক ফাইল থেকে একটি PDF, পাঠানোর জন্য ছোট একটি ফাইল, লম্বা PDF-এর কয়েকটি অংশ, কিংবা পাতার জায়গায় ছবি। এখানে আপনার জন্য কিছু লেখা হয় না; টুলগুলো আপনার দেওয়া ফাইলেই কাজ করে।

টুল চালান

টুল চালাতে আপনাকে সাইন ইন থাকতে হবে।

1. নিচের বারে অফিস খুলুন, তারপর আমার হয়ে লিখে দিন ট্যাপ করুন।
2. PDF টুলস ট্যাপ করুন।
3. কী করতে হবে-এর নিচে যে টুল চান তা ট্যাপ করুন।
4. ফাইল-এর নিচে বাছাইয়ের সারিতে ট্যাপ করুন, যেমন ফাইল বেছে নিন (PDF এবং ছবি), তারপর আপনার ফাইল বেছে নিন।
5. টুলের কোনো বিকল্প থাকলে তা ঠিক করুন। বিকল্পগুলো নিচে বলা আছে।
6. এখনই চালান ট্যাপ করুন।
7. ফাইল কার্ড এলে খুলুন ট্যাপ করে ফাইলটি দেখুন, ফাইলটিই পাঠাতে শেয়ার ট্যাপ করুন, কিংবা নূরভার অন্য কোনো অংশে দিতে এটি পাঠান… ট্যাপ করুন।

টুলের যা দরকার তা হাতে এলে তবেই এখনই চালান দেখা যায়: ফাইল একত্র করুন-এর জন্য দুটি ফাইল, বাকি সব টুলের জন্য একটি। কাজ চলার সময় স্ক্রিনে লেখা থাকে চলছে — একটু অপেক্ষা করুন…। শেষ হওয়া ফাইলের একটি কপিও আমার ফাইল-এ রাখা হয়, তবে ফাইল খুব বড় হলে নয়।

ফাইলের ক্রম ঠিক করুন

ফাইল একত্র করুন ও ছবি → PDF-এ দুটি বা তার বেশি ফাইল যোগ করলে প্রতিটির পাশে একটি ঊর্ধ্বমুখী তীর (ওপরে সরান) আর একটি নিম্নমুখী তীর (নিচে সরান) আসে। তালিকার নিচের লাইনে লেখা থাকে উপরের ফাইলটি প্রথমে আসবে: ওপরের ফাইলটির পাতাগুলোই হয় প্রথম পাতা। ফাইলের পাশের বিয়োগ বোতাম (সরিয়ে ফেলুন) সেটিকে তালিকা থেকে বাদ দেয়।

স্তর বা অংশের আকার বেছে নিন

একটি PDF কমপ্রেস করুন-এ একটি স্তর সারি দেখায়, আর আপনি না বদলালে সেটি সুষম থাকে।

কমপ্রেসের পর কার্ডে দেখায় ফাইল কতটা ছোট হলো, বিয়োগ চিহ্নসহ শতাংশে। প্রায় কিছুই বাঁচানো না গেলে কার্ডে লেখা থাকে আকার আগে থেকেই আদর্শ। কমপ্রেস করলে ফাইল আরও বড় হয়ে যেত, এমন হলে আপনি আপনার মূল ফাইলটিই ফেরত পান।

একটি PDF বিভক্ত করুন-এ দেখায় প্রতি অংশে পৃষ্ঠা, সংখ্যাটির দুই পাশে একটি বিয়োগ ও একটি যোগ বোতাম। প্রতিটি অংশে কত পাতা থাকবে তা ঠিক করুন। প্রতিটি অংশ একটি ZIP-এর ভেতরে আলাদা PDF, আর শেষ অংশে থাকে বাকি পাতাগুলো।

PDF → ছবি প্রতিটি পাতাকে ZIP-এ আলাদা একটি ছবি হিসেবে রাখে। খুব লম্বা PDF হলে শুধু প্রথম দিকের পাতার ছবি পাওয়া যায়।

সীমা

সীমার চেয়ে বেশি ফাইল বাছলে অ্যাপ প্রথম দিকের ফাইলগুলো রাখে আর সে কথা জানায়। আকারের সীমা পেরোনো একটি ফাইল, বা মোট সীমা পেরোনো ফাইলের সেট চালানো থামিয়ে দেয়, আর অ্যাপ বলে কোন সীমায় পৌঁছানো হয়েছে। ছোট একটি ফাইল বাছুন, বা একবারে কম ফাইল একত্র করুন, তারপর আবার চেষ্টা করুন।

প্ল্যান, আর চালানো ব্যর্থ হলে

PDF টুল পেইড প্ল্যানের অংশ। স্টার্টারে অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট থাকলে এগুলো খোলে; ক্রেডিট না থাকলে অ্যাপ বলে এই টুল একটি পেইড ফিচার — প্যাকেজ বাড়িয়ে এখনই দেখুন। দেখুন এক নজরে প্ল্যান ও মূল্য।

চালানো ব্যর্থ হলে স্ক্রিনে কারণ লেখা থাকে এবং আপনার ফাইলগুলো তালিকায় থেকে যায়, তাই আবার এখনই চালান ট্যাপ করতে পারেন।

স্ক্যান থেকে কী পাবেন

একটা কাগজ স্ক্যান করুন একটি পাতা পড়ে তার কথাগুলো গুছিয়ে সাজানো লেখা হিসেবে আপনাকে ফিরিয়ে দেয়, শিরোনাম আর টেবিল পাতার মতোই সাজানো থাকে। ইনভয়েস, চুক্তি, পরিচয়পত্র, হোয়াইটবোর্ড বা চিঠির জন্য এটি ব্যবহার করুন। অফিসের হোম স্ক্রিনের চারটি টুলের এটি একটি, আমার জন্য একটা ফাইল বানান, আমার হয়ে লিখে দিন ও আমার সাথে ভাবুন-এর পাশে।

স্ক্যান করতে সাইন ইন থাকতে হবে, আর প্রতিটি পাতা পড়তে ক্রেডিট লাগে। প্রতিটি প্ল্যানে তা কীভাবে চলে, তা ক্রেডিট অংশে বলা আছে।

কাগজ স্ক্যান করুন

1. অফিস খুলে একটা কাগজ স্ক্যান করুন ট্যাপ করুন। স্ক্রিনের শিরোনাম কাগজকে কথা বলতে দিন।
2. তিনটি পথের একটি বেছে নিন।
3. ছবি তুলুন বা ফাইল বাছুন। স্ক্যান সঙ্গে সঙ্গে শুরু হয়।

সীমার চেয়ে বেশি ছবি বাছলে অ্যাপ প্রথম দিকের ছবিগুলো রাখে আর সে কথা জানায়। সীমার চেয়ে লম্বা PDF শুধু সীমা পর্যন্ত পড়া হয়, আর ফলাফলে সে কথা জানিয়ে একটি নোট থাকে।

একাধিক পাতার কাগজের জন্য প্রতিটি পাতার ছবি তুলে অ্যালবাম থেকে একসঙ্গে বাছুন, কিংবা সেটি একটি PDF হিসেবে স্ক্যান করুন।

পড়ার সময়

কার্ডে তিনটি ধাপ দেখায়: ছবি প্রস্তুতি, পাতা পড়া আর ফলাফল বিন্যাস। দ্বিতীয় ধাপে পাতাগুলো শেষ হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে সেগুলো গুনে দেখায়, আর একাধিক পাতা হলে একটি ফিল্মস্ট্রিপে প্রতিটি পাতা পড়া হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে দেখা যায়।

পড়ার সময় কার্ড ছেড়ে অ্যাপের বাকি অংশ ব্যবহার করতে পারেন। স্ক্যান থামাতে থামান ট্যাপ করে নিশ্চিত করুন: কাজ সেখানেই থেমে যায়। সেটিংস › বিজ্ঞপ্তি-তে কাজ শেষ হয় বা থেমে যায় চালু থাকলে স্ক্যান শেষ হওয়ার পর নূরভা জানায় আপনার স্ক্যান প্রস্তুত।

কিছুই পড়া না গেলে কার্ডে কারণসহ লেখা থাকে শেষ করা যায়নি। একই ফাইল আবার পড়াতে আবার চেষ্টা করুন ট্যাপ করুন, বা নতুন করে শুরু করতে নতুন স্ক্যান ট্যাপ করুন।

ফলাফল দিয়ে কী করবেন

ফলাফল খোলে কাগজ থেকে… শব্দে-এর নিচে। লেখার ওপরে ছোট কাউন্টারে দেখায় কতগুলো পাতা, শব্দ, টেবিল ও চার্ট পাওয়া গেছে। কিছু পাতা পড়া গেলে লেখার ওপরে একটি নোট তা জানায়, যেমন 5-এর মধ্যে 3 পড়া হয়েছে — বাকিটির জন্য আবার চেষ্টা করুন।

ডকুমেন্টে ও শিটে পাতার লেখা থেকে কাজ করে, তাই ফাইল অন্য ভাষায় চাইলে আগে অনুবাদ করুন। খুব লম্বা স্ক্যান থেকে শুধু তার প্রথম অংশ রূপান্তর হয়।

নিচের বক্সেও লিখতে পারেন, যেখানে লেখা এই স্ক্যান নিয়ে জিজ্ঞেস করুন…। আপনার প্রশ্ন স্ক্যানসহ আমার সাথে ভাবুন-এ যায়।

স্ক্যান রেখে দিন

1. ফলাফলে রেখে দিন ট্যাপ করুন।
2. আমার ফাইল খুলুন, তারপর স্ক্যান ফোল্ডার।

সংরক্ষণ হলে বোতামে লেখা থাকে আমার কাগজপত্রে সংরক্ষিত। স্ক্যান একটি ফাইল থেকে এলে, সেটি খুব বড় না হলে মূল ফাইলটিও লেখার পাশে সংরক্ষিত হয়। রেখে দেওয়া স্ক্যান অনুবাদ করলে অনুবাদটি নতুন লেখা, তাই রেখে দিন আবার পাওয়া যায়। স্ক্যান স্ক্রিন আপনার সাম্প্রতিক স্ক্যান তালিকা দেখায়: নাম বদলাতে বা মুছতে একটি সারি সোয়াইপ করুন।

ক্রেডিট

স্ক্যান যে পাতা পড়ে, প্রতিটিতে ক্রেডিট লাগে। প্রফেশনাল, আলটিমেট ও ম্যাক্সে স্ক্যান আপনার ক্রেডিট থেকে চলে। স্টার্টারে কোনো ক্রেডিট অন্তর্ভুক্ত নেই, তাই স্টার্টারে স্ক্যান চলে নূরভা আপনাকে যে ক্রেডিট দিয়েছে তা থেকে; ক্রেডিট না থাকলে অ্যাপ বলে প্রকৃত স্ক্যানার একটি পেইড ফিচার — প্যাকেজ বাড়িয়ে এখনই দেখুন। সেই ক্রেডিট মাঝপথে ফুরিয়ে গেলে যে পাতাগুলো আগেই পড়া হয়েছে সেগুলো পান, সঙ্গে এমন একটি নোট থাকে: 5-এর মধ্যে 3 পড়া হয়েছে — বাকিটির জন্য আবার চেষ্টা করুন।

ফলাফল নিয়ে পরে আপনি যা করেন, যেমন অনুবাদ, ফাইল বা পরামর্শককে প্রশ্ন, তা অফিসের কাজ এবং তাতেও ক্রেডিট লাগে।

আমার সাথে ভাবুন: এটি কী

আমার সাথে ভাবুন অফিসের হোম স্ক্রিনের চতুর্থ টুল, একটা সিদ্ধান্ত, দরকষাকষি, বা বড় মিটিং লাইনটির নিচে। এখানে আপনি পরামর্শকের সঙ্গে কথা বলেন: একজন উপদেষ্টা, যে আগে কাঠামো সাজিয়ে উত্তর দেয়, তারপর খুঁটিনাটি বলে, আর শব্দচয়ন যেখানে গুরুত্বপূর্ণ সেখানে এমন বাক্য দেয় যা আপনি যেমন আছে তেমনই কপি করতে পারেন।

1. অফিস খুলে আমার সাথে ভাবুন ট্যাপ করুন।
2. কোনো পরিস্থিতি মিললে সেটি বেছে নিন।
3. আমার পরামর্শ নিন লেখা বক্সে আপনার প্রশ্ন টাইপ করে পাঠান।

উত্তরটি যেখানে কাজে লাগে সেখানে শিরোনাম, তালিকা ও টেবিলসহ সাজানো থাকে, আর আপনি যে ভাষায় লিখেছেন সেই ভাষাতেই আসে। পরামর্শক কাজ করে আপনি যা বলেন আর যা জুড়ে দেন তা থেকে। সে ওয়েবে খোঁজে না, তাই সরাসরি তথ্যের জন্য আরাকনিকে জিজ্ঞাসা করুন। সাইন ইন থাকতে হবে, আর প্রতিটি উত্তর বেসিক চ্যাটের চেয়ে বেশি, তাই আপনার ক্রেডিট লাগে। দেখুন স্তর ও ক্রেডিট।

পরিস্থিতি বেছে নিন

পরিস্থিতি-র নিচে রুমে ছয়টি পরিস্থিতি দেখায়। একটিতে ট্যাপ করলে পরামর্শক জানে আপনি কী করছেন, তাই উত্তর সেই অনুযায়ী সাজে। সরাতে আবার ট্যাপ করুন। প্রথম বার্তার আগে বেছে নিন: কথা শুরু হয়ে গেলে পরিস্থিতিটি পুরো সেশনের জন্য ওপরের একটি ট্যাগে থেকে যায়।

একটি পরিস্থিতি বাছলে এগুলোর একটি দিয়ে শুরু করুন তার জন্য তিনটি শুরুর প্রশ্ন দেখায়। একটিতে ট্যাপ করলে সঙ্গে সঙ্গে তা পাঠানো হয়।

দুটি চাকরির প্রস্তাব একটি পরিষ্কার টেবিলে তুলনা করতে আমাকে সাহায্য করুন

নথি জুড়ে দিন

1. বক্সে + ট্যাপ করুন।
2. ছবি, ক্যামেরা বা ফাইল বেছে নিন।
3. পরামর্শক যা পড়বে তা বেছে নিন।
4. আপনার প্রশ্ন টাইপ করে পাঠান।

আপনার বার্তার নিচে সংযুক্তির নামগুলো দেখা যায়। পরামর্শক সেগুলোকে মূল প্রমাণ হিসেবে ধরে, যে অংশের ওপর ভর করে তা উদ্ধৃত করে, আর আপনি যা জানতে চান তা সংযুক্তিতে না থাকলে সোজাসুজি বলে দেয়।

• একটি বার্তায় সীমিত সংখ্যক সংযুক্তি নেওয়া যায়, তার মধ্যে নথির জন্য আলাদা একটি সীমা আছে। কোনো সীমায় পৌঁছালে অ্যাপ জানায়।
• এটি PDF, Word ও Excel ফাইল, প্রেজেন্টেশন, টেক্সট ফাইল আর ছবি পড়ে। একটি বার্তার ছবিগুলোর মধ্যে শুধু প্রথম কয়েকটি পড়া হয়।
• প্রতিটি নথির শুধু প্রথম অংশ পড়া হয়। লম্বা চুক্তির জন্য যে ধারাগুলো আপনার কাছে জরুরি, সেগুলো জুড়ে দিন।
• কোনো ফাইল পড়া না গেলে অ্যাপ বলে কিছু ফাইল পড়া যায়নি — যা পড়া গেছে তা পাঠানো হয়েছে।

একটা কাগজ স্ক্যান করুন-এর ফলাফলে পরামর্শককে জিজ্ঞাসা করুন স্ক্যান করা লেখাটি এখানে নথি হিসেবে জুড়ে দেয়। দেখুন কাগজ স্ক্যান করুন।

কথোপকথনের মহড়া দিন

কথোপকথনের মহড়া বেছে নিন আর বলুন পরামর্শক কে হবে। সে সেই মানুষটির ভূমিকা নেয়, ভূমিকায় থাকে এবং বাস্তব মানুষের মতো পাল্টা চাপ দেয়, তারপর ভূমিকা থেকে বেরিয়ে এসে নির্দিষ্ট পরামর্শ দিয়ে আপনাকে কোচ করে।

1. কথোপকথনের মহড়া ট্যাপ করুন।
2. মানুষটি কে আর আপনার লক্ষ্য কী তা জানান, বা একটি শুরুর প্রশ্নে ট্যাপ করুন।
3. উত্তর দিন… লেখা বক্সে ঘরে যেমন বলতেন তেমনভাবে জবাব দিন।
4. শেষ হলে জিজ্ঞেস করুন আপনি কেমন করলেন।

আমি আপনাকে রাজি করাতে চাইলে আপনি একজন দ্বিধাগ্রস্ত গ্রাহক হয়ে থাকুন — তারপর আমাকে নম্বর দিন

উত্তর রাখুন ও কাজে লাগান

প্রতিটি উত্তরের নিচে কপি আইকনে ট্যাপ করে তা কপি করুন, অথবা তিনটি বিকল্পের জন্য ⋯ বোতামে (আরও) ট্যাপ করুন।

• শেয়ার উত্তরটি লেখা হিসেবে পাঠায়।
• ডকুমেন্টে উত্তর থেকে একটি Word ফাইল বানায়। অ্যাপ বলে Word ফাইল গড়ছি — সম্পন্ন হলে নিজেই খুলবে, তারপর পৌঁছে দেওয়া হয়েছে। ফাইলটি উত্তরের নিচে দেখা যায়, আপনি রুমে থাকলে খোলে, আর আমার ফাইল-এ রাখা হয়। এটি বানাতে ক্রেডিট লাগে। আরেকটি অনুরোধ তখনও চললে অ্যাপ আপনাকে অপেক্ষা করতে বলে।
• ওয়ার্কস্পেসে খুলুন উত্তরটিকে আমার জন্য একটা ফাইল বানান ডেস্কে ফাইল হিসেবে খোলে, তাই সেখানে আপনার পরের অনুরোধ তার ওপরেই কাজ করে।

উত্তর আসতে থাকা অবস্থায় শেষ করতে থামান ট্যাপ করে নিশ্চিত করুন। অ্যাপ বলে থামানো হলো — আপনার প্রশ্ন সংরক্ষিত, আর অর্ধেক উত্তরটি বাদ পড়ে।

আগের সেশন

আপনার কথোপকথন এই ফোনে, আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য রাখা থাকে। অ্যাপ চালু করার পর আমার সাথে ভাবুন প্রথমবার খুললে আপনার শেষ কথোপকথন পূর্ববর্তী সেশন-এ চলে যায় আর রুম পরিষ্কার শুরু হয়। নিজে নতুন একটি শুরু করতে + ট্যাপ করে নতুন ডেস্ক বেছে নিন।

1. বক্সে + ট্যাপ করে পূর্ববর্তী সেশন বেছে নিন।
2. কোনো সারিতে ট্যাপ করে সেই সেশন ফিরিয়ে আনুন। আপনার চলতি কথোপকথন আগে সংরক্ষিত হয়।
3. কোনোটি সরাতে তার সারি পাশে সোয়াইপ করে মুছুন ট্যাপ করুন। অ্যাপ বলে মুছে ফেলা হয়েছে।

প্রতিটি সারিতে আপনার প্রথম প্রশ্ন দেখায়, তারপর পরিস্থিতি আর কখন হয়েছিল। তালিকায় আপনার সাম্প্রতিক সেশনগুলো থাকে, আর তালিকা খালি থাকলে লেখা থাকে এখনো কোনো সংরক্ষিত সেশন নেই।

20টি ভাষায় নথি

অ্যাপ যে 20টি ভাষায় কথা বলে, অফিস সেই সব ভাষায় নথি লেখে: আরবি, ইংরেজি, ফরাসি, স্প্যানিশ, জার্মান, চীনা, হিন্দি, পর্তুগিজ, রুশ, জাপানি, কোরিয়ান, ইতালীয়, তুর্কি, ইন্দোনেশীয়, উর্দু, ভিয়েতনামী, ফিলিপিনো, বাংলা, সোয়াহিলি ও নাইজেরিয়ান পিজিন। আরবি ও উর্দু নথি ডান থেকে বাঁয়ে চলে, আর আপনার স্ক্রিনে খসড়াটি তার নিজের লেখার দিক ধরে দেখায়।

আপনি যে ভাষায় নথি চান, নথিটি সেই ভাষাতেই আসে। অনুরোধে ভাষা ঠিক না করা থাকলে নথি আসে আপনার অ্যাপের ভাষায়। অ্যাপের ভাষা বদলাতে দেখুন ভাষা বদলান।

«আমার হয়ে লিখে দিন»-এ ভাষা বেছে নিন

নতুন লিখুন, জবাব ও মসৃণ করুন — এই তিনটি ডেস্কের প্রতিটিতে লেখা নামে একটি গ্রুপ আছে, আর ভাষার বিকল্পগুলো থাকে সেখানে।

1. অফিস খুলে আমার হয়ে লিখে দিন-এ ট্যাপ করুন।
2. নতুন লিখুন, জবাব বা মসৃণ করুন বেছে নিন। নতুন লিখুন-এ আগে নথির ধরন বাছুন।
3. লেখা-র নিচে আউটপুট ভাষা-য় ট্যাপ করুন।
4. একটি ভাষা বেছে নিন। প্রতিটি ভাষা তার নিজের নামে তালিকায় আছে।
5. বক্সে আপনার বিবরণ লিখে পাঠান।

শুরুতে স্বয়ংক্রিয় বাছাই থাকে। আপনি যা লেখেন বা পেস্ট করেন তার ভাষা ধরে সে চলে, আর লেখা এত ছোট হলে যে ভাষা বোঝা যায় না, তখন অ্যাপের ভাষা ব্যবহার করে। আপনি কোনো ভাষা বাছলে সেটিই তার জায়গা নেয়। ডেস্কের বাকি অংশ নিয়ে পড়ুন আমার হয়ে লিখে দিন গাইডে।

একটি নথি দুই ভাষায় লিখুন

দ্বিতীয় ভাষা (দ্বিভাষিক আয়না) বেছে নিলে একই নথি একটি খসড়ায় দুবার লেখা হয়।

1. লেখা-র নিচে দ্বিতীয় ভাষা-য় ট্যাপ করুন।
2. অন্য ভাষাটি বেছে নিন।
3. আপনার বিবরণ লিখে পাঠান।

খসড়ায় প্রথমে থাকে প্রথম ভাষায় পুরো নথি, তারপর একটি বিভাজক রেখা, তারপর দ্বিতীয় ভাষায় তার একটি বিশ্বস্ত আয়না। প্রথম ভাষা হলো আপনার আউটপুট ভাষা, আর স্বয়ংক্রিয় থাকলে আপনার বিবরণের ভাষা। দুটি অংশই একই খসড়ায় থাকে, তাই Word-এ বা PDF-এ বেছে নিলে একটিই ফাইল পাবেন। নথি এক ভাষায় চাইলে দ্বিতীয় ভাষা কোনোটি নয় অবস্থায় রাখুন।

মঙ্গলবারের মিটিংয়ের জন্য ক্লায়েন্টকে ধন্যবাদ জানান এবং নিশ্চিত করুন যে ডেলিভারি বৃহস্পতিবার হবে

লেখা, স্ক্যান বা ফাইল অনুবাদ করুন

আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক আরবি

আরবিতে আপনার লেখাকে আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক আরবিতে অনুবাদ করে। অনুবাদ আপনার মূল লেখার প্রতি বিশ্বস্ত থাকে, আর শব্দে শব্দে না হয়ে স্বাভাবিকভাবে পড়া যায়। ইংরেজিতে একইভাবে পেশাদার ব্যবসায়িক ইংরেজি দেয়। মসৃণ করুন-এর বক্সে আপনার লেখা পেস্ট করুন, কাজটি বেছে নিন, তারপর পাঠান।

স্ক্যান অনুবাদ করুন

1. একটা কাগজ স্ক্যান করুন খুলুন এবং ক্যামেরা, অ্যালবাম থেকে বা একটি PDF দিয়ে আপনার কাগজ পড়ান।
2. ফলাফলে অনুবাদ ট্যাপ করুন।
3. অনুবাদ করুন…-এ একটি ভাষা বেছে নিন।

অনুবাদ এখন যে লেখা দেখাচ্ছে তার জায়গা নেয়, আর তার শিরোনাম, তালিকা ও টেবিল ঠিক রাখে। সেই লেখা আরেকটি ভাষায় নিতে আবার অনুবাদ ট্যাপ করুন। রেখে দিন স্ক্রিনে দেখানো লেখাটি সংরক্ষণ করে। স্ক্যান পড়তে ক্রেডিট লাগে, আর ক্রেডিট যথেষ্ট না হলে অ্যাপ তা জানায়। আরও জানতে দেখুন কাগজ স্ক্যান করুন।

ফাইল অনুবাদ করুন

1. অফিসে + ট্যাপ করুন এবং অফিস-এর নিচে ডেস্ক টুল বেছে নিন।
2. অনুবাদ করুন ট্যাপ করুন। ডেস্ক খোলে Word বাছাই অবস্থায়, আর বক্সে এই অনুরোধটি থাকে: সংযুক্ত ফাইলটি অনুবাদ করুন, লেআউট ঠিক রেখে।
3. আবার + ট্যাপ করুন এবং ছবি, ক্যামেরা বা ফাইল দিয়ে আপনার ফাইল সংযুক্ত করুন।
4. অনুরোধটিতে আপনার চাওয়া ভাষা যোগ করে পাঠান।

যে নথি নিজের রূপ বজায় রাখে

ডেস্ক টুল-এর আউটপুট গ্রুপ আপনার কথা থেকে অফিস পরের যে নথিটি লেখে তার রূপ ঠিক করে: Nourva চিহ্ন, তথ্যসূত্র, সারিবদ্ধতা, কাগজের আকার ও পাতার দিক। দুই ধরনের নথি এর বদলে নিজের রূপ বজায় রাখে: হিন্দি, বাংলা বা উর্দুতে লেখা নথি, আর আপনার নিজের ফাইলের সম্পাদনা।